Visszaszámlálás: startol a belső visszaélés-bejelentési rendszer

A szabályozási háttérről röviden

Cikkünk aktualitását az adja, hogy 2023. július 24-én hatályba lép, a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: új Panasztörvény v. Törvény), amely az állami szervekkel és a helyi önkormányzati szervekkel kapcsolatos panaszok és közérdekű bejelentések kezelésen túl, nem csak az állami szférára, hanem a magán szektorra nézve is szabályozza a visszaélés-bejelentések kezelésének rendjét és a bejelentők védelmét – így a törvény személyi hatálya a magyar vállalkozások jelentős részére is kiterjed.

A jogalkotó az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló 2019/1937 IRÁNYELV (2019. október 23.) rendelkezéseinek megfelelő szabályozási kötelezettségének tett eleget az új törvény megalkotásával, ugyanakkor fontos kiemelni, hogy az új Panasztörvény a visszaélés-bejelentések kezelésére vonatkozó szabályozás megalkotása mellett, lényegében az Irányelv rendelkezésein és a hazai gyakorlaton alapuló módosításokkal, kiegészítésekkel és technikai pontosításokkal újrakodifikálja – és a hatályba lépésével egyidejűleg hatályon kívül helyezi – az állami és a helyi önkormányzati szervezeteknél 2014-től alkalmazott, a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény rendelkezéseit és jogintézményeit.

Írásunkban az új Panasztörvény azon rendelkezéseivel foglalkozunk kifejezetten, amelyek a magánszektor egyes meghatározott szereplőire nézve is kötelezettségeket állapítanak meg, mivel egyes foglalkoztatók tekintetében a határidő a törvény hatályba lépésének napja. 

A szabályozás célja

A visszaélés-bejelentés szabályozásának igénye az uniós szakpolitikák minden területén megjelenik, és az uniós jogot és a közérdeket érintő veszélyek, sérelmek, visszásságok (a továbbiakban: visszaélések) – mint a társadalom jólétét fenyegető kockázatok – megelőzéséhez, feltárásához, és a megfelelő fellépéshez fűződő érdekén alapul. A hivatkozott Irányelv célkitűzése, hogy az Unió egészében megfelelő minimumszabályokkal biztosítsa az uniós érdekeket sértő visszaélések kiküszöbölésében kulcsfontosságú szerepet betöltő, visszaélést bejelentő személyek védelmét. A visszaélés-bejelentés jogintézménye nem újkeletű, a korábbi hazai joggyakorlat is ismeri ezt, azonban az Irányelven alapuló új Panasztörvény tovább növeli az egyes jogalanyok elszámoltathatóságát, az átláthatóságot, s számos vonatkozó kötelezettséget a magánszektor szereplőire is kiterjeszt. Az egyes - a jogszabályból folyó - kötelezettségek teljesítését a kormányhivatalok foglalkoztatás-felügyeleti és munkavédelmi hatóságai ellenőrzik, amelyek szükség esetén közigazgatási intézkedéseket és szankciókat is alkalmazhatnak, de szabályozást nyertek a bejelentő személyeket védő jogok is.

A visszaélés-bejelentésre vonatkozó szabályok alkalmazása

A törvény 17. §-a értelmében a visszaélés-bejelentésre vonatkozó új rendelkezéseket akkor kell alkalmazni, ha a törvény 1. mellékletében felsorolt jogszabályok, illetve uniós jogi aktusok az egyes visszaélések, jogsértések bejelentésére, illetve a bejelentők védelmére vonatkozóan eltérő szabályokat nem állapítanak meg.

A jogalkotó az új Panasztörvény II. fejezetében rendelkezik a

• a foglalkoztató által létrehozott visszaélés-bejelentési rendszerről (5. alcím),
• az állami és önkormányzati szervek belső visszaélés-bejelentési rendszeréről (6. alcím),
• az egyes állami szervek által létrehozott elkülönített visszaélés bejelentési rendszerekről (7. alcím), és
• a visszaélést bejelentők védelméről (8. alcím).

A III. fejezetben a bejelentővédelmi ügyvédre vonatkozó rendelkezések kaptak helyet. A bejelentővédelmi ügyvéd alkalmazására terjedelmi okokból most nem térünk ki részletesen, de ez a jogintézmény a vállalkozások jogszabályból eredő feladatainak ellátását könnyíti majd meg.

Kiknek kell belső visszaélés-bejelentési rendszert létrehozniuk?

A törvény hatálya alá tartozó, a magánszektorban, illetve a közszférában működő egyes foglalkoztatókat és a számukra előírt visszaélés-bejelentéssel kapcsolatos kötelezettségek teljesítésének határidejét az alábbi táblázat szemlélteti. Fontos, hogy az értelmező rendelkezése szerint foglalkoztató mindenki, aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.

Mi a visszaélés?

A Törvény szerint visszaélés a jogellenes cselekmény, vagy mulasztás. A jogszabály a belső visszaélés-bejelentési rendszerbe megtehető bejelentések körét, az Irányelvhez képest tágabb körben határozza meg, mivel az Irányelv tárgyi hatálya alá tartozó információkra vonatkozó bejelentések körét kiterjeszti egyéb információkra vonatkozó bejelentésekre is.

Mi a visszaélés-bejelentő rendszer?

Az Irányelv szerinti belső bejelentési csatornát, – ahol a bejelentő a foglalkoztató tevékenységével kapcsolatos visszaélést/feltételezett visszaélést bejelentheti – a jogalkotó a törvény 5. alcímében foglalt rendelkezések között, ún. belső visszaélés-bejelentési rendszerként alkotta meg.

A külső bejelentési rendszer - a 7. alcím rendelkezéseinek megfelelően-, az egyes állami szervek által létrehozandó, elkülönített visszaélés-bejelentési rendszert jelenti, melynek ismertetésére jelen cikkünkben a terjedelmi korlátok miatt nem térünk ki. De fontos információ, hogy a külső bejelentési rendszer működtetésére a törvény azokat a szerveket jelöli ki, amelyek az uniós jogi aktussal védett körben Magyarországon feladat- és hatáskörrel rendelkeznek, mely szervek elkülönített visszaélés-bejelentési rendszerébe bárki bejelentést tehet.

Az új Panasztörvény szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszerben a bejelentést írásban vagy szóban lehet megtenni, de a bejelentési csatorna típusára vonatkozóan nem tartalmaz további előírást. Az Irányelv (53) Preambulum rendelkezése kimondja, hogy „ha a bejelentő személy személyazonosságának bizalmas jellege biztosított, az egyes, a magán szektorban és a közszférában működő jogalanyok maguk dönthetik el, hogy milyen típusú bejelentési csatornát hoznak létre. Konkrétabban a bejelentési csatornáknak lehetővé kell tenniük, hogy a személyek írásban tegyenek bejelentést, és hogy a bejelentéseket postai úton, panaszdoboz(ok)on vagy online – intranetes vagy internetes – platformon keresztül nyújtsák be, vagy szóban, telefonos forródróton vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy akár mindkét úton bejelentést tegyenek. A bejelentő személy kérésére e csatornákon keresztül lehetővé kell tenni a személyes találkozók útján történő bejelentést is.” Az új Panasztörvény a bejelentések megtételének módját az Irányelv előírásai szerint határozza meg.

Ki a bejelentő?

Az Irányelv szerint a bejelentő olyan természetes személy, aki munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben szerzett, jogsértésre vonatkozó információt jelent be, vagy hoz nyilvánosságra. A törvény 20.§ (2) bekezdése az Irányelv ezen logikáját követi a bejelentő meghatározásánál, és a szabályozást olyan személyekre is kiterjeszti, akik – noha nem minősülnek munkavállalónak – kulcsszerepet játszhatnak az egyes jogsértések feltárásában, és munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységükkel összefüggésben gazdaságilag kiszolgáltatott helyzetbe kerülhetnek a foglalkoztatóval. Ilyenek lehetnek például az alvállalkozók, vagy a társasággal egyéb szerződéses jogviszonyban állók, mint például a beszállítók.

A törvény visszaélés-bejelentésre vonatkozó II. fejezete a visszaélések bejelentése és kezelése kapcsán meghatározza:

• a bejelentés alaki, és az ahhoz kapcsolódó dokumentációs és tájékoztatási, valamint visszaigazolási kötelezettségeket,
• a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási határidőt, illetve a kivizsgálásával, vagy a vizsgálat mellőzésével kapcsolatos eljárási szabályokat,
• a beérkező bejelentések fogadása során a személyes adatok bizalmas kezelésére, a személyes adatok kezelésének adatvédelmi jogszabályoknak megfelelő működtetésére és a titkosságra vonatkozó szabályokat,
• a bejelentő tájékoztatására,
• illetve a visszaélést bejelentők védelmére vonatkozó szabályokat is.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére kötelezett foglalkoztatók számára az új Panasztörvény egyértelmű és konkrét kötelezettségeket tartalmaz, azonban a kötelezett felelőssége, hogy a visszaélések bejelentésének fogadására vonatkozó folyamatait úgy tervezze meg, és a bejelentések kezelésének eljárásrendjét úgy alakítsa ki, hogy az a szervezet sajátosságaihoz igazodjon és a jogszabályban foglalt kötelezettségek maradéktalan teljesítésére alkalmas legyen.

Hogyan fogjunk hozzá a visszaélés-bejelentő rendszer üzemeltetéséhez?

A kötelezett részéről egy jól átgondolt belső visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása során – a teljesség igénye nélkül – az alábbi feladatok merülhetnek fel:

1. az esetlegesen már működő bejelentési csatornák vizsgálata a jogszabályi megfelelőség szempontjából;
2. a kialakításra kerülő belső visszaélés-bejelentési rendszer elemeinek meghatározása (pl. a bejelentési csatorna elérhetősége, eszköze, személyi és tárgyi/technikai feltételei stb.);
3. a visszaélés-bejelentésekhez kapcsolódó folyamatok megtervezése az egyes részfolyamatok felelőseinek és az egyes feladatok határidejének meghatározásával
4. az egyes folyamatokat veszélyeztető kockázatok felmérése, azonosítása és megfelelő kontrolltevékenységek meghatározása a kockázatok megelőzése, felderítése, illetve megfelelő kezelése érdekében;
5. a működtetésben közreműködő pártatlan személy vagy szervezeti egység kijelölése, illetve amennyiben az adott foglalkoztató esetében a jogszabály nem tiltja, bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet megbízása, illetve – szükség esetén – szakmai konzultáció;
6. a visszaélés-bejelentések fogadásához és kivizsgálásához, az egyes intézkedések megtételéhez, a személyes adatok kezeléséhez, a kötelező tájékoztatáshoz, valamint a bejelentők jogainak biztosításához kapcsolódó eljárásrendek, tájékoztatók, formanyomtatványok elkészítése;
7. a jogszabályban előírt tájékoztatások közlése, közzététele;
8. a működtetésben közreműködők oktatása, illetve a tevékenység ellátásához szükséges információk, feladat és hatáskör, valamint eszközök átadása, jogosultságok biztosítása;
9. szükség szerinti konzultáció adatvédelmi szakemberrel az adatkezelés technológiájának és folyamatának meghatározása során a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések, különösen az EU általános adatvédelmi rendelete (GDPR) alapelveinek való megfelelőség biztosítása céljából.

Végül, de nem utolsó sorban, hasznos a belső visszaélés-bejelentő rendszerben fogadott bejelentések tapasztalatainak időszakos értékelése és az esetlegesen szükséges további intézkedések megtétele a tevékenység jogszerű működtetését veszélyeztető kockázatok kezelésére a kifogásolhatatlan szervezeti működés érdekében.

Amennyiben szeretne többet tudni az új Panasztörvény visszaélés-bejelentésre vonatkozó rendelkezéseiről, és a belső visszaélés-bejelentési rendszer bevezetéséről, csatlakozzon a 2023. július 3-án 10.00 órától 12.00 óráig megvalósuló webinárumunkhoz, ahol a makrai.szilvia@mkvkok.hu e-mail címre 2023. június 26-án 10 óráig előzetesen megküldött kérdésekre is feltétlenül kitérünk.

Az online előadás során gyakorlati szempontból tovább boncolgatjuk mindazokat a kötelezettségeket, melyet a jogalkotó a visszaélés-bejelentések fogadásával és kezelésével, valamint a bejelentők védelmével és a bejelentővédelmi ügyvéd jogintézményével kapcsolatosan meghatároz.

A cikk szerzői és a webinárium előadói:
Dr. Krak Anita LL.M. adatvédelmi szakjogász, integritás tanácsadó és
Dr. Holp András LL.M. ügyvéd, társasági szakjogász,
a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatói,
a panaszrendszer.hu szakmai fejlesztői

Az Oktatási Központ által létrehozott belső visszaélés-bejelentési rendszerről, a Panaszrendszer.hu-ról bővebb információkat itt talál!