Évközi audit – szoftverek és más digitális eszközök a könyvvizsgálat tervezésében

Mint ahogy az életünk szinte minden területén, a könyvvizsgálatban is egyre nagyobb teret nyer a digitalizáció: így egyre több korszerű eszközzel dolgozhatunk, amelyek könnyebbé és hatékonyabbá teszik az auditot. „Jó munkához jó szerszám kell!” – mondták már a régi tévéreklámban is. Töltsük meg tehát mi is a „szerszámos ládánkat” és akár több helyről, különböző forrásokból szerezzük be már most a hasznos eszközöket, megoldásokat! Ez az eszközhasználat és a közvetlen kommunikációs csatornák nélkülözhetetlenek a könyvvizsgálat során begyűjtött adatok, információk hatékony feldolgozásához.

A könyvvizsgáló és az ügyfelei kapcsolata elég speciális – a szakmai tudás, a korrekt együttműködés mellett alapvető jellemzője a bizalom. Éppen ezért nem okozhat gondot, hogy hozzáférést kapjunk akár a vizsgált cég könyveléséhez is (természetesen csak betekintő/lekérdező jogosultsággal), vagy az ügyfélhez felvett technikai felhasználóként lekérdezhessük a NAV-tól az online számla adatokat. A proaktív hozzáállás a könyvvizsgálatban is meghozza gyümölcsét – minél több adatállományt, információt tudunk begyűjteni akár már a vizsgálat megkezdése előtt, annál biztosabb alapokra építhetjük az egész auditot.

Az évközi vizsgálat célja elsősorban a vizsgált cégnek, az ott zajló folyamatoknak, különösen az előző időszak óta bekövetkezett változásoknak a megismerése és a tapasztaltak alapján a könyvvizsgálat megtervezése.

Ha sikerül megszereznünk a szükséges információkat, akkor sokkal könnyebben megtalálhatjuk a kockázatos területeket, az esetleges új kockázatokat. Így az erőforrásaink célzott, koncentrált felhasználásával hatékonyabban tudjuk feltárni a lényeges hibás állításokat. Erőforrások alatt ilyenkor persze nem csak a munkaerőt értem, hanem a rendelkezésünkre álló szoftveres megoldásokat, bizonyítékszerzési eszközöket is.

A rendszervizsgálatok elvégzésekor a kockázatok azonosítása és becslése mellett a lényegesség megfelelő összegben történő meghatározása az egyik legfontosabb feladatunk. A lényegesség a könyvvizsgálat során azonosított hibás állítások értékelésére szolgál – a megállapított átfogó és a végrehajtási lényegesség döntheti el egy-egy könyvvizsgálói jelentés minősítését.

A tervezés első fázisában még csak nagyvonalúan határoztuk meg a vizsgálatok ütemezését, jellegét és terjedelmét – ezek részletes kifejtése a munkaprogramokban történik. Természetesen itt is igaz, hogy főleg a változásokra kell koncentrálni, hiszen a korábban rutinná vált feladatok már dokumentálva vannak és átemelhetők a következő évekre.

A vizsgálat terjedelmével (mit és mennyit akarunk vizsgálni) már az évközi audit során is érdemes alaposabban foglalkozni. A vizsgálatra kiválasztás és mintavétel funkcióval, amiről egyébként a Konferenciát követően kreditpontos tananyag is megjelenik majd az e-learning rendszerben, képet kapunk az alapsokaságok eloszlásáról, statisztikai jellemzőiről, az egyes adatcsoportok tételeiről (végrehajtási lényegességet meghaladó, egyedileg jelentős, jellegük miatt kockázatos, mintavétellel kiválasztott tételek). A tervezés után tehát elindulhat már maga a vizsgálat is, amellyel válaszokat kaphatunk a tervezés során feltett egyes kérdésekre, így már gyűlhetnek a bizonyítékok az év végi állapot alátámasztására.

Nézzünk meg néhány lehetőséget a tervezési döntésekhez szükséges információk összegyűjtésére!

Az aktuális cégadatok lekérése, interneten elérhető információk a cégről, a működési területéről

Már az első ügyfél találkozó előtt láthatjuk, hogy történt-e változás az eltelt időszakban? A Kamara által biztosított céginformációs szolgáltatás jól működik, hasznos információkhoz, elemzésekhez juthatunk általa. A tulajdonosi körben, a vezetőség összetételében, a tevékenységben bekövetkezett változások mind olyan kérdések, amelyek felmerülnek majd a vezetéssel folytatandó nyitó megbeszélésen. A tervezés időszaka tulajdonképpen a jó kérdések összeszedésére szolgál – ha megfelelő kérdéseket teszünk fel, a kapott válaszokból fontos következtetéseket tudunk levonni.

Nem lehet eltekinteni az általános gazdasági környezet alakulásától, az adott társaság tevékenységét, piacát érintő változásoktól – úgy gondolom, ebben az évben is ezek a külső tényezők minden vállalkozásra hatással vannak, és jelentős kockázatokat hordoznak (a háború, a kihirdetett veszélyhelyzet miatti jogalkotás, az energiaár-robbanás, az egyre növekvő infláció). Ezeknek a kockázatoknak az azonosítása, az adott ügyfél működésére gyakorolt hatások becslése elengedhetetlen ahhoz, hogy a könyvvizsgálat során megfelelő válaszokat tudjunk adni rájuk.

Állományok, dokumentumok bekérése

Szerencsére egyre több adatbázishoz jutunk hozzá, és a paletta még bővülni fog. Új lehetőség például a NAV online számla lekérdezés a Webpostán keresztül, így ezt a témát részletesen bemutatjuk az idei Könyvvizsgálói Konferencia 0. napján is.

Az ügyféltől első körben bekérendő dokumentumok listájában biztos, hogy szerepelni fog az audit xml (a főkönyvi könyvelés adatai), a számlázó programból lekért számlázó xml (az összes kimenő számla), a NAV-tól lekért adófolyószámla xml, és ha elérhető, akkor a tárgyi eszközök riportja is. Már önmagukban ezek az állományok is hozzájárulnak ahhoz, hogy a vizsgált cég „élete” (legalábbis annak jelentős része) nyitott könyv legyen előttünk. Az ügyvezetővel, főkönyvelővel való nyitó megbeszélésre konkrét kérdésekkel tudunk készülni az állományok beolvasása és az adatok áttekintése után.

Korábban szó volt a változások dokumentálásáról: az audit xml beolvasása után már a főkönyvi kivonat összeállítása során feltűnnek az idén új főkönyvi számok (amelyeknek a bekötése még hiányzik), ezekből is konkrét információkat kaphatunk az új követelésekről, kötelezettségekről, illetve a tevékenységek (költségek, árbevételek) esetleges változásairól. Az „adatlefúrás”-nak köszönhetően itt a főkönyvi kivonatban rögtön belenézhetünk a főkönyvi kartonokba is, így egyértelműen azonosíthatóak a könyvelt események.

A főkönyvi kivonatból összeállított évközi beszámoló elemzése még erre a tört időszakra is jól használható, hiszen itt még inkább láthatóak – már nem csak főkönyvi számok szintjén, hanem mérleg- és eredménykimutatás soronként is - az esetleges szerkezeti vagy számszaki változások az előző évi adatokhoz képest.

A kimenő számlák állományának (számlázó xml), vagy a NAV-tól lekért, a könyvvizsgáló programba a Webpostán keresztül beolvasott vevő és szállító számlák állományának áttekintése rendkívül sok segítséget nyújt már a tervezés időszakában is (ezért is készül erről is, egy a Konferenciát követően elérhető e-learning tananyag). A számla riportban előre paraméterezett lekérdezések, grafikonok, összesítő és tételes listák, virtuális számlaképek tárják elénk a vizsgált cég értékesítési és beszerzési profilját. Még nem beszéltünk a társaságnál senkivel, de mégis további részletes kimutatásokat, elemzéseket készíthetünk a legnagyobb forgalmú partnerekről, termékekről/szolgáltatásokról, engedményekről, korrekciókról, áfa pozícióról – és természetesen gyűjtjük tovább a felmerülő kérdéseinket.

A NAV-tól adófolyószámla xml-t is le tud kérni nekünk a könyvelő, amiből az esetleges adókockázatokra, adótartozásokra is fény derülhet már most, év közben. A könyvvizsgáló programban az adónem egyenlegek összehasonlítása a főkönyvi könyveléssel egyszerű művelet, amely rámutathat az adók könyvelésének hiányosságaira is. Ha nincsenek lekönyvelve pl. a negyedéves kötelezettségek, akkor az ügyvezető által kért évközi riport, az eredmény nagysága is félrevezető képet mutathat – mi időben jelezhetjük ezt a problémát.

A tárgyi eszközök évközi alakulását tükröző, a könyvvizsgáló programba szintén beolvasható kimutatás fontos információkkal szolgálhat. Új termelőeszközöket vesznek? Vagy éppen eladnak, mert leépítik a tevékenységet? Luxusberuházásokra költenek? Még az irodában előkészíthetjük a listát azokról a jelentősebb eszközbeszerzésekről, amelyek ellenőrzését már most, az évközi vizsgálat során dokumentálni szeretnénk.

Nyitó megbeszélés, interjúk

Egy finom kávé mellett kötetlen beszélgetéssel indulhat az ügyvezetővel, a főkönyvelővel való találkozásunk. Ám még a hétköznapi témák közben is legyünk éberek, figyeljünk az esetleges apró „elszólásokra”, mindenről AZ jusson eszünkbe… mármint, hogy nekünk jelent-e valamilyen könyvvizsgálati kockázatot az éppen említett esemény? Nagyon sok információt szerezhetünk egy-egy ilyen interjú közben. Pl. az ügyvezető egy sportsérülés miatt júniusban kórházban volt – egy egyébként erős vezetői ellenőrzés esetén felmerülhet az a kockázat, hogy ebben az időszakban kicsit lazábban kezelték a dolgozók a feladataikat („cincogtak az egerek”). Megjegyezzük tehát magunknak, hogy a június hónapot alaposabban kell majd vizsgálnunk a kontrollok esetleges elmaradása miatt.

Vagy: kiderül, hogy végre sikerült használatba venni az új könyvelési szoftvert. Ez számunkra mit jelent? Leginkább átfogó kockázatot, amire a válaszunk még több alapvető vizsgálati eljárás elvégzése lesz. Miért is? Megszűntek a régi automatikus kontrollok a termelési rendszer és a főkönyvi/pénzügyi rendszer között – újakat kell/kellett kialakítani. Egyértelműen tételes vizsgálatot követel a nyitóegyenlegeknek az előző évi záró egyenlegekkel való egyeztetése. Ha elmondják, hogy szuper az új program, mert képes a NAV-tól „lehúzni” az összes online számlát (vevőket, szállítókat) és képes ezek csoportos, automatikus könyvelésére is, ezért sokkal gyorsabb a havi zárás - akkor ez nekünk újabb kockázatot és feladatot jelent: meg kell majd győződnünk a beállítások, előkontírozások helyességéről, és – sajnos – további tételes vizsgálatokat is kell végeznünk, hiszen, ha kontroll nélkül kerülhet számla a könyvelésbe (és utólag sem történik ellenőrzés), akkor ez komoly hibaforrás lehet. Pl. a vevőktől kapott előlegek számlái is árbevételként lesznek könyvelve a többi kimenő számlával együtt. Még szerencse, hogy a számlázó xml-ből le lehet gyűjteni az előlegszámlákat és így egyértelműen azonosítható ez a hiba. Máris jobban érthető, hogy miért kell több, különböző forrásokból származó bizonyítékot gyűjteni a beszámolóban szereplő egy-egy állításra.

A saját gyakorlatából mindenki tudna példákat hozni a fentiekhez hasonló egyedi és átfogó kockázatokra. Ezek feltárásának szükségessége nem kérdéses – ezért is nagyon fontos, hogy legyünk nyitottak a munkánkat segítő, korszerű eszközök használatára, amelyek nélkül ma már elképzelhetetlen minőségi szolgáltatás nyújtása.

A cikk szerzője:

Luxné Tálas Ilona

kamarai tag könyvvizsgáló, a Metrum Referencia program szakmai fejlesztője