Hangolódjunk az év zárására!

Vissza a szakmai cikkekhez
Hangolódjunk az év zárására!
2020. november 4. 0:00
Ezt az évet sokan, sok szempontból szeretnénk már zárni… A 2020. évi könyvviteli zárlat ráadásul kiemelt figyelmet fog kapni, hasonlóan az idei tavasz mérleg zárási feladataihoz.

A társaságok nagy része különféle nehézségekkel küzd, illetve a pandémiához igazodva átalakult folyamatok hatását jól kell kezelni a könyvelési rendszerekben is. Mindemellett az idei évi gyors, illetve többször pontosított, igazított szabályozási környezet, az adójogszabályok változásának való megfelelés igénye, a különféle támogatások helyes kimutatása, érvényesítése is a gyakorlattól való eltérést, új feladatokat hoz a könyvelők munkájában. Többen felismerték, hogy ezt már csak a könyvelési feladatok rendszerszerű átalakításával, és különféle automatizálási funkciók beépítésével lehet hatékonyan megoldani. Mindez megköveteli a naprakész könyvelést is.

A könyvvizsgálatra kötelezett társaságok még nagyobb figyelmet fordítanak az első három negyedév évközi audit munkáinak mielőbbi megszervezésére, ami nagyban fogja segíteni az évzárásra való felkészülést.

Könyvelőként azzal tudjuk segíteni a vállalkozásokat, ha a következő év elején - a lehetőségek figyelembevétele mellett - a megszokottnál korábbi időszakra tervezzük az évzárást, ehhez már most jelezzük a szükséges tudnivalókat, és minél több információt adunk a vezetésnek a jövőbeni döntéseik megalapozásához. Ebben segítségünkre lesz, hogy az előző évi társasági adó és innovációs járulék után ebben az évben a helyi iparűzési adóban is eltörölték az adófeltöltési kötelezettséget, így a korábban erre fordított időt az évzárásra való felkészülésre tudjuk szánni.

Feltétlenül előnyben lesz az a könyvelő, aki már az előző években, vagy idén elkezdte digitalizálni munkafolyamatait és automatizált funkciókat vezetett be. A szeptember 30-i ellenőrzést érdemes egy olyan rendszerben megtervezni, elvégezni, amely képes

  • előkészíteni az évzáráshoz szükséges egyeztetéseket, analitikákat;
  • segíteni a könyvelő munkáját ellenőrző funkciókkal, és lehetőséget ad a kontrolling munka elvégzésének jelölésére is (pl. ellenőrizte pipa);
  • időszakonként (akár havonta) riportot generálni a vezetésnek az eredmény és a főbb (releváns) mérlegsorok alakulásáról;
  • olyan lekérdezéseket készíteni, ami a számviteli összefüggéseket vizsgálja, láthatóvá teszi az eltéréseket, ellentmondásokat;
  • felhasználni az előző évi/időszaki zárás adatait a tárgy időszaki zárlat során;
  • az év záráskor, beszámoló készítéskor felkínálni mindazt a beállítást, adatot, információt, amellyel már évközben dolgoztunk.

Mindezekhez a könyvelő programok mellett észrevétlenül is egyre több online vagy offline segéd programot használunk. A humán ellenőrzési, kontrolling szerepkörről tudjuk, hogy akkor hatékony, ha más végzi azt. A szoftverek esetében ugyanígy igaz ez az összefüggés. Szerencsés, ha az év végi, valamint az évközi zárások, ellenőrzések a könyvelő programtól független szoftverben készülnek, mivel így könnyebben kiszűrhető egy esetleges hibás algoritmus vagy rosszul értelmezett gazdasági esemény.

A könyvelést segítő szoftverek tudják importálni a könyvelő programból átadott adatokat. Erre alkalmas például az audit xml (könyvvizsgálói adatexport), de egy excelben megjelenő főkönyvi kivonat is. Emellett számos olyan xml file létezik ma már, ami a könyveléstől független rendszerekből származik és a program képes összevetni az ezekből kinyert információt a főkönyvi egyenlegekkel. Ilyen például a számlázó program adatexportja vagy az ügyfélkapuról letölthető adófolyószámla.

Az online számla adatszolgáltatás mellett érdemes rátekinteni egy olyan riportra, amely a kiállított számlák adatexportjából készül, hiszen az adóhatóság is különféle összefüggéseket figyel a beküldött számlákból. Ezt az adatexportot a 23/2014. (VI.30) a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló NGM rendelet definiálja, így minden számlázó programból elérhető. Ennek megnyitására és a riport előállítására pedig egyrészt a könyvvizsgáló programok, másrészt az ELZA, mint elektronikus zárást és dokumentálást segítő szoftver is alkalmas.

Az év utolsó hónapjaiban célszerű elvégeznünk az adófolyószámla ellenőrzést. A kiemelt tevékenységgel rendelkező vállalkozások adókedvezménye, az adó mérséklés, vagy halasztás igénybevétele mellett ez nem is olyan egyszerű. Azonban lényegesen segíti a munkánkat, ha az adófolyószámla egyeztetés automatizált az ügyfélkapuról letölthető xml file és a főkönyv összevetésével.

Könyvelőként érdemes áttekinteni a beszámolót olyan szemmel, amivel az előző évhez képest bekövetkezett változásokat figyeljük. ELZA ebben az évben már ilyen elemzést is végez, ami könnyen rávilágíthat egy esetleges eltérésre.

A fentieken kívül érdemes végig nézni a beszámoló főbb területeit és ehhez már most elő tudjuk készíteni és egyeztetni az analitikákat. Ide tartozik különösen

  • a befektetett eszközök értékcsökkenési leírásának ellenőrzése (a maradványérték vezetői becslésnek megfelelő és következetes alkalmazása, illetve a hasznos élettartam esetleges felülbírálata);
  • adategyeztetés a készletek leltározásához, esetleg a számviteli készlet érték definiálása, pontosítása a vállalkozással;
  • a rendezetlen vevők és szállítók, valamint az adott és kapott előlegek, kauciók egyeztetése az vállalkozással;
  • a tárgy évben jóváhagyott osztalék rendezése az eredménytartalékból (ha ez még nem történt meg);
  • az erre az évre elhatárolt költségek és bevételek elszámolásának ellenőrzése;
  • a kölcsönök, hitelek, lízingek és ezek kamat elszámolásainak egyeztetése, az éven túli követelések és kötelezettségek átsorolása (ahol ismertek a várható év végi adatok);
  • a kapott támogatások elszámolása, mivel az egyéb bevételként elszámolt összeg ellensúlyozza a költségeket a támogatás intenzitásának megfelelően, és ennek összhangban kell lennie;
  • a bér analitika egyeztetése a főkönyvvel, valamint a nettó bérek kifizetésének megfelelősége, ellenőrzése;
  • az eredmény számlák rendszeres elszámolása, nagyon hasznos például havi bontásban áttekinteni a bevételeket, költségeket és ráfordításokat, mert szinte azonnal észrevesszük, ha egy hónapban hiányzik egy költség számla.

Ezekben a feladatokban is nagy segítséget nyújt ELZA, aki már egy digitális munkatársként vesz részt a könyvelői munkafolyamatban.

Az automatizálás – mint azt sokan felismertük már – szükségszerű, de ehhez valóban elengedhetetlen beépíteni a megfelelő ellenőrző pontokat. ELZA ebben is fontos szerepet játszik, hiszen egyrészt független a könyvelő programtól, másrészt támogatja a távmunkát, és egyértelmű jelölési lehetőséget biztosít az egyeztetve, és ellenőrizve állapotoknak. Ezzel elérhetjük azt az ideális állapotot, amelyben az ellenőrzést követően hagyhatja jóvá a felelős vezető az egyes területek kidolgozását.

Természetesen a fentek szerinti évközi ellenőrzés során sokat segít, ha a könyvvizsgáló is részt vesz a folyamatban, de amely cég nem könyvvizsgálatra kötelezett, ott ELZA adhatja az egységes keretet az időszakoknak, ellenőrzésnek, illetőleg a teljes éves - a beszámolót alátámasztó - mérleg dossziénak.

A járványhelyzet miatt ismételten bevezetésre került szigorúbb szabályozás, a napról napra emelkedő fertőzési szám miatt különösen nagy jelentősége van annak, hogy vigyázzunk magunkra, vigyázzunk egymásra. A könyvelő és az ügyfél, de a könyvelő és a könyvvizsgáló kapcsolattartásában ismét hangsúlyosan kerülnek előtérbe az elektronikus formák, amelyek információbiztonsági, GDPR szempontból is kérdéseket vetnek fel. Nagyon fontos ezért is, hogy a bizonylatok eljuttatása az érintettekhez az ELZA programmal szorosan együttműködő Webposta használatával egy zárt, biztonságos rendszeren keresztül történhet, aminek igénybevételével saját és az ügyfeleink adatait is védjük, de a virtuális és a járványügyi fertőzésveszély is távol tartható.

 

A cikk szerzője:

Tusnádiné Ágoston Márta

kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök, az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója

Minden szükséges kreditjét megszerezheti biztonságban, távoktatásban! Távoktatási filmek színes kínálata könyvvizsgálóknak, mérlegképes könyvelőknek, adószakembereknek, ACCA tagoknak és közszolgálati tisztviselőknek »»»

 

Hírlevél feliratkozás

Ha szeretne naprakész szakmai cikkeket olvasni, információs videókat nézni, vagy tájékoztatást kapni képzéseinről, iratkozzon fel hírlevelünkre!