NAV-OSA lekérdezések a könyvelők, könyvvizsgálók szolgálatában

2018. július 1-jén kezdtünk el számla adatokat szolgáltatni az adóhatóság felé és ez 2021. április 1-től immár teljeskörűen kötelező a belföldi adóalanyok tekintetében. Ennek előnyeit számos könyvelő használja ki azzal, hogy a korábbi manuális számla adatrögzítést felváltotta a NAV-OSA importjával. A könyvelő programok fejlődésével lényeges hatékonyság javulást jelent az egyes számlákhoz rendelhető könyvelési szabályok kialakítása, használata. Emellett a könyvelés továbbra is az eredeti, befogadott, elszámolható bizonylatokra alapul, s ezzel kizárható, hogy a vállalkozás által be nem fogadott számlák is könyvelésre kerüljenek. Mind a könyvelés, mind a könyvvizsgálat során fontos e szempont ellenőrzése. 

Mi történik azokkal a számlákkal, amelyek nem kerülnek könyvelésre? Milyen kockázatot jelent számunkra, ha nem vesszük figyelembe a vállalkozás által be nem fogadott számlákat? 

Előfordulhat olyan eset, amikor illetéktelen személy a mi vállalkozásunk adószámát adja meg egy beszerzéshez. Életszerű az a helyzet is, ha például egy dolgozó vásárol valamit, melynek során a vállalkozás adószámát adja meg a számla kiállításához, de az ügyvezető döntése alapján az adott ügylet nem számolható el. Ezen bizonylatoknak nyilván nem szabad bekerülniük a könyvelésbe, de sajnos nem zárhatjuk ki a csalás lehetőségét sem. Nézzünk erre két olyan példát, amelyben felmerülhet a könyvelő vagy a könyvvizsgáló felelőssége is.

• A csalás egyik módja, ha a vállalkozás szándékosan nem kíván elszámolni bizonyos beszerzéseket, miközben ahhoz értékesítés is párosul, amelyről szintén nem állítja ki a vonatkozó jogszabály alapján szükséges bizonylatot, számlát. Ez eltitkolt árbevételhez vezet, és így adóhiányt keletkeztet.
• Csaláshoz vezet az is, ha a vezetés érdekelt a magasabb eredmény kimutatásában valamilyen okból. Azaz egy költség számlát nem fogad be az adott évre, így az nem kerül könyvelésre, de a következő évben mégis elszámolják a költségek között, miközben a hozzá tartozó bevétel a tárgy évben szerepelt. Mindkét példa előfordulhat a számla kiállítás oldalán is és ott is hasonlóképpen problémás könyvelést eredményezhet. Ezek következménye, hogy a beszámoló nem a megbízható és valós képet mutatja.

Jellemzően a könyvelés sok esetben nem ellenőrzi - olykor nem tudja ellenőrizni -, hogy a bevételek és a hozzá tartozó költségek ugyanazon évben szerepelnek-e, vagy egyáltalán bekerülnek-e a könyvelésbe. A könyvvizsgáló a lényeges ügyleteket vizsgálja ugyan, de az egyéb gazdasági események egy megfelelő mintavétel alapú kiválasztással kerülnek be a vizsgálatba, így attól nem várhatunk teljeskörűséget.

Vannak olyan szoftverek, amelyek a könyvelők és könyvvizsgálók számára megnyugtató megoldásokat kínálnak a fentiekben említett jellegű kockázatok csökkentésére. Az ELZA (Elektronikus Zárást segítő) program segítségével a könyvelők számos olyan NAV-OSA lekérdezést érhetnek el, amely statisztikát készít vagy összesíti az adóhatóság rendelkezésére álló számlákat különböző szempontok szerint. Ezek a riportok, listák már könnyen egyeztethetők a könyvelési adatokkal.

A könyvvizsgálók ugyanilyen elemzést végezhetnek a Metrum Referencia könyvvizsgáló programban.

Nézzünk meg ezek közül néhányat! Minden lekérdezést egy adott időszakra készíthetünk, legyen az egy hónap, egy negyedév, vagy egy év. A lekérdezési időszak alapja nem csak a számla kelte lehet, hanem áfa teljesítés, illetve számviteli teljesítés is.

• Érdemes a legnagyobb számlákkal kezdeni az ellenőrzést. A program riportjában megjelennek a legnagyobb értékű számlák, de azonnal látjuk a partnerek szerinti összesítésben a legnagyobb beszállítókat is. Ezek áttekintése sokatmondó a könyvelő részére, hisz ő folyamatosan találkozik ezen számlákkal, partnerekkel, így rögtön felismeri az esetleges eltérést vagy számla hiányt. A könyvvizsgálók gyakran kérik az év végi egyenleg megerősítését. Ennek egyik fő célja, hogy megbizonyosodjuk arról, hogy a partner is ugyanazt az egyenleget mutatja ki, amit a vállalkozás, így nem merül fel a le nem könyvelt számla lehetősége.
• Az előleg számla kiállítását követően a könyvelő sokszor keresi a végszámlát. Ismerős ugye? De ha a programunk listázza az összes előleg tételt - ami lehet akár az előleg fizetés, akár a beszámítása -, akkor lényegesen hamarabb rendelkezésünkre áll az információ, ami alapján tudjuk, mit kérjünk az ügyféltől. Így minden költség és követelés a helyére kerül.
• A belföldi készlet beszerzés ismeretében érdekes képet mutat a Top10 termékek listázása azzal, hogy a program a számlák tételsorai szerint összesíti a beszerzéseket. Ezzel láthatóvá válnak a legnagyobb értékű beszerzések a teljes időszakra vonatkozóan, amelyekhez pedig közvetlenül vagy közvetetten beépülve árbevétel is párosul. 
• A főbb beszállítók által jelentős engedménnyel értékesített termékek befolyásolják a bekerülési értéket és kereskedelmi tevékenységnél az árrést is. A program partnerenként összesített százalék-értékben is megjeleníti az engedményeket.
• Listázni tudjuk a számlákat fizetés módja szerint, ami sok esetben leegyszerűsíti az egyeztetést.
• Láthatjuk az összes fordított adózással kiállított számlát. Ha ezek között van olyan, amely nem került könyvelésre, akkor az áfa hiányt keletkeztet. Ezeket a számlákat el kell számolni és ha kiderül, hogy nem a vállalkozás érdekében számolták el, akkor továbbszámlázható a valódi költségviselő részére (ellenkező esetben további adókötelezettségek merülnek fel). 
• Előfordul, hogy egy bejövő számlát lekönyvel egy vállalkozás, de annak korrekciós, esetleg módosító számlája nem kerül könyvelésre. Ennek ellenőrzésére listázni lehet a módosító vagy sztornó számlaként jelölt tételeket. 
• Az előző időszakra vonatkozó korrekciós vagy sztornó számlák áttekintése a beszámoló vagy havi zárás, de az áfa bevallás során is hatékony kontroll pont lehet. Ez a lista rávilágít azon számlákra, melyeket a tárgy időszakra figyelembe kell venni, bár azt követően kerültek kiállításra.
• Hasznos lehet azon számlák áttekintése, amelyek elektronikus számlának minősülnek, hiszen ezek megőrzését a digitális archiválásról szóló rendelet szabályai szerint kell megszervezni.

Összességében elmondhatjuk, hogy mind a könyvelők, mind a könyvvizsgálók számára hasznos, ha ellenőrzik az adóhatóság rendelkezésére álló adatokat és megbizonyosodnak arról, hogy a könyvelés és a beszámoló a valóságnak megfelel és nem merül fel a csalás gyanúja. Így csökkenthető annak a kockázata, hogy az esetleges jogszabálysértést a hatóság állapítsa meg.

Ha még nem használunk ilyen tudású rendszert, érdemes már év közben - akár nyáron vagy ősszel - kibővíteni a szoftveres erőforrásokat annak érdekében, hogy az év végére rutint szerezzünk azok használatában.

A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök,
az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője,
a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója