December 17-én lezárul a magánszektor felkészülése a visszaélés-bejelentési rendszer kialakítására

A visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével kapcsolatos – a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (a továbbiakban: Panasztörvény) foglalt – kötelezettségekre vonatkozó legfontosabb tudnivalókat és a leggyakrabban felmerülő kérdéseket az alábbi cikkeinkben boncolgattuk:
Visszaszámlálás: startol a belső visszaélés-bejelentési rendszer
A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetése során leggyakrabban felmerülő kérdések

A szervezeti sajátosságok eltérő megoldásokat eredményeznek a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével kapcsolatosan, hiszen a rendszer kialakítása során számos tényezőt kell mérlegelni a foglalkoztatónak, ha eleget szeretne tenni a működtetésre és az eljárásra vonatkozó, valamint a bejelentő-, illetve az adatvédelmi előírásoknak.

A legfontosabb feladatokat és az azok végrehajtásához szükséges teendőket az alábbiakban foglaljuk össze:

Visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása

A rendszer kialakítása során elsőként felmerülő kérdések, hogy milyen bejelentési csatornákon keresztül fogadjuk a bejelentéseket, illetve ki és hogyan fogja ellátni a bejelentések kezelésével kapcsolatos feladatokat? Mivel a bejelentők számára lehetővé kell tenni a bejelentés írásban vagy szóban (ideértve a személyesen) történő bejelentést, ezért választásunktól függően más lehet a csatorna működtetésével kapcsolatos teendők és a választott technológiához kapcsolódó jogszabályi előírások számossága is.

Példák az egyes bejelentési csatornákra:

A bejelentés fogadásának módjánál természetszerűen az előnyök és hátrányok mellett a költségek is nagymértékben tudják befolyásolni a döntéseinket, de bármilyen csatornát is válasszunk, minden esetben biztosítani kell a bejelentések fogadása során az adatok integritását, mely külön technikai és szervezési intézkedéseket kíván meg az alkalmazott technológia jellegének megfelelően, illetve maga a Panasztörvény is meghatároz egyes bejelentési formához kapcsolódó eljárási, illetve dokumentálási kötelezettséget (pl. a bejelentő tájékoztatása, vagy a bejelentés jegyzőkönyvben történő rögzítése, ha nem rögzített vonalon fogadjuk a szóbeli bejelentést). 

A visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása során szükségszerű a folyamatok, a feladatok és a felelősök meghatározása és belső szabályzatban történő meghatározása. A folyamatok meghatározása során értelemszerűen gondolnunk kell a megfelelő működést veszélyeztető kockázatok felmérésére és az azokat megelőző, illetve csökkentő intézkedések meghatározására is. 

Mit tartalmazzon a szabályzat? 

• a bejelentések fogadásának csatornáit, ezek elérhetőségét,
• a rendszer működtetéséért felelős személy vagy szervezeti egység, illetve – erre irányuló megbízás esetén a rendszert működtető külső szervezet, vagy bejelentővédelmi ügyvéd, megnevezését,
• a bejelentések kezelésének eljárási rendjét, ideértve az egyes részfeladatok felelősét és a határidőket (a bejelentés visszaigazolása, előzetes vizsgálata, kivizsgálása és az eredmények értékelése, a szükséges intézkedések meghatározása, végrehajtása),
• a bejelentővel való kapcsolattartás és a jogszabályban előírt kötelező tájékoztatások teljesítésének módját,
• a bejelentő jogérvényesítési lehetőségeit,
• a bejelentővédelmi szabályokat, amelyek védik a bejelentőt a jogszerű bejelentés miatt alkalmazott hátrányos intézkedésekkel szemben,
• adat- és titokvédelmi szabályokat,
• a személyes adatok kezelésének rendjét, 
• technikai és szervezési intézkedések meghatározását az adatbiztonság érdekében

A rendszer működtetését végző személyek, szervezet, vagy bejelentővédelmi ügyvéd megbízása

A vállalkozásunk vonatkozásában fontos szempont lehet, hogy van-e olyan pártatlan személy vagy szervezet, akire rábízhatjuk a bejelentések kezelését, a szóbeli bejelentések esetén a jegyzőkönyvek felvételét, a jogsértésre utaló körülmények kivizsgálását és az ezzel kapcsolatos adminisztrációt. Ha ezt a feladatot „házon belül” nem tudjuk végrehajtani, a jogszabály lehetővé teszi a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére külső szervezet, illetve bejelentővédelmi ügyvéd megbízását, mely esetben vizsgálnunk kell, nem áll-e fenn összeférhetetlenség. Gyakran felmerül a kérdés, hogy a cég ügyvédjének lehet-e megbízást adni a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére, illetve a kivizsgálásban való közreműködésre. A Panasztörvény egyértelműen kizárja ezt a lehetőséget, mivel nem létesíthető erre a feladatra megbízási jogviszony, ha az ügyvéd a vállalkozással más megbízási jogviszonyban, munkaviszonyban, munkavégzési kötelezettséggel járó más jogviszonyban áll, vagy a megbízási szerződés megkötését megelőző öt évben ilyen jogviszonyban állt. Ez a rendelkezés irányadó a külső szervezetek igénybe vétele esetén is.

Ne feledkezzünk meg róla, hogy a működtetésre kijelölt személyek esetében az elvégzendő feladatot, a kötelezettségeket, a felelősség egyes szabályait a munkaköri leírásban, külső szervezet vagy bejelentővédelmi ügyvéd esetében megbízási szerződésben rögzítsük.

Az előző cikkünkben részletesen foglalkoztunk azzal, hogy kit lehet kijelölni a bejelentőrendszer működtetésére. 

Tájékoztatás nyújtása a belső visszaélés-bejelentési rendszer működéséről, a külső bejelentési csatornákról és az eljárás szabályairól

Az egyik legfontosabb teendő – melyet a Panaszrendszerben foglalt kötelezettségek teljesítésének ellenőrzésére kijelölt foglalkoztatás-felügyeleti hatóság vélhetően az elsők között ellenőrizne az eljárása során –, hogy hogyan biztosítjuk a világos és könnyen hozzáférhető információ nyújtását a belső visszaélés-bejelentési rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint az e törvény szerinti visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan. Ez megkívánja egyrészt egy tájékoztató dokumentum elkészítését, másrészt annak – a szervezeti sajátosságokhoz igazodó – megismertetését azon személyi körrel, akik a panasztörvény szerint bejelentést tehetnek (ld. az első cikkünket). 

A tájékoztatás történhet akár e-mailben, honlapon, intranetes felületen, kifüggesztve a dolgozók tájékoztatására használt faliújságon, szerződés keretében stb., de arra figyelemmel kell lennünk, hogy az információk elérhetők legyenek a leendő, illetve volt munkavállalók, partnerek számára is. Értelemszerűen tehát nem elég egy tájékoztató dokumentum megléte, ezen kötelezettség teljesítését igazolni is tudni kell a foglalkoztatónak. 

Bejelentések kezelése és kivizsgálása, illetve a bejelentő tájékoztatása a meghozott intézkedésekről

Az egyes bejelentéseket célszerű úgy nyilvántartani, hogy átláthatóak legyenek az ügyben keletkezett iratok, bizonyítékok és a megtett intézkedések. A bejelentéssel kapcsolatosan biztosítanunk kell, hogy csak olyan személyes adatot kezeljünk, amely a bejelentés elintézéséhez szükséges, és, hogy illetéktelen személy a bejelentő adatait ne ismerhesse meg.

Nem minden esetben egyezik meg a bejelentések kezelőjének, illetve a bejelentés kivizsgálójának személye, ezért ezen szerepköröket és a jogosultságokat is szabályozni kell. Előfordulhat, hogy a kivizsgálásban közreműködő sem rendelkezik a bejelentés érdemi elintézéséhez szükséges szakmai ismeretekkel, ezért szükség lehet az érintett szakterület megkeresésére, vagy külső szakértő bevonására – természetesen betartva a bejelentő személyes adatainak kezelésére vonatkozó adatvédelmi rendelkezéseket is. 

A bejelentés kivizsgálása során a Panasztörvény irányadó rendelkezéseire és határidőire tekintettel kell eljárnunk: 

1. Az írásban beérkezett bejelentésről a bejelentőnek 7 napon belül visszajelzést kell küldeni, egyúttal általános tájékoztatást kell nyújtani részére a törvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról. A szóbeli bejelentések esetén ezt a tájékoztatást a bejelentés fogadásakor kell megtennünk, melynek  megtörténtét a bejelentésről felvett teljes jegyzőkönyben érdemes rögzíteni. A jogszabályban nevesített esetekben lehetőség van a bejelentés mellőzésére, ha az előzetes vizsgálat alapján ezen körülmények fennállnak, az indokok megjelölésével tájékoztatjuk a bejelentőt. A visszaigazolási és tájékoztatási kötelezettség a mellőzött ügyekben is kötelező.  
2. A bejelentések kivizsgálására és a bejelentő tájékoztatására a kivizsgálás eredményeképpen megtett vagy tervezett intézkedésekről 30 nap áll rendelkezésünkre a bejelentés fogadásától, mely különösen indokolt esetben meghosszabbítható. Meghosszabbítás esetén természetesen a kivizsgálás várható időpontjáról és annak indokáról a bejelentőt is tájékoztatnunk kell, de az eljárásunk hosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

A bejelentők, illetve segítőik, valamint a bejelentésben érintettek jogainak érvényesítése 

A törvény a bejelentőre vonatkozó eljárási szabályok mellett számos előírást tartalmaz a bejelentővédelem, illetve az adatvédelem területén is, ezért rendkívül körültekintően kell eljárnunk egy bejelentés kivizsgálása során, tekintettel arra, hogy a nem megfelelően kezelt bejelentés és a jogai megsértése miatt a bejelentő hatósághoz és bírósághoz is fordulhat. A munkavállaló által indított peres eljárásban a foglalkoztató terhére megfordul a bizonyítási kötelezettség is, tehát egy jogellenesen alkalmazott hátrányos intézkedés esetén például vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor, és a hátrányos intézkedést hozó személyt terheli annak bizonyítása, hogy az intézkedés megtételére alapos indokkal és nem a bejelentés jogszerű megtétele miatt került sor.

Célszerű tehát a visszaélés-bejelentési rendszerünket úgy megtervezni, hogy az egyes jogok folyamatba építetten tudjanak érvényesülni és megfelelő kontroll érvényesüljön a jogsértések elkerülésére. 

Amennyiben részletesebb ismereteket kíván szerezni a témában a saját belső visszaélés-bejelentési rendszere kialakításához minden hasznos információt megtudhat a 2023. december 11-én tartandó online szakmai rendezvényünkön. A webinárium keretében Dr. Krak Anita és Dr. Holp András szakértőink foglalják össze a legfontosabb jogszabályi előírásokat, és gyakorlati tippeket is adnak, hogyan hozható létre egyszerűen egy, a jogszabályi megfelelést biztosító rendszer. Részletek: Visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása és működtetése a gyakorlatban

Hogyan tudja a panaszrendszer.hu, illetve a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ Kft. (MKVKOK) támogatni a visszaélés-bejelentési rendszer működtetését?

A panaszrendszer.hu webalkalmazás hatékonyan támogatja a visszaélés-bejelentésekkel összefüggő feladatok teljesítését azzal, hogy lehetővé teszi, hogy a foglalkoztató által kijelölt személy a rendszeren keresztül fogadja és egy helyen kezelje bejelentéseket, a szolgáltatás keretében biztosított mintadokumentumok segítségével elkészítse az eljáráshoz szükséges dokumentumokat és kommunikáljon a bejelentővel, illetve az eljárás más szereplőivel, valamint egyetlen rendszeren belül időrendben, alszámos iktatásban nyilvántarthatja az egyes ügyeket. 

Ezen felül a foglalkoztatók megbízhatják az MKVKOK-t, mint külső szervezetet a visszaélés-bejelentési rendszer teljeskörű működtetésével és a kivizsgálásban való közreműködéssel, melynek keretében az MKVKOK

• elkészíti a szabályzatot és a dolgozói tájékoztatót,
• fogadja a bejelentéseket, 
• visszaigazolja azok beérkezését, 
• elvégzi a csomagban meghatározott számú vizsgálatot, 
• a döntés alapján tájékoztatja a bejelentőt az elutasításról vagy arról, hogy kivizsgálásra kerül az ügye, 
• kapcsolatot tart a bejelentővel, 
• intézkedési javaslatot tesz, 
• tájékoztatja a kivizsgálásról a bejelentőt, illetve
• a bejelentés elintézéséről a megbízót is tájékoztatja,
• az esetleges hatósági ellenőrzés során gondoskodik a cég képviseletéről, a hatósággal való kapcsolattartásról,
• éves jelentést és statisztikát készít.

A szolgáltatásokról részletesebb tájékoztatást ide kattintva talál.

A cikk szerzője:
Dr. Krak Anita LL.M., adatvédelmi szakjogász, integritás tanácsadó és
a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatója
a panaszrendszer.hu szakmai fejlesztője