Mennyit foglalkozik a könyvelési folyamat minőségével?!

Ami a külső könyvelési együttműködés és a belső pénzügyi-könyvelési osztály megléte mellett sem nélkülözhető, az alaposan megtervezett, tudatosan kialakított rendszerszerű minőségi munka, s a következetes ellenőrzés, hiszen ezeknek meghatározó szerepük lehet a könyvvezetési, beszámolókészítési feladatok szakmai színvonalát illetően. Mindez visszaigazolódik az ügyfelek közzétett beszámolóiban (link: https://e-beszamolo.im.gov.hu/oldal/kezdolap), amelyek bárki számára elérhetőek, de a minőségüket a hatósági ellenőrzések eredménye is tükrözi.

A versenytársak elemzése során is gyakori eszköz a beszámolók letöltése és elemzése. Ennek keretében nagy szerepet kap a mérleg és eredménykimutatás mellett a kiegészítő melléklet is, amiben a társaság közzéteszi a Számviteli törvényben előírt adatokat, információkat. Ennek összeállításához több olyan szoftver áll ma már a könyvelők rendelkezésére, amely felajánl egy sablont a minimálisan szükséges témakörökkel. Egy ilyen program akkor ad igazi segítséget a munkánkhoz, ha az adatokat átemeli a beszámoló soraiból, a főkönyvi egyenlegekből, esetleg az analitikus adatokból., s ha változik a főkönyv, azzal automatikusan frissül a kiegészítő melléklet is. A zárás folyamatában készül el tehát ez a dokumentum és nem kell megvárni vele a végleges mérleg és eredménykimutatás elkészítését.

A beszámoló – beleértve a kiegészítő mellékletet is – a könyvviteli zárlat folyamatának végterméke. De ez csak akkor jöhet létre megfelelő minőségben, ha a korábbi munkaszakaszok, az egyes folyamatok jól tervezettek, és a beszámolót összeállító könyvelő biztos lehet abban, hogy a részletek a kialakított belső rend szerint, kellő gondossággal kerültek kidolgozásra. A személyes szakismereteken túl ehhez nélkülözhetetlenek az egységes szemléletű, minőségi munkát biztosító szakanyagok, hogy minden kollega a vezető által elvárt standard szerinti munkát adjon ki a kezéből. Racionális döntés ehhez egy olyan szoftver választása, amely a kiegészítő melléklet elkészítése mellett a beszámoló összeállításához és alátámasztásához is, azaz a teljes zárási folyamathoz is segítséget nyújt, s rendszerbe foglalja a feladatellátás egyes munkaszakaszaihoz kötődő tevékenységünket, csapatunk munkáját?

Melyek azok a vezetői szempontok, amelyek figyelembevételével biztosítható a beszámoló megfelelő minősége?

• A beszámoló sorainak alátámasztása analitikákkal és leltárakkal (ezt persze a Számviteli törvény is előírja, mégis előfordul időnként ennek hiánya, ha nem áll rendelkezésre megfelelő folyamatvezérlő sablon ehhez);
• Automatikus kontroll lekérdezések a főkönyvből, ami lehetővé teszi, hogy minden ügyfélre lefuttassák az adott ellenőrzéseket (például ami rámutat, hogy tényleg minden számla le van-e könyvelve);
• A NAV online számla adatbázisból történő lekérdezések és ezek összesítése a teljes évre a lehetséges hibák megvilágítására (hasznos például, ha a fordulónapot követő korrekciós vagy sztornó számlák listázásra és összevetésre kerülnek), illetve testre szabott ellenőrző listák készítése;
• NAV adófolyószáma automatikus összevetése a főkönyvi egyenlegekkel és az eltérés kimutatása adónemenként;
• Folyamatosan aktualizált adó levezetés minták, amelyek természetesen mindig az aktuális főkönyvi kivonatból számolják az adóalaphoz vagy a könyveléshez szükséges adatokat, s az adó levezetéseket átadja az ANYK részére (az automatizmussal további hibalehetőségek küszöbölhetőek ki);
• Folyamatosan rendelkezésre álló információ a vezető számára, hogy melyik részfeladatot ki végezte el, és az milyen készültségi állapotban van;
• Iratminták rendelkezésre állása (ez hasznos lehet például az ügyvezető felelősségi körébe tartozó kérdések tisztázásához vagy egy-egy mérlegsor alátámasztásához, adókalkulációk meghatározásához);
• Az egyes ügyfeleknél az előző időszaki adatok felhasználásának a lehetősége, de akár egy másik – tevekénységében és jellegében hasonló – cég adatainál a korábban másra kidolgozott sablonok használati lehetősége;
• A beszámoló – így a kiegészítő melléklet, a cash-flow kimutatással – összeállításának és közzétételének a lehetősége (OBR feltöltés) már szinte magától értetődő, ami itt is hibalehetőségeket küszöböl ki, s biztosítja a pontosságot, a megfelelő besorolást;
• Időszaki riportok, vezetői információs anyagok összeállításának a lehetősége a cégspecifikusan optimalizált adattartalommal.

Egyes szoftverek, mint például az ELZA, elektronikus zárást támogató program mindezek mellett nem csak az évzárásra fókuszálnak, hanem alkalmasak a havi záráshoz kapcsolódó feladatok, adólevezetések, egyeztetések és ellenőrzési pontok kialakítására is. Ennek előnye, hogy bizonyos nyilvántartások vagy havi/negyedéves adószámítások már az év során is ellenőrzésre kerülnek, és év végére összeáll a végleges, ellenőrzött adatsor. Szintén pozitív hozadék a közbenső mérleg készítése, illetőleg az eredménykimutatás-, vagy mérleg sorainak összehasonlítása, például az előző év ugyanazon hónapjához viszonyítva, de akár különböző időszakokra megjelenítve is.

Az őszi hónapok igazán alkalmasak a fejlesztésre, rendszereink tökéletesítésére, ezért érdemes már most kiválasztani azt a szoftvert, ami digitális asszisztensként segíti a könyvvezetési és beszámolókészítési feladatellátást és egyben biztosítja a vezetést az elvárt, magas minőségű, egységes szemléletű munkavégzésről.

Ehhez fontos időt szakítani a munkánkat könnyítő, észszerűsítő fejlesztések megismerésére is, aminek keretében 2024. szeptember 27-én és 2024. november 8-án tartandó szoftverbemutatókat is jószívvel ajánlom.

Könnyed zárást kívánok mindenkinek! 

A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök,
az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője,
a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója.