Nincs termék a kosárban.
Összesen bruttó:
0 HUF
Nincs termék a kosárban.
I. Kit lehet kijelölni a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére?
A visszaélés-bejelentési rendszert a foglalkoztatónál egy erre a célra kijelölt pártatlan személy vagy szervezeti egység működtetheti, illetve a működtetéssel külső szervezetet vagy bejelentővédelmi ügyvédet is megbízhat. Ez az egyértelműen meghatározott szabály a gyakorlatban azonban sok kérdést vet fel.
Az, hogy egy magánszektorban működő jogalanyon belül melyik személy vagy szervezeti egység a legalkalmasabb arra, hogy illetékesként kijelöljék, függ a szervezet felépítésétől, a feladatkörüknek ugyanakkor minden esetben biztosítania kell a függetlenséget és azt, hogy ne álljon fenn összeférhetetlenség. A pártatlanság követelményéből eredően a bejelentőrendszer működtetésért felelős személy nem utasítható e jogkörében és nem mutathat elfogultságot vagy személyes előítéletet a bejelentésekkel kapcsolatosan, mely valljuk be, munkaviszony vagy egyéb függőségi viszonyban lévő személyek esetén nehezen teljesíthető követelmény.
A visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása során, ha a saját szervezetünkön belül jelölünk ki a működtetéséért felelős személyt, szabályozzuk a működtetéssel járó, a megbízott által ellátandó feladatokat és biztosítsuk számára, hogy a visszaéléseket az egyéb feladataitól elkülönítetten kezelhesse.
A pénzmosásról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) hatálya alá tartozó vállalkozásoknál azonban előfordulhat, hogy a szervezetnél az önfoglalkoztató egyéni vállalkozón kívül egyáltalán nincs munkavállaló, vagy ha van, nem tekinthető pártatlannak. Nagyobb szervezetek esetében is előfordulhat, hogy sem a személyi sem a tárgyi feltételek nem megfelelőek a bejelentőrendszer szervezeten belül történő működtetésére. Ezekben az esetekben külső szervezet vagy a bejelentővédelmi ügyvéd megbízása lehet a megoldás, de nem mindenkinek.
A törvény indoklása szerint a bejelentővédelmi ügyvéd alkalmazásának lehetősége „a visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására kötelezett foglalkoztatókra rótt terheket enyhíti, mivel ez esetben a visszaélésbejelentési rendszer működtetését nem saját szervezetük és személyi állományuk keretében kell biztosítaniuk”.
Sajnálatosan a jogalkotó fenti szándéka éppen azoknál a foglalkoztatóknál nem tud érvényesülni, amelyeknél indokolt lenne ezen feladat bejelentővédelmi ügyvédhez történő „kiszervezhetősége”, ugyanis a jogszabály egyéni vállalkozók számára nem teszi lehetővé ennek alkalmazását
Egyéni vállalkozó esetében tehát a pártatlanság úgy biztosítható, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére megállapodást köt egy külső szervezettel.
A bejelentőrendszer működtetésére kötött szerződés előnye, hogy a foglalkoztató átruházhatja mindazon kötelezettségeit a megbízott külső szervezetre, amelyeket a jogszabály a visszaélés-bejelentési rendszer működtetője számára meghatároz. Így az alábbi feladatokat a megbízott szervezet látja el:
Emellett a megbízott külső szervezet közreműködhet a bejelentés kivizsgálásában, így lényegében a bejelentőrendszer működtetésének teljes ügyviteli és eljárási része a megbízott szervezethez kerülhet, aki gondoskodik a bejelentések megfelelő nyilvántartásáról is.
II. Hogyan kell biztosítani a bejelentés lehetőségét?
Sokszor felmerült már a kérdés, hogy melyik a legmegfelelőbb csatorna a bejelentések fogadására, írásbeli és szóbeli bejelentési csatornát is kell-e működtetni? A Panasztörvény a bejelentés megtételét írásban vagy szóban teszi lehetővé a bejelentőnek, ebből következően, a bejelentőrendszer kialakítása során érdemes legalább egy írásbeli és egy szóbeli csatornát meghatározni.
A jogalkotó a bejelentés fogadásának módját, illetve eszközét egyébként kötelezően nem határozza meg, ugyanakkor ki kell emelni, hogy az alkalmazott rendszer működtetése során megfelelően kell gondoskodni a bejelentő személyek személyazonossága bizalmas jellegének hatékony védelméről és a titkosság szabályainak betartásáról.
A bejelentőrendszer működtetésére kötelezettek tehát maguk határozhatják meg a bejelentési rendszer típusát (pl. e-mailben, postai úton, online platformon keresztül, panaszláda alkalmazásával vagy telefonon, hangrögzítő berendezéssel, személyes találkozó útján fogadnak bejelentést).
Az egyes bejelentési csatorna kiválasztása előtt mérlegeljük annak előnyeit és hátrányait, és vegyük figyelembe a szervezeti és egyéb belső, illetve külső adottságokat is (pl. volt-e korábban a tevékenységünket érintő munkavállalói panasz, milyen területek érintettek leginkább a munkavállalói bejelentésekben, hogyan juttatják-el jellemzően a panaszaikat a munkavállalók vagy a szerződéses partnerek alkalmazottai?)!
Egyre népszerűbbek az ún. online bejelentőrendszerek, mivel ezen szoftverek nagy része biztosítja az ügyintézés rugalmasságát, a bejelentő személyes adatainak védelmét és sok esetben nem igényel külön IT beruházást, vagy telepítést. A Panaszrendszer.hu szolgáltatása például tartalmazza a bejelentővel való kapcsolattartás lehetőségét, harmadik személy vagy pártatlan szakértő bevonását a felületen keresztül, a bejelentések anonimizálásának lehetőségét, a szükséges iratmintákat, az automatikus figyelmeztetést a határidő lejárta előtt. A Panaszrendszer.hu megfelelő választás lehet, ha egy olyan bejelentési csatornát szeretnénk kialakítani, ahol az ügyeket teljeskörűen, követhetően, az adatvédelmi szabályok betartása mellett szeretnénk kezelni, továbbá az is lehetséges, hogy a bejelentőrendszerünket teljes egészében a Panaszrendszer.hu keretében működtessük, illetve hamarosan a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ Kft. (MKVKOK) számára is adhatunk megbízást a bejelentőrendszer működtetésére. A szolgáltatás részleteivel kapcsolatban kérjük, kövesse figyelemmel hírlevelünket, weboldalunkat és Facebook oldalunkat! A jelenlegi előfizetőket közvetlenül tájékoztatjuk a bővített szolgáltatás igénybevételének a lehetőségéről.
Természetesen a bejelentőrendszer működtetése elengedhetetlen megfelelő ismeret nélkül, ezért, ha szervezeten belül nevezünk ki felelőst, biztosítsuk a megfelelő képzését is!
Külső szervezet vagy bejelentővédelmi ügyvéd megbízása esetén támaszkodjunk a megbízott szakértelmére, hiszen a bejelentések kivizsgálásában való közreműködés vagy a teljes eljárás lefolytatása nagy terhet vehet le a vállunkról!
Bármelyik módszert is válasszuk, ne felejtsük el tájékoztatni a bejelentés megtételére jogosult személyi kört a belső visszaélés-bejelentési rendszerünk elérhetőségéről!
III. Meddig lehet tárolni a bejelentéseket?
A bejelentések kezelése tekintetében a Panasztörvény meghatározza az adatkezelés szabályait, azonban a személyes adatok tárolására nem határoz meg határidőt/időkeretet. A Panasztörvény a közérdekű bejelentések őrzését 5 évig írja elő a közszféra számára, azonban nem tartalmaz rendelkezést a magánszektor tekintetében kezelt bejelentések keretében kezelt személyes adatokra vonatkozóan.
A foglalkoztatónak, illetve a bejelentőrendszer működtetőjének, adatkezelői minőségben kell eldöntenie, hogy a bejelentéseket és a bejelentésben foglalt személyes adatokat mennyi ideig kezeli.
Nyilvánvaló, hogy a bejelentések elintézéséhez szükség van személyes adatok kezelésére a bejelentő tájékoztatása, a bejelentésben érintett személy értesítése és meghallgatása, és az eljárásban közreműködők bevonása, illetve a Panasztörvényből levezethető kötelezettségek teljesítése érdekében, az ahhoz szükséges mértékben. A személyes adatok tárolása a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése idejéig indokolt.
Ugyanakkor, a bejelentőrendszer működésének átláthatósága és az elszámoltathatóság miatt a bejelentések nyilvántartása indokolt lehet, amely nem jelenti azt, hogy a bejelentések intézése során kezelt személyes adatokat – ideértve a bejelentő, bejelentésben érintett személy, a visszaéléssel kapcsolatosan információval rendelkező személy, a kivizsgálásban közreműködő személy adatait - is nyilván kellene tartanunk.
A személyes adatok tárolási idejének meghatározása során arra is figyelemmel kell lennünk, hogy a Panasztörvény 22.§ (6) bekezdés c) pontja lehetővé teszi az ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés kivizsgálásának mellőzését. A bejelentő adatainak kezelésére tehát az ügy kivizsgálását követően is szükség lehet a fenti mellőzési indok vizsgálatához.
Figyelembe kell továbbá venni, hogy más megőrzési idő lehet indokolt egy mellőzhető ügy tekintetében, amely a bejelentés mellőzésről szóló bejelentői tájékoztatáson túl nem igényel további intézkedést, és más egy kivizsgálást igénylő bejelentés esetén, amelynek további eljárások lehetnek a következményei. Javasoljuk, hogy a bejelentések tárolásánál – az adatvédelemre vonatkozó előírásokra is figyelemmel – mérlegelje, hogy észszerűen meddig szükséges az iratok megőrzése.
Összegzésképpen, a jogszabály nem határozza meg a személyes adatok kezelésének idejét, ezért annak meghatározásához az adatkezelő érdekeinek mérlegelése szükséges. Javasoljuk, hogy az érdekmérlegelési teszt elkészítéséhez kérje adatvédelmi szakértő közreműködését!
Adatvédelmi kérdésekben lehetőség van az MKVKOK adatvédelmi szakértőjével is egyeztetést kezdeményezni az info@mkvkok.hu e-mail címére küldött levélben.
IV. Mi történik, ha nem alakítok ki bejelentőrendszert?
A Panasztörvényből eredő kötelezettségek megszegése esetén az alábbiakra számíthatunk:
Ne feledje, ha bizonytalan a Panasztörvényből levezethető kötelezettségek teljesítését illetően, kérdezze meg jogászát, vagy bízzon meg külső szervezetet, illetve – ha magánszektorban tartozó jogi személynek minősül - bejelentővédelmi ügyvédet!
A Panaszrendszer.hu-val biztosíthatja a jogszabályi előírásoknak megfelelő visszaélés-bejelentési rendszer működtetését. A webalkalmazás hatékonyan támogatja a visszaélés-bejelentésekkel összefüggő feladatok teljesítését. Segítségével pontosan nyomon követhető az ügykezelés, amelyhez cégre szabott mintadokumentumokat biztosítunk, és figyelmezteti a felhasználót a legfontosabb határidőkre is.
A cikk szerzője:
Dr. Krak Anita LL.M. adatvédelmi szakjogász, integritás tanácsadó és
a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatója
a panaszrendszer.hu szakmai fejlesztője
[1] A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. tv.
[2] a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló 2012. évi II. törvény 206/A. § (1)-(2) bekezdések