Mit tehetünk ma, a jelen kihívásai mentén a jövő megkönnyítése érdekében

Az utóbbi hónapok bezártsága előtérbe helyezte a cégek online működését. Előnybe kerültek azok a könyvelők, akik már eddig is energiát fordítottak az adminisztratív folyamatok automatizálására, beleértve a számviteli zárlat elkészítését, annak segítését. Például az Elektronikus Zárást támogató (ELZA) szoftver bevezetésével, használatával a humán erőforrás mellett virtuális létszámmal is bővítjük irodánkat, költségkímélő módon. Az ELZA programban ugyanis számos olyan lehetőség megtalálható, ami automatizálja vagy gyorsítja a munkát, mint például:

• az adófolyószámla egyeztetése;
• beépített munkatáblák, zárási segédletek;
• adóbevallások, automatikus adatátvétellel és ÁNYK átadással;
• a beszámoló összeállítása;
• testreszabott kiegészítő melléklet készítése;
• a cash-flow fél-automatikus, egyszerű elkészítése;
• a beszámoló OBR rendszerbe történő átadása;
• közvetlen, gyors kommunikációs és adatátviteli csatorna a megjelölt résztvevőkkel (kollegák, könyvelő, ügyvezető, könyvvizsgáló, stb.);
• évközi és év végi riportok automatikus elkészítése.

Éves zárás ELZA-val

Hadd meséljem el személyes tapasztalatomat a beszámoló készítés kapcsán. A kolleganőim a főkönyvi kivonat minden sorát ellenőrzik, és elmentik a hozzá kapcsolódó analitikákat, alátámasztásokat. Ezek egy részét azok az analitikák teszik ki, amelyeket a könyvelő program állít elő, mint például a befektetetett eszközök analitikájára, a rendezetlen vevők, szállítók, előlegek, stb. Egy másik részét szkennelve kell bemásolni a mappához. Ilyen például az utolsó bankkivonat, egyenleg megerősítések, aláírt leltárak, stb. A harmadik részét a programmal állítják elő. Ide sorolható a nagymértékben automatizált adófolyószámla egyeztetés, a hitelekre, az értékvesztésre vonatkozó adatok nyilvántartása, az árfolyam átértékelés ellenőrzése, az egyéb követelések és az egyéb kötelezettségek tételeinek nyilvántartása, a bérek egyeztetése, stb. Ezek többsége az előző évben is létezett és már csak a módosításokat kell átvezetni, ráadásul ezek egy része elkészül már év közben (például egy új hitel vagy lízing szerződés adatainak felvezetése).

A fenti file-ok mind-mind bekerülnek az ELZA programba a megfelelő mérlegsorhoz, mint egy elektronikus mérleg dossziéba. Ezt követi a listák ellenőrzése, amit már én végzek el. Az audit xml beolvasásával ELZA elkészíti a főkönyvi kivonatot és a mérleget, eredménykimutatást is. (Az audit xml egy olyan egységes adatexport, ami tartalmazza a teljes főkönyvi könyvelés tételeit és több mint 80 könyvelő program elő tudja állítani ezt.) A beolvasott főkönyvi kivontban szereplő új főkönyvi számlákat be kell sorolni a mérleg – és ha szükséges– az adók soraihoz. Az előző év főkönyvi adataival és besorolásával már nem kell foglalkozni, hiszen ELZA minden előző évi adatot és beállított paramétert át tud venni a tárgyidőszakra. Az adók levezetését ELZA akként segíti, hogy a megfelelő paraméterezéssel felkínálja az adóalap tételeit, a könyvelt éves adó összegét, valamint az eltérést. Ezt követően a főbb adók bevallási adatait ELZA átadja az ányk-nak, így ott már nem kell újra begépelni mindent, ezért aztán a rögzítésből adódó hiba kockázata sem merül fel. A mérleg és eredménykimutatás összeállítása ELZA feladata, a miénk az ellenőrzés, és az esetleges kerekítés. A kiegészítő melléklethez, cash-flow kimutatáshoz ELZA ad egy alapot, ami tartalmazza a számviteli törvény szerinti kötelező adatokat és összefüggéseket. A mi feladatunk itt is a testreszabás, ellenőrzés. Ezen kívül belenézhetünk a számlázó program xml adatexportjába is, ELZA készít nekünk ebből egy 19 lekérdezésből álló riportot, rengeteg hasznos információval. Számos lekérdezés és riport készíthető azonban a főkönyvi könyvelés adataiból (audit.xml) is.

Így lett ELZA is az irodai „csapat” része, aki egy kellemes digitális kolleganő immár a 4. éve.

Ezek után jogosan merülhet fel a kérdés, hogy ha ennyire egyszerű az év zárási folyamata, akkor miért okozhat problémát beszámolók a május 31-i közzététele? A válasz az, hogy normál irodai környezetben és a rend szerinti munkaidőben a következő időszakban ez valóban nem fog problémát okozni. Ha marad még a nyárra évzárással kapcsolatos feladat, akkor érdemes kinézni egy megfelelő szoftvert ehhez, és a fennmaradó néhány társaság vonatkozásában már most bevezetni egy olyan rendszert, ami ezt követően már csak előnyeit mutatja majd. Mindennek során érdemes azzal tervezni, hogy a jövőben bizonyára több információra lesz szüksége a vállalkozásoknak ahhoz, hogy gyorsan és hatékonyan tudjanak reagálni az új helyzetekre. Ezt ELZA egy olyan riporttal segíti, mely néhány perc alatt előáll és rengeteg adatot, vezetői információt tartalmaz a döntéshozók számára.

Érvek, miért ne várjunk szeptember 30-ig a 2019. üzleti év zárásával

Az a könyvelő, aki már a csapatában tudhatja digitális kolleganőjét, hogy hatékonyan támogassa a beszámoló és az adóbevallások elkészítését, könnyebben veszi az akadályokat, és ha az egyéb körülmények is lehetővé teszik, maga mögött tudhatja a zárást az eredeti, május végi határidőre. Ennek számos előnye van:

• A beszámoló elfogadásával és közzétételével adunk információt a vállalkozás üzleti évre vonatkozó vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről. Mivel ez fontos információt jelent a felhasználóknak (tulajdonosok, hitelezők, szállítók, menedzsment, adóhatóság, munkavállalók, vevők, és bárki aki a beszámolót olvassa), ezért kérdés, hogy a későbbi közzététel releváns adatokat hordoz-e még? Egy stabil vállalkozás esetén pozitív képet mutat a cégről, ha a beszámoló közzétételi kötelezettséget a megszokott időben, májusban teljesítik. A 4 hónapos haladék kimerítése pedig bizonytalanságról is árulkodhat.
• A jóváhagyott osztalékról időben csak a beszámoló elfogadásakor lehet dönteni. Fontos kérdés lehet ez a cégcsoportok esetében, ahol a tulajdonos társaság kapott osztaléka figyelembe vehető a saját osztalék maximumának megállapításánál is.
• A döntéshozóknak minél előbb szükségük van az előző évi információkra, mert az idei gazdálkodásra, tervezésre hatással van. Tudniuk kell, hogy mekkora tartalékokkal számolhatnak, avagy ha jó évet zárt a vállalkozás, például hitel felvételénél is hasznos lehet a frissen bemutatott jó eredmény.
• Ha a cégnél a vészhelyzet idején csökkent a munkamennyiség, akkor most több energiát tudnak fordítani a zárással kapcsolatos feladatokra, mint a jövőben. Később, amikor az üzemszerű működés beindul, akkor az újraindulás folyamataira összpontosítva nehezebb lesz az előző évi egyeztetésekre koncentrálni.
• Nem szerencsés plusz munkát szervezni sem a nyári melegre, sem az őszi iskola kezdés és konferencia időszakára. Ebből adódóan minél előbb érdemes „túlesni” az év zárási feladatokon és tervezni a nyári pihenést – mert erre is szükség van!
• Július 1-jétől indul a számlázó programok online adatszolgáltatása szinte már minden számla tekintetében. Ennek zökkenőmentes bevezetését és ellenőrzését tervezni kell. Ezen intézkedés szintén a digitalizáció teljes körűségének növelését, így a könyvelői munka egyszerűsítését szolgálja.

Mit tehetünk ma, hogy jövőre jobb legyen?

Digitalizáljunk és automatizáljunk - ez az irány csak erősödni fog! A könyvelő programoktól elvárható automatikus adatrögzítési funkciókat kérjük a fejlesztőktől, legalábbis érdeklődjünk ezekről. Az éves (valamint negyedéves / havi) zárlati feladatok ellenőrzéséhez, beszámoló és riportok összeállításához használjunk az erre kialakított szoftvert! Ha van egy jó programunk, akkor könnyen megoldható az évközi rendszeres adófolyószámla egyeztetés, riport készítés az ügyfelek részére, és a mérleget alátámasztó analitikák folyamatos vezetése. Ezzel lehetővé válik, hogy mire eljutunk az év zárásához, ezek már rendelkezésre álljanak, és lényegesen lerövidüljön a zárlatra fordítandó munkaidő!

Összességében elmondható, hogy a 2020. a digitalizáció éve. A szoftverek használata nélkül már nem tudjuk elképzelni a napi munkát, kommunikációt. A folyamatosan változó és megújuló helyzethez a szoftverek is igazodnak, alkalmazkodnak, fejlődnek. Érdemes mindezekre figyelemmel az automatizációs lehetőségeket kihasználva „a digitális kollegákat” is mind intenzívebben bevonni a könyvelési munkaszervezésbe, hogy mi időnként hátradőlhessünk.

További jó évzárást utána pedig jó pihenést kívánok!

A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök,
az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője, a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója

Szerezze meg összes szükséges kreditpontját színes távoktatási kínálatunk segítségével!