5+1 eszköz a hatékonyabb audithoz

Nézzük meg, milyen eszközökkel könnyítettük meg idén a könyvvizsgálati munka hatékonyságát:

1)

Ilyen volt az évközi audit, melyben jól megterveztük az éves könyvvizsgálati munkafolyamatot és kijelöltük, bekértük, megvizsgáltuk az őszig felmerült forgalmakat, a tárgyévben lezárult ügyleteket, az új eseményeket, a fontosabb változásokat. Erről részletesebben itt olvashat az érdeklődő, egy szeptemberi cikkben. [https://mkvkok.hu/szakmai-cikkek/kezdodnek-az-evkozi-auditok]

2)

Az online kommunikáció, ami nélkül már elképzelhetetlen a könyvvizsgálat. Mi minden könyvvizsgálathoz a webposta [http://metrumreferencia.hu/videok/33/183] felületét használtuk, ami több szempontból is hozzájárult munkánk sikeréhez:

• Már az évközi audithoz, valamint a készlet leltárhoz, és az éves zárlathoz összekészített anyagokat is ide töltötte fel ügyfelünk. A könyvvizsgálathoz bekért dokumentumok jegyzéke tartalmazza a webposta mappa hivatkozást is, amiből az ügyfél tudta, mely mappába húzza be a fájlokat. A könyvvizsgáló programunkba egy gombnyomásra bekerültek ezek a fájlok a megfelelő vizsgálati területhez. A kapott anyagok megmaradnak eredeti formájukban is, hiszen amellett, hogy dolgozunk benne (kiegészítjük saját újraszámolásunkkal, referenciázással, egyéb információkkal a tartalmát), szükség lehet arra is, hogy visszakereshető módon hozzáférjünk az ügyfél által küldött, eredeti verzióhoz. Ennek köszönhetően már nincs szükség a kapott fájlok külön mentésére, másolására, dokumentálására, mivel ezek a folyamatok automatizáltak. A gyakran 100 felett feltöltött bizonylat, szerződés, egyéb alátámasztás, adatállomány mennyisége és mérete már korábban is indokolta az automatizmust. Mivel a programunk jól elkülöníti a letöltött, de még fel nem dolgozott bizonylatokat, így nem okoz gondot a nagy mennyiségű adat követése. Az ügyfelek pedig pozitívan jeleztek vissza annak előnyéről, hogy bármikor tudják ellenőrizni, mikor és mit töltöttek fel nekünk. Így mindkét oldalon könnyebb volt lekövetni az esetleges változásokat.
• A készlet leltár során a mobiltelefonnal készített fotókat rögtön a telefonról töltöttük fel a webposta készletek mappájába. Ezzel nem volt más dolgunk, mint besorolni a fotókat a Leltár csoportba. Ezt a módszert akkor is jól tudtuk alkalmazni, amikor személyes találkozáson például egy bizonylatot vagy képernyőképet kellett lefotózni, amit rögtön fel is töltöttünk magunknak a webposta megfelelő mappájába.
• A fájlok mellett 2021 évtől üzenet feltöltésére is van már lehetőség. Ez megkönnyíti a kommunikációt. Volt olyan ügyfél, aki a feltöltött fájlokhoz írt egy-egy kiegészítést, és volt, akitől ezen a felületen tudtunk kérdezni. A megválaszolt kérdéseket lezártuk, így csak a nyitott kérdések jelentek meg az ügyfélnél is, és nálunk is.
• Minden fájl vagy üzenet feltöltéséről e-mail értesítést küldött a webposta robot. Ez lehetővé tette, hogy reggel, az e-mail alapján könnyebben tervezhetők és szétoszthatók legyenek az aznapi vagy heti feladatok. Ez elősegítette a munkák ütemezését.
• Minden ügyfélhez hozzárendeltük a könyvelőt, az ügyvezetőt, és mindenkit, aki részt vesz a zárlati folyamatban. Valamennyi kollega látja, eléri a felületet és mindenki kap értesítést e-mail-ben, aki kér. A jogosultságok beállításai között eldönthetjük, hogy egy adott kollega mindent láthat-e, vagy csak azokhoz a fájlokhoz fér hozzá, amit ő töltött fel a webpostára? Ezzel az opcióval nem sérül az érzékeny adatok hozzáférhetősége sem. Azért szeretem ezt a lehetőséget, mert nem terheli az ügyfél vezetését, mégis látszik, amikor a könyvelő feltölt nekünk valami adatot, információt a könyvvizsgálathoz. Gyakran eszembe jut, hogy mit lát egy ügyfél ügyvezetője a munkánkból, ha azt jelzi, hogy ő nem szeretne az audittal foglalkozni, csak akkor szóljunk, ha kész vagyunk… Ezzel a módszerrel nem marad láthatatlan a munkánk, ami a díjazáskor is fontos szempont lehet. 
• Nem utolsó sorban fontos megemlíteni, hogy a webposta egy zárt és biztonságos rendszer. Adatvédelmi megközelítésből sok esetben stabilabbnak látom, mint az e-mail továbbítást.

3)

Az elmúlt évben több szakanyagban, konferencián szó esett a mintavételről. [http://metrumreferencia.hu/videok/33/212]. Miként határozzuk meg a vizsgálat terjedelmét? Hogyan dokumentáljuk a nagy mennyiségű tételek vizsgálatát? Milyen mintavételi módszert alkalmazzunk? Mi az oka az egyedi minta (tétel) kiválasztásának? Az egyedi tételek kiválasztását követően mit csinálunk a maradék egyenleggel? Mit csinálunk a mintavétel kiértékelése során, és hogyan dokumentáljuk azt? Ezekre és más hasonló kérdésekre ad választ ez az esettanulmány videó [http://metrumreferencia.hu/videok/33/213]. Egyszerűbbnek látszik, ha egy programozott algoritmus segítségével választjuk ki a vizsgálandó tételeket és gyakran ez így is van. Nem szeretnék titkokat elárulni, de hamarosan további fejlesztések, automatizmusok fognak megjelenni e témában.

4)

Szeretjük, ha az ügyfél könyvelése egy nyitott könyv [http://metrumreferencia.hu/videok/33/190] számunkra. Ezért legalább 4 alkalommal bekérjük az audit xml állományt. Először az évközi audithoz, a tervezéskor. Utána januárban, hogy kijelöljük azokat a tételeket, egyenlegeket, amihez egyenleg-, illetve forgalom megerősítést kérünk. Ezt követően az év zárásakor a beszámoló alátámasztásához. Végezetül a fordulónapot követő események vizsgálatához a következő évről is. Szerencsére a Metrum Referencia könyvvizsgáló program számos előre programozott lekérdezést tartalmaz a főkönyvi tételekre, de ezeken felül számos saját készítésű lekérdezésmintát is elmentettünk, amelyeket következetesen alkalmaztunk szinte minden ügyfélnél a releváns területeken. Hasonlóan előnyös a számla xml [http://metrumreferencia.hu/videok/33/189] is, melyet szintén több alkalommal kértünk be: elővizsgálatkor, év végéig és a forduló nap után kiállított számlákra. Ezen a területen is hasznunkra vált az automatizált riport, valamint a lekérdező rendszer. Az adófolyószámla xml-t [http://metrumreferencia.hu/videok/33/188] már csak megemlítem, mert egyrészről évközben is ellenőriztük és jeleztük az eltérést, másrészről amióta a program azonos időpontra hangolja az adófolyószámla tételeit a főkönyv egyenlegeivel, azóta csak néhány percet töltök ezzel a feladattal.

5)

Sokan terveznek átalakulást a 2021.12.31 fordulónappal lezárt éves beszámoló alapján, mivel az utolsó beszámoló 6 hónapig felhasználható a vagyonmérleg tervezetek elkészítéséhez. Ehhez nagy segítséget nyújt egy olyan program, ami nemcsak az átalakulási vagyonmérleg-tervezet és vagyonleltár tervezet ellenőrzéséhez tartalmaz számszaki adatokat, hanem végig vezet az átalakulások (egyesülés, különválás, cégformaváltás) [http://metrumreferencia.hu/videok/33/192] könyvvizsgálói munkafolyamatain, felkínálja a szükséges munkaprogramok, munkapapírok zömét, végezetül elkészíti a könyvvizsgálói jelentést is. Természtesen ugyanez rendelkezésre áll a végleges vagyonmérleg fordulónapjára is.

+1

Végezetül szólnék pár szót az éppen aktuális éves adatszolgáltatásról, amit a kamara felé kell teljesítenünk. A Metrum Referencia program a Saját akták [http://metrumreferencia.hu/videok/33/187] modulban előállítja az éves adatszolgáltatásunk tartalmát. Amennyiben az alábbi tevékenységeket a programban végeztünk, az adatok is átadásra kerülnek a kamara honlapjára:

• beolvastuk a főkönyvet és van végleges mérleg-eredménykimutatásunk,
• a programból készítettük a könyvvizsgálói jelentést,
• a programban tartjuk nyilván a szerződéseinket,
• a munkaidő nyilvántartást a programban vezetjük.

Ha ezek bármelyikére más megoldást alkalmazunk, akkor elég csak azokat rögzíteni a programban, és így is teljeskörű adatokat tudunk továbbítani a kamara felé. 

Ezután nem marad más hátra, mint hogy kellemes nyarat és jó pihenést kívánjak!

A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök,
az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatója

Metrum Referencia Klubnap Visegrád - térítésmentes rendezvény Klubnapunkat 2022. szeptemberben 14-én, szerdán, a Könyvvizsgálói konferencia helyszínén tartjuk. A programhoz így mindazok egyszerűen csatlakozhatnak, akik szeretnének részt venni a köztestület hagyományos rendezvényén, de természetesen minden más programunk után érdeklődő kollégát is szívesen látunk Visegrádon.

Őszi szoftver bemutatónikhoz pedig októberben, novemberben, Klubnapunkhoz decemberben is csatlakozhatnak az érdeklődők.