Miről mesél több tízezer főkönyvi tétel?

Adatunk ma már van. Sok. A könyvvizsgáló új problémája inkább az, hogyan találja meg benne azt, amire valóban érdemes figyelnie.

A könyvvizsgáló ma egy közepes cégnél is 50–150 ezer főkönyvi tétellel találkozik. A hagyományos megközelítés – mérlegtételek szerinti mintavétel – ezt a sokaságot érdemben nem látja: a tervezési szakaszban a könyvvizsgáló többnyire főkönyvi kivonatot, esetleg korosító listákat kap, és a könyvelés minőségéről csak közvetett benyomásai vannak.

Pedig a könyvvizsgálónak már a tervezéskor képet kell alkotnia arról, hogyan működik a könyvelés, hol vannak szokatlan jelenségek és milyen kockázatokra érdemes reagálni, hiszen ezek ismeretében tudja meghatározni a könyvvizsgálati stratégiát, és elvégezni a munka részletes megtervezését.

Adódik tehát a kérdés, hogy hogyan lehet átnézni egy ekkora állományt?

A válasz nem az, hogy sehogy, hanem az, hogy nem egyenként kell a tételeket nézegetni.

A főkönyv nemcsak számokat tartalmaz – kockázatokat is jelez.

A hatékony könyvvizsgálati munkához ezért egyre inkább szükségünk van olyan elemzőeszközökre, amelyek a teljes főkönyvi állományból néhány perc alatt felszínre hozzák azokat a kérdéseket és jelzéseket, amelyek egyébként csak hosszabb Excel-elemzéssel, külön lekérdezésekkel vagy a részletes vizsgálat során derülnének ki.

A Metrum Referencia könyvvizsgáló programban már évek óta működik a Nyitott könyv elemző modul, amelyben sok, előre beállított lekérdezést lehet indítani a főkönyvi könyvelés állományából, és ezekből kiindulva tudjuk elvégezni a releváns vizsgálatokat. Ezek a lekérdezések, illetve ezek eredményei már eddig is hatékonyabbá tették a vizsgálatainkat - annak ellenére, hogy csak időigényes megoldással (egymás utáni lekérdezéssel) tudunk haladni.

A szoftver 2026-os legnagyobb fejlesztése szintet lép az adatokba való betekintés terén: az audit XML-t, azaz a teljes főkönyvi könyvelési állományt egy önálló riport lekérdezésével néhány perc alatt átláthatjuk, elemezhetjük.Az új Audit XML riport az adatokat nem egyszerűen megjeleníti, hanem könyvvizsgálati kérdésekre fordítja le, azaz következtetést megalapozó jelzéseket kapunk.

Az Audit XML Riport logikai felépítése a tervezési gondolatmenetet követi.

A modul először megmutatja, hogy milyen adatállományt kaptunk, utána megvizsgálja, hogy mennyire használható és teljes-e az audit XML, ezt követően jönnek az időbeli anomáliák, a kockázatra utaló jelek, a lényegességi rétegzés, továbbá egyéb összesítő áttekintések.

A modul nem azt várja a felhasználótól, hogy előre tudja, milyen SQL-lekérdezést vagy Excel-szűrést kellene készítenie, hanem tulajdonképpen felteszi helyette az első körös szakmai kérdéseket.

Mi derül ki már néhány perc alatt?

Mielőtt következtetéseket vonunk le az adatokból, érdemes azt is megvizsgálni, hogy az adatok alkalmasak-e arra, hogy következtetéseket vonjunk le belőlük.

A program nemcsak az ügyfél könyvelését vizsgálja, hanem magának az audit XML-nek a minőségét is. A riportban azonnal látszik, ha például eredeti bizonylatszám egyetlen tételnél sincs. Ez önmagában fontos információ: még mielőtt a könyvvizsgáló nekilátna a NAV-online számlák és a főkönyv egyeztetésének, már tudja, hogy az adatállomány milyen korlátokat jelent.

Ugyanez igaz a rögzítőre, rögzítési időpontra, naplókódra és partnerre. Ezek első látásra technikai mezőknek tűnhetnek, de valójában meghatározzák, hogy később milyen könyvvizsgálati eljárások végezhetők el megbízhatóan.

A teljes sokaság áttekintésének lehetősége is valódi előnyt jelent.

Az Audit XML riport nem válaszokat ad a könyvvizsgáló helyett, hanem megmutatja, hol érdemes kérdezni.

Az egyes témáknál megjelenő erős jelzések (dátumanomáliák, kockázatra utaló jelek, ritkán használt számlapárok, szokatlan megnevezések/kulcsszavak stb.) az audit tervezésének fontos elemei.

DE! egyik eredmény sem könyvvizsgálati következtetés – viszont mindegyik segít eldönteni, hol kell tovább vizsgálódni.

Több mint százezer tétel első látásra kezelhetetlen mennyiség. A lényegességi rétegzés után azonban már egészen más képet látunk: például, hogy néhány száz tétel mögött található a teljes forgalom közel fele. Ez már nem egyszerű statisztika. A lényegességi rétegzés kiadja a teljes sokaságot, azonnal használható a mintavételi stratégia és a lefedettség dokumentálására.

Ha például a tételek jelentős százalékában a rögzítés dátuma azonos, az jelezhet tömeges adatimportot vagy utólagos újrakönyvelést, amelyek korlátozhatják a könyvvizsgálót a csalásra utaló jelek keresésében.

Ha például a tételek jelentős hányada a bizonylat dátumához képest 60, 90 vagy akár 180 napon túl kerül rögzítésre, érdemes megvizsgálni ennek okát. Jelezhet sajátos könyvelési folyamatot, utólagos feldolgozást, adathibát, de felvetheti a megfelelő időszakban történő elszámolás további vizsgálatának szükségességét is.

Hogyan foglalhatnánk össze a modul előnyeit, hasznosságát?

Gyorsaság: Egy 100 ezer tételes főkönyvből néhány perc alatt készül egy első kép.

Teljeskörűség: A jelzések a teljes adatállományon futnak. Ez minőségi ugrás, nem gyorsítás.

Jobb tervezés: A kockázatbecsléshez nem általános benyomásokat kapunk, hanem számszerű információkat: hány tétel, mekkora érték, mely napló, mely rögzítő, milyen időszak.

Jobb kérdések: A jelzések segítik a szakmai szkepticizmus gyakorlati alkalmazását, amihez elengedhetetlenek a konkrét kérdések. Egészen más azt kérdezni az ügyféltől, hogy „Volt valami szokatlan könyvelés év végén?”, mint azt: „A ritkán használt számlapárokon 682 tételben 3,2 milliárd Ft forgalmat látunk. Nézzük meg, mi áll ezek mögött.”

A modul használatával így a szakmai szkepticizmus hozzáállásból gyakorlati eljárássá válhat: adatvezérelt kérdés → magyarázat → a magyarázat tesztelése → következtetés → dokumentálás.

Összegzés

A főkönyvi állomány nem pusztán adathalmaz. Mesél a könyvelés működéséről, sajátosságairól, minőségéről – és arról is, hol érdemes a könyvvizsgálónak tovább kérdeznie.

Természetesen egyetlen riport sem helyettesítheti a szakmai megítélést. Az Audit XML riport eredményei jelzések, nem megállapítások. Ráadásul az elemzés lehetőségeit mindig befolyásolja a kapott audit XML tartalma és minősége – ezért ennek hiányosságait is fontos már a munka elején megismernünk.

Az adatelemzés ma már nem feltétlenül külön informatikai tudást vagy önálló data analytics csapatot igényel. Egy jól felépített elemzőeszközzel a kisebb könyvvizsgáló praxisokban is a mindennapi audit természetes részévé válhat.                                    

A digitalizáció valódi előnye talán éppen ebben rejlik: nem a könyvvizsgáló helyett gondolkodik, hanem segít abban, hogy a könyvvizsgáló a megfelelő helyen kezdjen el gondolkodni.

A cikk szerzője:

Luxné Tálas Ilona,

kamarai tag könyvvizsgáló, az ELZA és Metrum Referencia program szakmai fejlesztője