Panaszrendszer - a teendők részletes listája

Milyen feladatai vannak a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjének és miben segít a Panaszrendszer.hu?

FELADAT	RÉSZLETES LEÍRÁS	MIBEN SEGÍT A PANASZRENDSZER.HU?
Tájékozódás és helyzetelemzés	Ismerjük meg a panaszokról, közérdekű bejelentésekről és a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben foglalt kötelezettségeket. Szükség esetén vegyük igénybe szakértő segítségét, vagy vegyünk részt ilyen témájú képzésen! Vizsgáljuk meg a jogszabály milyen intézkedéseket vár tőlünk, illetve mi az ezek végrehajtásának határideje. A törvény a közszféra mellett a magánszektor egyes foglalkoztatói számára írja elő a visszaélés-bejelentési rendszer működtetését. Vannak olyan foglalkoztatók, amelyek létszámtól függetlenül (pl. a Pénzmosásról szóló törvény hatálya alá tartozó, alkalmazottat nem foglalkoztató egyéni vállalkozó), illetve a 250 fős foglalkoztatotti létszámmal rendelkező vállalkozások számára 2023. július 24-től kell teljesíteni a kötelezettségeket, míg az 50-249 főt foglalkoztatónak 2023. december 17. a határidő.	Oldalunkon minden szükséges információt megtalál. Cikkünkből megismerheti a Panasztörvény legfontosabb rendelkezéseit.
Meglévő bejelentőrendszer felülvizsgálata	Sok cégnél kialakult gyakorlat van a panaszok kezelésére, az üzleti vagy etikai magatartási szabályok megsértésének, illetve a munkáltatói visszaélések bejelentésére. Értékeljük a bejelentések fogadására kialakított csatornákat és az eljárási szabályainkat a visszaélés-bejelentések fogadására előírt jogszabályi kötelezettségek szempontjából. Figyeljünk arra, hogy pl. egy panaszbejelentéssel szemben a belső-visszaélésbejelentési rendszerben bejelentést tevők köre eltérő, hiszen ez utóbbi esetben bejelentő a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban érintettek lehetnek, akik a munkavégzésükkel összefüggésben kívánnak jogellenes vagy annak vélt cselekményt vagy mulasztást bejelenteni.
A bejelentések fogadásának meghatározása, a bejelentő rendszer működtetőjének kijelölése	A törvény alapján a bejelentő szóban vagy írásban tehet bejelentést. Mérlegeljük az egyes csatornák előnyeit, hátrányait és az általunk leghatékonyabbnak módszert válasszuk a bejelentések fogadására (pl. egy megadott e-mail címre, vagy postacímre lehet küldeni a bejelentést, panaszdobozt helyezünk ki, vagy személyesen, telefonon vagy applikáción keresztül lehet bejelentéssel élni). Az egyes csatornáknál szerződéskötésre, esetleg adatfeldolgozási szerződésre is szükség lehet (pl. bejelentési rendszer üzemeltetésére, ha applikációt, vagy online bejelentőfelületet alkalmazunk). A vállalkozásunk vonatkozásában fontos szempont lehet, hogy van-e olyan pártatlan személy vagy szervezet, akire rábízhatjuk a bejelentések kezelését, a szóbeli bejelentések esetén a jegyzőkönyvek felvételét, a jogsértésre utaló körülmények kivizsgálását és az ezzel kapcsolatos adminisztrációt. Fontos, hogy a jogszabályi kötelezettségek teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrizheti! Ne feledjük: ha a vállalkozáson belül ezt a feladatot nem tudjuk végrehajtani, a jogszabály lehetővé teszi a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére külső szervezet, illetve bejelentővédelmi ügyvéd megbízását, amennyiben az összeférhetetlenségi szabályoknak megfelel. Ne feledkezzünk meg róla, hogy a működtetésre kijelölt személyek esetében az elvégzendő feladatot, a kötelezettségeket, a felelősség egyes szabályait a munkaköri leírásban, külső szervezet vagy bejelentővédelmi ügyvéd esetében megbízási szerződésben rögzítsük.	A Panaszrendszer.hu gyors és egyszerű megoldás az online bejelentőfelület alkalmazására. Egy rövid regisztrációs folyamatot követően a rendelkezésére áll a jogszabályoknak megfelelő bejelentő-felület. A Panaszrendszer.hu-n keresztül egyszerűen kérhet ajánlatot pártatlan szakértőktől az egyes bejelentések kivizsgálásra.
A rendszer működtetésére kijelölt személyek képzése	A képzések során elsajátíthatók azok az ismeretek, amelyek képessé teszik a bejelentőrendszer működtetésére kijelölt felelősöket a bejelentések jogszabályban foglaltaknak megfelelő kezelésére.	Igény esetén külön árajánlat alapján biztosítjuk a képzést szakértőinkkel.
Folyamatok megtervezése	Határozzuk meg a lépéseket a bejelentés fogadásától kezdve a jogsértőnek vélt cselekmények kivizsgálásán át a szükséges intézkedések megtételéig és a bejelentő tájékoztatásáig, kinek mi lesz a feladata, és milyen határidőben kell elvégezni az egyes feladatokat. Figyeljünk arra, hogy a törvény a bejelentések kezelésére milyen szabályokat és milyen határidőket állapít meg. Például: A bejelentés beérkezését a bejelentőnek 7 napon belül vissza kell igazolni. A kivizsgálásra 30 napunk van, mely indokolt esetben két hónappal meghosszabbítható. Az eljárás eredményéről a bejelentőt tájékoztatni kell.	A Panaszrendszer.hu minden bejelentés kivizsgálása során fogja a kezét és végigvezeti a megfelelő lépéseken.
Szabályzatkészítés	A megtervezett folyamatokra figyelemmel, a visszaélés-bejelentési rendszer működtetéséről szóló szabályzatban határozzuk meg legalább az alábbiakat: a bejelentések fogadásának csatornáit, ezek elérhetőségét, a rendszer működtetéséért felelős személy vagy szervezeti egység, illetve – erre irányuló megbízás esetén a rendszert működtető külső szervezet, vagy bejelentővédelmi ügyvéd, megnevezését, a bejelentések kezelésének eljárási rendjét, ideértve az egyes részfeladatok felelősét és a határidőket (a bejelentés visszaigazolása, előzetes vizsgálata, kivizsgálása és az eredmények értékelése, a szükséges intézkedések meghatározása, végrehajtása), a bejelentővel való kapcsolattartás és a jogszabályban előírt kötelező tájékoztatások teljesítésének módját, a bejelentő jogérvényesítési lehetőségeit, a bejelentővédelmi szabályokat, amelyek védik a bejelentőt a jogszerű bejelentés miatt alkalmazott hátrányos intézkedésekkel szemben, adat- és titokvédelmi szabályokat, a személyes adatok kezelésének rendjét. Szükség szerint konzultáljunk adatvédelmi szakemberrel az adatkezelés technológiájának és folyamatának meghatározása során a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések, különösen az EU általános adatvédelmi rendelete (GDPR) és a 2011. évi CXII. tv.rendelkezéseinek való megfelelőség biztosítása céljából. technikai és szervezési intézkedések meghatározását az adatbiztonság érdekében A szabályzat mellékleteiben gondoskodjunk a használni kívánt mintadokumentumokról, mint pl. tájékoztató a bejelentő rendszer működéséről, jegyzőkönyv minta szóbeli bejelentésekhez, tájékoztató minták, jegyzőkönyv személyes meghallgatáshoz, adatkezelési tájékoztató, stb.	A Panaszrendszer.hu-n egy kérdőív kitöltésével egyszerűen legenerálhatja és letöltheti a vállalkozására szabott szabályzatot.
A tárgyi feltételek biztosítása	Ne feledjük, a bejelentőrendszer működtetéséhez nemcsak a fogadáshoz kell a megfelelő kommunikációs csatornákat kialakítani, de biztosítani kell a rendszer működtetéséhez szükséges eszközöket is (pl. üzenetrögzítő, zárható szekrény, számítógép, nyomató stb).	Ha a Panaszrendszer.hu-n működteti bejelentés-kezelési rendszerét, egy számítógépen kívül másra nem lesz szüksége.
Tájékoztatás a visszaélés-bejelentési rendszer működéséről	A törvény alapján közérthető tájékoztatást kell nyújtanunk a visszaélés-bejelentési rendszer elérhetőségéről, az eljárásról azon személyi kör számára, aki a jogszabály alapján bejelentő lehet. Ezt a tájékoztatást a nyilvános üzleti webes felületeken, intraneten, üzenőfalon, e-mailben, illetve a szervezetünknél szokásos kommunikációs csatornákon adhatjuk meg.	A Panaszrendszer.hu a vállalkozásról szóló kérdőív kitöltése után a vállalkozására szabott munkavállalói tájékoztatót is elkészíti.
A bejelentések nyilvántartási rendszerének kialakítása	Olyan nyilvántartást alakítsunk ki, amely biztosítja a bejelentésekkel kapcsolatos dokumentumok átláthatóságát, tartós és utólag a dokumentumok tartalma nem módosítható, illetve illetéktelen személy számára nem hozzáférhető.	A Panaszrendszer.hu átláthatóan, a személyes adatok védelmét garantálva tárolja az adatokat.
A bejelentések tapasztalatainak értékelése és hasznosítása	A bejelentések kezelésének és a megtett intézkedések nyomon követése fontos a jogszabályi kötelezettségek betartásának igazolásához. Ugyanakkor a bejelentési rendszer működési tapasztalataihoz számos előny társul: a szervezet célkitűzéseit és elveit veszélyeztető kockázatok felismerése, amelyek hatékony intézkedésekkel csökkenthetők complience szemlélet térnyerése lehetőség a véleménynyilvánításra, törvényesített esély arra, hogy a foglalkoztatott hallathassa a hangját komplex szabályrendszer arra vonatkozóan, hogy aki „megkongatja a vészharangot”, ne kerüljön hátrányos helyzetbe etikus szervezeti kultúra eléréséhez vezető egyik lépcsőfok növekvő reputáció