ELZA standardizálja a könyvelőirodai munkát

Bár a könyvelők más és más szakmai és precizitási szinten dolgoznak az egyes területeken, ettől még mindenki lehet kiemelkedő a saját szférájában. Azonban a minőségi munka igényli a standardok kialakítását, ami összehangolja a munkatársak feladatait és lehetővé teszi az ellenőrzést. Legyen szó egy könyvelőirodáról, ahol többen sokféle könyvelőprogrammal dolgoznak, vagy gondoljunk egy saját könyvelő apparátussal rendelkező szervezetre, egyetérthetünk abban, hogy a standardok kialakítása meglehetősen időigényes, miközben figyelemmel kell lenni a naprakészségre is. Miért ne használhatnánk egy olyan rendszert, ahol a standardot egy szoftver biztosítja és a naprakész „ellenőrző listákat” valaki más készíti?

A könyvelési folyamatok standardizálásának előnyei:

• Keretet ad a könyvelési munkának. A beszámoló elkészítése és alátámasztása egy előre meghatározott struktúrában történik, egy standard rendszer támaszt nyújt a jogszabályoknak megfelelő minőségi évzáráshoz.
• Többféle könyvelő program használata és devizás könyvelés esetén is egységes kezelést biztosít. Így ügyfeleink specialitásának megfelelően, az ellenőrző listák – és szoftver esetében számos beépített algoritmus – azonos módon kezelik a folyamatokat, legyen ez számviteli vagy adózás témájú. A könyvelésért felelős vezető ugyanazon felületen, egységes formában tudja kontrollálni a munkafázisokat.
• Bármely kolléga dolgozhat egy ügyfél könyvelésén, az output adatok és listák azonos formát öltenek, ami lehetővé teszi, hogy az ügyfél ugyanazt a minőséget lássa a végeredményben. Ez elősegíti a könyvelők között a helyettesíthetőséget.
• Könnyen, érthető formában tudjuk tájékoztatni ügyfeleinket az időszakos vagy éves működés eredményeiről, akár havi rendszerességgel. Érdekes lehet az adatok összehasonlítása több időszak között is. Ehhez egységes adatelemzések, lekérdezések, riportok szükségesek. Előnyös, ha a főkönyvi adatok mellett a NAV online számla és az adószámla adatainak feldolgozása is rendelkezésre áll, ezek is elősegítik az egyeztetést, informálást.
• Számos standard munkatábla segíti a könyvelő munkáját. Ilyen például a mérlegtételek alátámasztásához kialakított egyeztető táblák, levezetések, az állományváltozás kimutatása, az adók kalkulációja, a kiegészítő melléklet, … stb. De szintén fontos standardnak számítanak az ügyféltől bekérendő nyilatkozatok mintái, amelyek információt és védelmet nyújtanak a könyvelő számára.

Ma már egyre természetesebb a könyvelési adatok valamilyen szinten automatizált vagy manuális beolvasása a főkönyvbe egy másik rendszerből (például számlázó programból, NAV online számla vagy online pénztárgép adatszolgáltatásból, esetleg raktári-termelési rendszerből). Miért is ne automatizálhatnánk a főkönyvi adatok előállítását követő folyamatot is? Javítja a könyvelési munka hatékonyságát, ha standardizált például a beszámoló készítés és közzététel folyamata, az adószámla egyeztetés, a riport készítés, a NAV online számla adatszolgáltatás hozzáférése és az összefüggésének elemzése, az áfa vagy számos adó egyeztetése, a cash-flow kimutatás készítése, a nyereségadók elkészítése és bevallása. Járulékos előnyt jelent, ha „a könyvelő helyett a gép dolgozik”, ami az emberi munkaerő megtakarítás mellett minőségi javulást is hozhat magával.

Amennyiben szeretne megismerni egy, könyvvizsgálók által is ajánlott szoftveres rendszert, vegyen részt előzetes regisztráció után a következő, 2023. november 24-i térítésmentes bemutatón, ahol felteheti kérdéseit! Próbálja ki a harmadik negyedéves zárást egy standardizált szoftver segítségével!

A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök,
az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója.