Nem elég jól dolgozni – dokumentálni is tudni kell

Valóban – sokszor kiváló szakmai munka van mögötte. Csak van egy probléma.

A könyvvizsgálatban nem az számít, hogy mit gondoltunk, hanem az, hogy mit tudunk bizonyítani.

2025-től ezt már nem csak szakmai, hanem nagyon is gyakorlati oldalról is komolyan kell vennünk.

Ugyanis a 2025-ben kezdődő üzleti évek auditja lesz az első olyan időszak, amikor a könyvvizsgálati dokumentációt kötelező digitálisan archiválni a jelentés kiadását követő 60 napon belül.

Ez pedig sokak számára nemcsak új feladat – hanem egy új gondolkodásmód kezdete is.

A valódi kihívás nem a szabály – hanem az idő

Beszélgetésekben gyakran elhangzik:

• „Én eddig is rendesen dokumentáltam.”
• „Megvannak a fájljaim.”
• „Majd archiváljuk valahogy.”

Csakhogy a gyakorlatban a probléma nem a szándék, hanem a kapacitás.

Az év végi könyvvizsgálati időszak időben sűrű, párhuzamos munkákkal terhelt, és gyakran „tűzoltás jellegű”. Ebben a környezetben a dokumentálás sokszor utólag történik, több helyen tárolódik, vagy éppen „fejben van meg”.

A digitális archiválás viszont nem tolerálja ezt.

Ott egy adott időpontban egy kész, lezárt, teljes dokumentációt kell előállítani és megőrizni – ráadásul úgy, hogy az:

• utólag ne legyen módosítható,
• visszakereshető legyen,
• és egy másik könyvvizsgáló ugyanarra a következtetésre jusson belőle, mint mi.

Ez már nem csak szakmai kérdés. Ez rendszerkérdés.

Mit jelent a gyakorlatban a digitális archiválás?

Sokan azt gondolják, hogy ez „valami technikai dolog”. Valójában sokkal egyszerűbb – és sokkal szigorúbb.

Talán a legfontosabb gyakorlati szempont:

- nem az összes begyűjtött adatot kell archiválni,

- hanem azt, ami a következtetéseinket alátámasztja.

Ez egy nagyon lényeges különbség.

Nem az a cél, hogy „mindent elmentsünk”, hanem hogy bizonyítani tudjuk, amit leírtunk.

A legnagyobb kockázat: a „két világ”

A gyakorlatban ma még sokszor két párhuzamos rendszerben dolgozunk:

1. a könyvvizsgáló programban
2. saját mappákban, Excel/Word fájlokban

Ez elsőre kényelmesnek tűnik, de a digitális archiválás szempontjából kifejezetten veszélyes.

Miért? Mert:

• ami nincs a programban → nem kerül archiválásra
• ami kint van → nem biztos, hogy a végleges verzió
• ami több helyen van → nem egyértelmű, mi a „bizonyíték”

És így előáll az a helyzet, hogy jól dolgoztunk, csak éppen nem tudjuk igazolni.

Egyszerűbb, mint gondolnánk – csak máshogy kell dolgozni

A digitális archiválás nem feltétlenül jelent bonyolult technológiát. Több megoldás létezik:

• saját rendszerben történő archiválás,
• felhős szolgáltatások,
• külön archiváló programok.

De a közös pont mindenhol ugyanaz: egy egységes, lezárt dokumentációt kell létrehozni.

És itt jön a lényeg: ha a dokumentáció a teljes folyamat során egy helyen épül, akkor az archiválás már nem külön feladat. Hanem egy gombnyomás.

Ebben segít a Metrum Referencia

A Metrum Referencia programban a digitális archiválás lehetősége már több mint két éve rendelkezésre áll (több oktató videó is található ebben a témában). Mégis sokan most találkoznak vele először – mert eddig nem volt „kényszer”.

Most viszont már nem opció. A rendszer előnye pontosan ebben rejlik:

• a dokumentáció strukturáltan épül fel,
• minden munkapapír, bizonyíték egy helyen van,
• a dosszié egyben kezelhető és archiválható.

Ez a gyakorlatban sokkal nehezebb, ha a dokumentumaink szétszórtan vannak.

Időmegtakarítás: nem az archiválásnál kezdődik

Sokan attól tartanak, hogy az archiválás „plusz idő”. Valójában ennek az ellenkezője igaz.

Az időt nem az archiválásnál nyerjük meg, hanem a dokumentálás módján.

Néhány gyakorlati javaslat:

1. Ne a végén dokumentálj! - Ami nincs azonnal rögzítve, az később kétszer annyi idő.
2. Egy helyen dolgozz! - A „majd bemásolom” típusú megoldások a legnagyobb időrablók.
3. A végleges verzió legyen a rendszerben. - Ne külső Excel legyen az „igazi”.
4. Már év közben gyűjtsd a bizonyítékokat! - Nem kell mindent decemberben megoldani.

ELZA + Metrum: amikor a dokumentáció „magától épül”

Különösen nagy előnyt jelent azoknál az ügyfeleknél, ahol az ELZA rendszert is használják.

Az ELZA és a Metrum közötti adatátadás fejlesztéseinek köszönhetően:

• a zárási dokumentumok közvetlenül beérkeznek a Metrumba,
• strukturáltan kerülnek a megfelelő helyre,
• nem kell külön gyűjtögetni, átemelni.

Ez a gyakorlatban kevesebb manuális munkát, kevesebb hibát, gyorsabb dokumentációt jelent - 

és ami most a legfontosabb: könnyebb archiválást.

Végül: nem technológiai kérdés

A digitális archiválás kapcsán sokan technológiai kihívást látnak. Pedig a valódi kérdés nem ez.

Hanem az, hogy hogyan dolgozunk nap mint nap?

Egy jól megszervezett, következetesen dokumentált munka végén az archiválás már nem probléma.

Egy széttagolt, „majd összerakjuk” típusú folyamat végén viszont komoly kockázat.

Steve Jobs egyik gondolata jól illik ide: „Az egyszerűség a végső kifinomultság.”

A könyvvizsgálatban ez talán így hangzana:

Az egyszerű rendszerben dolgozó könyvvizsgáló nemcsak jól dolgozik – ezt bizonyítani is tudja.