Nincs termék a kosárban.
Összesen bruttó:
0 HUF
Nincs termék a kosárban.
Adatbiztonság
Az ügyfeleink ránk bízták ékes adataikat, üzleti titkaikat. Az üzleti titok fogalmát a Ptk. definiálja és valószínűleg a könyvelői szerződésünk is kitér rá. Azért kell ezzel foglalkoznunk, mert a „digitalizáció” szlogenje alatt több online vagy más vállalkozás által üzemeltetett szerver számítógépen futó szoftver is jelen van a piacon. Előszöris mindenképpen érdeklődjük meg, milyen adatokat kap és tárol az adott segédszoftver? Meddig tárolja ezeket, és milyen adatvédelmi, adatkezelései szabályai vannak? Sokak körében népszerű például és nyilvánvalóan számos előnye van az online (felhő alapú vagy távoli szerveren futó) szoftver használatának, de csak akkor vezessük be, ha ügyfelünk kifejezetten hozzájárul az adatainak az ilyen módon történő kiadásához. Amennyiben az ügyfél nem támogatja, hogy adatait máshol (is) tároljuk, akkor offline, azaz a saját számítógépre telepített szoftverekkel kell megoldanunk a digitalizálást. Egy jó adatvédelmi-informatikus szakember segítségével a több-lépcsős azonosítással rendelkező felhőben is vannak lehetőségeink, azonban ehhez feltétlenül kérjük ki megfelelő szakember véleményét!
Az évzárás folyamata, automatizálási lehetőségek ELZÁVAL
A napi rutin folyamatokba beépíthető segédprogramok közül a (fő)könyvelői vezetői ellenőrzéshez tartozó feladatokat szeretném kiemelni. Ha most, az év elején jól megtervezzük az évzárás folyamatát, s végiggondoljuk az ehhez igénybe vehető eszközöket, akkor májusban alvással tölthetjük az éjszakáinkat és kikapcsolódással a hétvégéinket. Ez tudom, hogy nagyon csábító, s ELZA (Elektronikus Zárást és dokumentálást segítő szoftver) ebben tud segítséget nyújtani nekünk.
A könyvelőirodák életében a folyamatok természetes része a változások kezelése. Ebben az időszakban érdemes aktualizálni az ügyféltörzset, a kapcsolattartókat, az évközi adónemváltásokat, a telephelyekben történt változásokat, … stb. Ezeket persze vezethetjük egy jól felépített táblázatkezelőben is, de a segédprogramok hasznunkra lehetnek abban, hogy ezeket az adatokat csak egyszer kelljen rögzítenünk és minden további információ ebből előálljon.
Fontos szervezési kérdés lehet egy több fős iroda esetén, hogy pontosan tudjuk, s később is vissza is tudjuk követni, hogy melyik feladatot ki végzi/végezte el. Ennek segítségével az, aki ellenőrzi a munkát, rögtön látja kitől kell kérdeznie az adott területen, vagy kitől mit kell számon kérnie. Mindehhez elég, ha egy megfelelő jogosultságkezelési rendszerben rögzítjük a munkatársak felhasználói azonosítóját, s aztán már ehhez párosítjuk az egyes feladatok állapotjelöléseit. Ez azért is fontos, mert több olyan témát tudunk felsorolni, amit nincs lehetőségünk egy szusszal befejezni – akár csak azért, mert meg kell várnunk a partner válaszát, s jó, ha közben nem merül feledésbe a dolog. ELZA például tudja, ki mit csinál/csinált és készen van-e a munkatárs a feladattal, hiszen megkülönbözteti a még folyamatban lévő, elkészült, vagy már kész és ellenőrzött feladatokat.
Az év legelején…
A több évet érintő dokumentumokat az év bármely szakaszában érdemes áttekinteni, ellenőrizni. Ide tartoznak például a szabályzatok, vagy a fontosabb, éveken átnyúló szerződések, avagy akár a cégkivonatok tárolt változatai. Ezzel ugyanis például már az év elején ellenőrizhetjük a saját tőke tételeinek mozgását, egyenlegét, illetve felkészülhetünk a módosított szabályzatok megfelelő alkalmazására - célszerű tehát már most időt szentelni a dolognak. Az ilyen típusú, több évet is érintő dokumentumok részére ELZA megfelelő felületet, helyet biztosít egy ún. állandó dossziéban.
Január 20 után
Fellélegezhetünk, mert elment az év utolsó áfa bevallása (kivéve az éves bevallási gyakoriságot, ahol az első egyúttal az utolsó) és kész a bank könyvelése is. Másnap már rendelkezésünkre áll az adófolyószámla. ELZA használatával néhány perc alatt előállítható az adófolyószámla egyeztetés, illetve ha van eltérés, akkor azt is egy összesítő listában adónemenként mutatja. Mi ELZA titka? A könyvelőprogramból kiexportált audit xml file tartalmazza a főkönyvi könyvelés minden tételét, amelyet ELZA összevet az ügyfélkapuról lekérdezett adófolyószámlával. Ennek pontossága érdekében lehetőségünk van korrekciós sorokat is rögzíteni (pl. a következő időszakra átvihető áfa, nem könyvelt társasági adóelőleg). A legszerencsésebb munkaszervezés szempontjából, ha az adófolyószámla egyeztetést már október végén megcsinálja valaki az irodában. Az idei évzáráshoz ELZA segítségével bárki alkalmas lehet erre a feladatra, könyvelői szaktudás nélkül.
A könyvviteli zárlat során az egyik fő cél, hogy a beszámoló elkészüljön és annak sorai megfelelően alátámasztottak legyenek. A számviteli törvény 69. § (1) bekezdése előírja, hogy „a könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.” Ehhez egy egységes zárlati mappastruktúra szükséges. ELZA mérlegsoronként, és egyéb csoportosításban (például adók) összerendezi a leltárakat, analitikus adatokat, dokumentumokat, számításokat és ezzel egy egységes szerkezetet ad a teljes beszámoló mappának. A programnak köszönhetően mindegy, hogy az irodán belül ki végzi egy adott ügyfél könyvelését, vagy készíti el a beszámolóját, következetesen és egységesen tároljuk az adatokat, információkat, plusz energia befektetése nélkül.
ELZA további segítséget nyújt az automatikus adatfeldolgozásban. A már fent említett audit xml beolvasásával és a főkönyvi számlák besorolásával automatikusan előáll a mérleg, az eredménykimutatás, a mutatók, és néhány adat megadásával a kiegészítő melléklet, a cash-flow kimutatás nagy része, valamint az adózott eredményt elfogadó határozat is. Ezt követően a zárási folyamat végeredménye is automatizált: az adóbevallás feltöltése ANYK programba és a beszámoló közzététele az OBR feltöltéssel néhány kattintással teljesíthető. Ahhoz, hogy ide húsvét előtt eljussunk, a következő nagyobb területeken tudunk segítséget kérni a munkatársaktól és ELZA-tól.
A mérleg alátámasztása
A befektetett eszközök egyenlegének alátámasztását a könyvelő programokból kinyert és az ügyfél által aláírt leltárak, mozgástáblák, növekedések, csökkenések, átsorolások, értékcsökkenések elszámolása jelenti. Ezeket csak el kell menteni, és összevetni a főkönyvi egyenlegekkel. Ezen a területen azonban több adóhatás jelentkezik a társasági adó vagy KIVA számításnál, amit szerencsés a zárás folyamatában közvetlenül az adó levezetésben rögzíteni. Ha az adó levezetésekre programot használunk, akkor ez könnyedén megvalósítható.
A készletek értékére nem térek ki, mert ennek specialitása az ügyfél és az általa választott nyilvántartás-elszámolás módszerében rejlik.
A rendezetlen vevők és szállítók listáját minél előbb küldjük el ügyfelünknek, mivel ebből kiderülhet, ha értékvesztést kell elszámolni, vagy ki kell vezetni egy-egy tételt, esetleg valamely számla nem jutott el a könyvelésre. Az értékvesztésnek számviteli és adóhatása is van, ezeket folyamatosan vezetjük évről-évre, ezért itt is szerencsés, ha van egy egységes alapnyilvántartás, amiben vissza tudunk nyúlni az előző évhez, és abban vezetjük át a változásokat. Ugyanez igaz az egyéb követelésekre, a hitelekre/kölcsönökre, valamint az kötelezettségekre. Az előző évben feltöltött leltárban már csak a módosításokat kell elvégezni.
A pénzeszközök mérlegcsoportban lehetnek pénztárellenőrzés jegyzőkönyvei és a tárgyidőszak utolsó bankkivonata (amit érdemes már most, a december havi könyveléskor szkennelni és elmenteni a zárlati dossziéba a pénzeszközök alátámasztásához). Itt említem meg a devizás tételek árfolyam átértékelését is. Sok könyvelőprogram kezeli az átértékelést automatikusan. Mivel az audit xml leírás deviza összegeket is tartalmaz, ezért annak átadásával az árfolyam átértékelés könnyen kimutatható és néhány perc alatt ellenőrizhetővé válik.
Adózás
A beszámolókészítés és a zárlat folyamatának utolsó szakaszában készítjük el az éves adók levezetését is, amihez ELZA számos segítséget tud nyújtani. Érdemes a könyvelőirodaként egységesen kezelt főkönyvi számlatükröt úgy kialakítani, hogy az éves adó levezetések vagy ellenőrzések szempontjából elkülönüljön a főkönyvi számlák tartalma egy-egy témára. Például a követelések értékvesztését ne könyveljük a készletek értékvesztésével azonos főkönyvi számlára. Ha ez a részletes bontás megvalósul, akkor ELZA képes előállítani a társasági adó (KIVA) éves levezetésének nagy részét, ami figyelembe veszi a konzekvenciákat. Az adólevezetéseket ELZA átadja az ÁNYK-nak és ezzel megspórolhatjuk az adóbevallás kitöltésére fordított munkaidőt.
Az utolsó simítások – húsvét előtt
Amikor minden kimutatás ellenőrzésre került, a mérleg minden sora alátámasztható, általában akkor kerül sor a kiegészítő melléklet elkészítésére. ELZA ismeri a számviteli törvény által megfogalmazott elvárásokat és sorrendben végigvezet bennünket az érintett témákon. Ahol ügyfelünknél nem úgy alakult az év, ahogy ez általánosan történik (például számviteli önellenőrzésre került sor), akkor átkattinthatunk ELZA kiegészítő mellékletében a megfelelő tartalmú sorokra, ezzel tovább gyorsítva munkánkat.
A tulajdonosok által elfogadott beszámoló közzétételéhez ELZA néhány kattintással elkészíti az OBR file-t, amit ügyfélkapus bejelentkezéssel fel kell töltenie a beszámolót közzétevő személynek az e-beszámoló felületére.
Digitalizáció az évzáráson túl
A könyvelés során nem csak a beszámoló elkészítése és az éves zárlat tartozik a fontos és időt igénylő feladatok közé, hanem az évközi adatszolgáltatás is. Ajánlott és sok esetben elvárt, hogy ügyfelünknek rendszeresen riportot készítsünk, amiben tájékoztatjuk őt a vállalkozása legfőbb adatairól, ami számos vezetői döntést tud elősegíteni. ELZA az általunk beállított paraméterekkel és tartalommal automatikusan tud riportot készíteni ügyfelünknek. Emellett ELZA bármikor előállít egy közbenső mérleget egy jó főkönyvvel és néhány kattintással.
Bár épp csak érintettem néhány témát, mégis jól látható, hogy ezzel a munkamódszerrel jelentősen növelhetjük irodánk szakmai munkájának megalapozottságát, illetve színvonalát, valamint a munkaerő hatékonyságát, s csökkenthetjük a feladatellátáshoz szükséges időráfordítást.
A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök,
az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője,
a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója