Nincs termék a kosárban.
Összesen bruttó:
0 HUF
Nincs termék a kosárban.
Talán a legegyszerűbb válasz az, hogy bizonyítékokat gyűjtünk – bizonyítékokat, amelyek az ügyvezetésnek a cég éves beszámolójában tett állításait (nyilatkozatait) megerősítik vagy cáfolják. Ezekből a bizonyítékokból következtetéseket vonunk le, majd ezeknek megfelelő véleményt mondunk a beszámolóról.
A bizonyítékgyűjtés folyamata
Miért fontos bizonyítékokat gyűjteni? Ráadásul olyanokat is, amelyek nem erősítik meg a vizsgált állítást? A válasz lehetne ez is (bár nem szakirodalomban szerepel): „Minden valótlan tény felismerése egy lépéssel közelebb visz a való tényálláshoz.” (Rejtő Jenő: Az ellopott futár)
De hogyan lehet bizonyítékokat gyűjteni? Nyomozni kell, mint egy mesterdetektívnek? Hát, sok a hasonlóság...
Mi is kikérdezzük az érintetteket - interjút készítünk a vállalkozás vezetőivel, alkalmazottaival. Megerősítéseket kérünk lehetőleg harmadik felektől akár az interjúk során elhangzottakra, akár a pénzügyi adatok helyességének igazolására. Elemzünk, újraszámolunk – megfelelnek a kapott adatok a várakozásainknak? Összehasonlítunk – a különböző forrásból származó adatok egyeznek, pontosak?
Modern eszközök és módszerek
Sok könyvvizsgálati eljárás egyszerű fizikai tevékenységet jelent: az interjúk, a folyamatok megfigyelése, a dokumentumok szemrevételezése, az adók, kamatok újraszámolása.
Az elemzések, egy teljes főkönyvi könyvelés áttekintése, különböző adatállományok összehasonlítása viszont már komolyabb eszközöket, technikákat igényel – ma a hatékony és kockázatorientált könyvvizsgálat elképzelhetetlen szoftverek használata nélkül. Természetesen a programok moduljai, szolgáltatásai mellett továbbra is szükség van a „hagyományos” eljárásokra, módszerekre – általában 1 vizsgálat elvégzése önmagában nem ad elegendő és megfelelő bizonyítékot az egyes állításokra.
Releváns állítások jelentős kockázataira többféle eljárással, lehetőleg több, különböző (egymástól független) forrásból szerzett bizonyítékkal kell válaszolnunk. Ebben segítségünkre vannak az informatikai fejlesztések, a NAV „jóvoltából” elérhető egyre több adatállomány, amelyek beolvashatóak a könyvvizsgálói szoftverünkbe. Ha pedig begyűjtöttünk minden információt, állományt, amire szükségünk van, kezdődhet a „nyomozás”...
Hatékonyság és megbízhatóság
Azok a legjobb eszközeink, módszereink, amelyekkel egyszerre több releváns állításra is tudunk bizonyítékot szerezni.
Kiemelkedően hatékony megjelenési formája ennek a NAV (adatszolgáltatásból lekért) online számlák összehasonlítása a főkönyvi könyvelésben található adatokkal. Ilyen lehetőség ennyire megbízható módon eddig nem állt a rendelkezésünkre, de idén ez is bekerült a Metrum Referencia fejlesztései közé. Mi a „tuti recept”?
Be kell kérni a főkönyvi könyvelés teljes állományát (audit xml, lehetőleg a 2024-ben kiadott új verzióban), a Webposta fiókunkban be kell állítani a NAV-hoz felküldött számla adatszolgáltatáshoz való hozzáférésünket (ebben segítséget nyújt a honlapon elérhető letölthető anyag), majd el kell indítani a számlák letöltését. Másnap már beolvashatjuk a Webposta fiókban gyűjtött számlák adatait a könyvvizsgáló programunkba és kezdődhet az egymás mellé tett két adathalmaz összehasonlítása. Azonnal láthatóvá válnak az eltérések.
Az egyeztetést két irányból végezzük el: egyrészt a számlaállományból kiindulva (minden számla szerepel a könyvelésben?), másrészt a főkönyvből kiindulva (minden könyvelési tételhez találunk számlát?).
Természetesen az eltéréseket további vizsgálatnak vetjük alá, hogy feltárhassuk azok okait – ehhez elengedhetetlenül szükséges az ügyfél tevékenységének, értékesítési profiljának, beszerzési forrásainak ismerete. (Ezeknek az információknak a begyűjtése már meg kellett, hogy történjen a könyvvizsgálat tervezési szakaszában.)
Figyelemmel kell lennünk arra is, hogy az eltéréseket eredményező jelenségeket meg kell értenünk és csak ezután tudunk érdemben dönteni arról, hogy egyes eltérések elfogadhatóak vagy sem.
Miért hatékony ez a módszer? Mert bizonyítékot tudunk gyűjteni a könyvelés NAV számlaállományokhoz való viszonyításakor
Ez az összehasonlítás azonban bizonyos körülmények között nem helyettesíti a hagyományos vizsgálatokat.
Például, ha a társaság nem állít ki egy ügyletről számlát, majd csak a következő évben a könyvvizsgálat lezárása után, akkor ez nem derül ki ebből az eljárásból, csak a teljesség más, hagyományos vizsgálataiból (pl. a szerződések, teljesítésigazolások áttekintéséből).
Ugyanez vonatkozik az előfordulásra is: ha ténylegesen nem fordult elő egy ügylet, csak fiktív számlázás történt, akkor mindkét állományból úgy láthatjuk, hogy minden rendben van – pedig lehetséges, hogy egy csalásra utaló jellel találkoztunk. Ennek azonosításához, a helyzet megítéléséhez persze körültekintőbb vizsgálat, a körülmények mélyebb ismerete, feltárása szükséges. (Pl. a vezetés eredményt befolyásolni akaró szándékai, az ügylet észszerűsége, bizonylati alátámasztottsága, stb.)
Összegzés
Felmerülhet a kérdés, hogy miért mondjuk hatékonynak ezt a módszert, ha emellett is el kell végezni azokat az eljárásokat, amelyeket egyébként is el szoktunk végezni, amikor a teljességre, előfordulásra, értékelésre, pontosságra, elhatárolásra, besorolásra gyűjtünk bizonyítékokat?
Ahogy korábban már szó volt róla: annál erősebbek, meggyőzőbbek a bizonyítékaink, minél több (lehetőleg egymástól független és a könyvelésen kívüli) forrásból származnak. Az online számlák főkönyvi könyveléssel történő összehasonlításakor a lekérdezés után szinte azonnal kapunk eredményeket a fentebb felsorolt állításokra, amelyek megerősíthetik (vagy éppen megcáfolhatják) a más forrásból, más eljárással szerzett bizonyítékokat.
Feltárhatunk rendszerbeli, módszertani hibákat is (pl. a vevőktől kapott előlegek nettó módon való kimutatása a kötelezettségek között, vagy a fordulónap utáni, de a tárgy időszakra vonatkozó korrekciós számlák teljes figyelmen kívül hagyása a tárgyévi könyvelésnél, vagy téves áfa levonások, stb.). Mindezeket az eddigi eljárásoknál sokkal gyorsabban azonosíthatjuk, sokkal nyilvánvalóbb eredményekből levont következtetésekkel.
Alapvető könyvvizsgálati eljárásokat minden jelentős és (nem jelentős, de) lényeges számlaegyenleg, ügyletcsoport, közzététel esetében végeznünk kell. Az adatok tesztelésénél, a minta elemszámának meghatározásánál tehát figyelembe vehetjük ezeket az eredményeket, következtetéseket is, hiszen, ha az egyes állításokra az itt szerzett bizonyítékok megerősítő jellegűek, akkor alacsonyabbra lehet venni a teszteléssel elérni kívánt bizonyosságot. Miért? Mert már ebből a forrásból dokumentáltunk megfelelő (hiteles és megbízható) bizonyítékokat. Alacsonyabb, de még elegendő bizonyosság (megbízhatósági tényező) mellett a vizsgálandó mintaszám is kevesebb – valóban hatékonyabb lesz a munkánk.
Visszatérve a gyermeki kérdéshez, talán ezt válaszolhatnánk, hogy ő is megértse, mi a könyvvizsgáló munkája:
„Képzeld el, hogy van egy nagy doboz LEGO elemed, amiből egy nagy épületet tudsz építeni. Egy könyvvizsgáló olyan, mintha valaki ellenőrizné az összes LEGO kockát, hogy biztos legyen benne, hogy minden a megfelelő helyen van. Ha valami nincs rendben, segít megtalálni a problémát és kijavítani, hogy az általad épített épület stabil és biztonságos legyen.”
A cikk szerzője:
Luxné Tálas Ilona
könyvvizsgáló, a Metrum Referencia és ELZA digitális asszisztens programok szakmai fejlesztője