Hangolódjunk az év zárására!

A társaságok nagy része különféle nehézségekkel küzd, illetve a pandémiához igazodva átalakult folyamatok hatását jól kell kezelni a könyvelési rendszerekben is. Mindemellett az idei évi gyors, illetve többször pontosított, igazított szabályozási környezet, az adójogszabályok változásának való megfelelés igénye, a különféle támogatások helyes kimutatása, érvényesítése is a gyakorlattól való eltérést, új feladatokat hoz a könyvelők munkájában. Többen felismerték, hogy ezt már csak a könyvelési feladatok rendszerszerű átalakításával, és különféle automatizálási funkciók beépítésével lehet hatékonyan megoldani. Mindez megköveteli a naprakész könyvelést is.

A könyvvizsgálatra kötelezett társaságok még nagyobb figyelmet fordítanak az első három negyedév évközi audit munkáinak mielőbbi megszervezésére, ami nagyban fogja segíteni az évzárásra való felkészülést.

Könyvelőként azzal tudjuk segíteni a vállalkozásokat, ha a következő év elején - a lehetőségek figyelembevétele mellett - a megszokottnál korábbi időszakra tervezzük az évzárást, ehhez már most jelezzük a szükséges tudnivalókat, és minél több információt adunk a vezetésnek a jövőbeni döntéseik megalapozásához. Ebben segítségünkre lesz, hogy az előző évi társasági adó és innovációs járulék után ebben az évben a helyi iparűzési adóban is eltörölték az adófeltöltési kötelezettséget, így a korábban erre fordított időt az évzárásra való felkészülésre tudjuk szánni.

Feltétlenül előnyben lesz az a könyvelő, aki már az előző években, vagy idén elkezdte digitalizálni munkafolyamatait és automatizált funkciókat vezetett be. A szeptember 30-i ellenőrzést érdemes egy olyan rendszerben megtervezni, elvégezni, amely képes

• előkészíteni az évzáráshoz szükséges egyeztetéseket, analitikákat;
• segíteni a könyvelő munkáját ellenőrző funkciókkal, és lehetőséget ad a kontrolling munka elvégzésének jelölésére is (pl. ellenőrizte pipa);
• időszakonként (akár havonta) riportot generálni a vezetésnek az eredmény és a főbb (releváns) mérlegsorok alakulásáról;
• olyan lekérdezéseket készíteni, ami a számviteli összefüggéseket vizsgálja, láthatóvá teszi az eltéréseket, ellentmondásokat;
• felhasználni az előző évi/időszaki zárás adatait a tárgy időszaki zárlat során;
• az év záráskor, beszámoló készítéskor felkínálni mindazt a beállítást, adatot, információt, amellyel már évközben dolgoztunk.

Mindezekhez a könyvelő programok mellett észrevétlenül is egyre több online vagy offline segéd programot használunk. A humán ellenőrzési, kontrolling szerepkörről tudjuk, hogy akkor hatékony, ha más végzi azt. A szoftverek esetében ugyanígy igaz ez az összefüggés. Szerencsés, ha az év végi, valamint az évközi zárások, ellenőrzések a könyvelő programtól független szoftverben készülnek, mivel így könnyebben kiszűrhető egy esetleges hibás algoritmus vagy rosszul értelmezett gazdasági esemény.

A könyvelést segítő szoftverek tudják importálni a könyvelő programból átadott adatokat. Erre alkalmas például az audit xml (könyvvizsgálói adatexport), de egy excelben megjelenő főkönyvi kivonat is. Emellett számos olyan xml file létezik ma már, ami a könyveléstől független rendszerekből származik és a program képes összevetni az ezekből kinyert információt a főkönyvi egyenlegekkel. Ilyen például a számlázó program adatexportja vagy az ügyfélkapuról letölthető adófolyószámla.

Az online számla adatszolgáltatás mellett érdemes rátekinteni egy olyan riportra, amely a kiállított számlák adatexportjából készül, hiszen az adóhatóság is különféle összefüggéseket figyel a beküldött számlákból. Ezt az adatexportot a 23/2014. (VI.30) a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló NGM rendelet definiálja, így minden számlázó programból elérhető. Ennek megnyitására és a riport előállítására pedig egyrészt a könyvvizsgáló programok, másrészt az ELZA, mint elektronikus zárást és dokumentálást segítő szoftver is alkalmas.

Az év utolsó hónapjaiban célszerű elvégeznünk az adófolyószámla ellenőrzést. A kiemelt tevékenységgel rendelkező vállalkozások adókedvezménye, az adó mérséklés, vagy halasztás igénybevétele mellett ez nem is olyan egyszerű. Azonban lényegesen segíti a munkánkat, ha az adófolyószámla egyeztetés automatizált az ügyfélkapuról letölthető xml file és a főkönyv összevetésével.

Könyvelőként érdemes áttekinteni a beszámolót olyan szemmel, amivel az előző évhez képest bekövetkezett változásokat figyeljük. ELZA ebben az évben már ilyen elemzést is végez, ami könnyen rávilágíthat egy esetleges eltérésre.

A fentieken kívül érdemes végig nézni a beszámoló főbb területeit és ehhez már most elő tudjuk készíteni és egyeztetni az analitikákat. Ide tartozik különösen

• a befektetett eszközök értékcsökkenési leírásának ellenőrzése (a maradványérték vezetői becslésnek megfelelő és következetes alkalmazása, illetve a hasznos élettartam esetleges felülbírálata);
• adategyeztetés a készletek leltározásához, esetleg a számviteli készlet érték definiálása, pontosítása a vállalkozással;
• a rendezetlen vevők és szállítók, valamint az adott és kapott előlegek, kauciók egyeztetése az vállalkozással;
• a tárgy évben jóváhagyott osztalék rendezése az eredménytartalékból (ha ez még nem történt meg);
• az erre az évre elhatárolt költségek és bevételek elszámolásának ellenőrzése;
• a kölcsönök, hitelek, lízingek és ezek kamat elszámolásainak egyeztetése, az éven túli követelések és kötelezettségek átsorolása (ahol ismertek a várható év végi adatok);
• a kapott támogatások elszámolása, mivel az egyéb bevételként elszámolt összeg ellensúlyozza a költségeket a támogatás intenzitásának megfelelően, és ennek összhangban kell lennie;
• a bér analitika egyeztetése a főkönyvvel, valamint a nettó bérek kifizetésének megfelelősége, ellenőrzése;
• az eredmény számlák rendszeres elszámolása, nagyon hasznos például havi bontásban áttekinteni a bevételeket, költségeket és ráfordításokat, mert szinte azonnal észrevesszük, ha egy hónapban hiányzik egy költség számla.

Ezekben a feladatokban is nagy segítséget nyújt ELZA, aki már egy digitális munkatársként vesz részt a könyvelői munkafolyamatban.

Az automatizálás – mint azt sokan felismertük már – szükségszerű, de ehhez valóban elengedhetetlen beépíteni a megfelelő ellenőrző pontokat. ELZA ebben is fontos szerepet játszik, hiszen egyrészt független a könyvelő programtól, másrészt támogatja a távmunkát, és egyértelmű jelölési lehetőséget biztosít az egyeztetve, és ellenőrizve állapotoknak. Ezzel elérhetjük azt az ideális állapotot, amelyben az ellenőrzést követően hagyhatja jóvá a felelős vezető az egyes területek kidolgozását.

Természetesen a fentek szerinti évközi ellenőrzés során sokat segít, ha a könyvvizsgáló is részt vesz a folyamatban, de amely cég nem könyvvizsgálatra kötelezett, ott ELZA adhatja az egységes keretet az időszakoknak, ellenőrzésnek, illetőleg a teljes éves - a beszámolót alátámasztó - mérleg dossziénak.

A járványhelyzet miatt ismételten bevezetésre került szigorúbb szabályozás, a napról napra emelkedő fertőzési szám miatt különösen nagy jelentősége van annak, hogy vigyázzunk magunkra, vigyázzunk egymásra. A könyvelő és az ügyfél, de a könyvelő és a könyvvizsgáló kapcsolattartásában ismét hangsúlyosan kerülnek előtérbe az elektronikus formák, amelyek információbiztonsági, GDPR szempontból is kérdéseket vetnek fel. Nagyon fontos ezért is, hogy a bizonylatok eljuttatása az érintettekhez az ELZA programmal szorosan együttműködő Webposta használatával egy zárt, biztonságos rendszeren keresztül történhet, aminek igénybevételével saját és az ügyfeleink adatait is védjük, de a virtuális és a járványügyi fertőzésveszély is távol tartható.

A cikk szerzője:

Tusnádiné Ágoston Márta

kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök, az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója

Minden szükséges kreditjét megszerezheti biztonságban, távoktatásban! Távoktatási filmek színes kínálata könyvvizsgálóknak, mérlegképes könyvelőknek, adószakembereknek, ACCA tagoknak és közszolgálati tisztviselőknek »»»