Áttekintő lista a könyvviteli zárlat során elvégzendő feladatokról

1. Leltárkülönbözetek elszámolása

A mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. Azon eszközök valódiságáról, amelyekről év közben folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezetnek elegendő háromévente mennyiségi leltározás felvételével meggyőződni. Amely eszközökről viszont nem vezetnek folyamatos mennyiségi nyilvántartást, azokat minden üzleti év mérlegfordulónapján mennyiségi felvétellel kell leltározni. A csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél (ilyenek a követelések és a kötelezettségek), valamint az idegen helyen tárolt eszközöknél és a dematerializált értékpapíroknál pedig a leltározást egyeztetéssel (az analitikus és a szintetikus könyvelés összevetésével) kell elvégezni, és egyedenként kell értékelni. A mennyiségi különbözetet (hiányt vagy többletet) egyéb ráfordításként vagy egyéb bevételként kell elszámolni.

2. Fordulónapi értékelések

Abban az esetben, ha a gazdálkodó szervezett a tárgyi eszközök és az immateriális javak után nem havonta vagy negyedévente számolja el a terv szerinti értékcsökkenést, akkor ennek elvégzése is az év végi értékelés egyik feladatának számít.

A zárlati munkálatok során alapvetően a vállalkozás folytatása elvéből kell kiindulni, és az év végé értékeléseket is ezen alapelv figyelembevételével kell elvégezni. Az egyedi értékelés során a mérlegkészítés időpontjáig figyelembe kell venni minden olyan információt, amely a leltárban szereplő vagyonelemek fordulónapi könyv szerinti értékét érintik. Ilyenek lehetnek a következők.

a)            Ha az immateriális javak és a tárgyi eszközök könyv szerinti értéke tartósan és jelentősen magasabb, mint a piaci értékük, akkor terven felüli értékcsökkenést kell utánuk elszámolni, ami akár a terv szerinti értékcsökkenés, a várható hasznos élettartam és a maradványérték újbóli megállapítását is eredményezheti.

b)           Ha egy gazdasági társaságban lévő tulajdoni részesedést jelentő befektetés, illetve hitelviszonyt megtestesítő, egy évnél hosszabb lejáratú értékpapír könyv szerinti értéke tartósan és jelentősen magasabb, mint a piaci értéke, akkor értékvesztést kell utána elszámolni.

c)            Ha a készletek könyv szerinti értéke jelentősen és tartósan magasabb, mint a mérlegkészítéskor ismert tényleges piaci értéke, akkor azok után is értékvesztést kell elszámolni.

d)           Ha a követelés könyv szerinti értéke és a várhatóan megtérülő összege közötti különbözet tartósan és jelentősen veszteségjellegű, akkor a mérlegkészítés időpontjáig pénzügyileg nem rendezett követelésnél értékvesztést kell elszámolni.

e)           Ha az előbbi a)-d) pontokban felsorolt eszközök mérlegkészítéskori piaci értéke jelentősen és tartósan magasabb, mint a könyv szerinti értéke, akkor a különbözettel a korábban elszámolt értékvesztést visszaírással csökkenteni kell.

f)            Vagyoni értékű jog, szellemi termék, tárgyi eszköz és tulajdoni részesedést jelentő befektetés piaci értéke jelentősen meghaladja könyv szerinti (bekerülési) értékét, a piaci érték és a visszaírás utáni könyv szerinti (bekerülési) érték közötti különbözet a mérlegben az eszközök között "Értékhelyesbítés"-ként, a saját tőkén belül "Értékelési tartalék"-ként kimutatható, ha erről korábban a Számviteli politikában így döntöttek. Jellemzően ehhez a technikához akkor folyamodnak a cégek, ha veszteség miatt a társaság saját tőkéje a jegyzett tőke alá csökken, és a tulajdonosok ezen aránytalanságot nem pótbefizetéssel szeretnék megoldani.

g)            Ugyancsak a fordulónapi értékelések közé tartozik a valutapénztár, a devizabetét, a devizás követelés, a befektetett pénzügyi eszköz, az értékpapír és a devizás kötelezettség fordulónapi devizaárfolyamon átszámított forintértékének a meghatározása is. A könyv szerinti értékhez viszonyított összevont különbözetet előjelétől függően a pénzügyi műveletek egyéb bevételei vagy ráfordításai között kell elszámolni.

3. Céltartalék képzés

A fordulónapon fennálló, mérlegkészítésig ismertté vált kötelezettségekre, várhatóan felmerülő költségekre indokolt a céltartalék képzés egy előzetesen kalkulált értéken az egyéb ráfordításokkal szemben, melyet a következő időszak(ok)ban kerülnek majd feloldásra egyéb bevételként.

Kötelező céltartalékot képezni a jogszabályban meghatározott garanciális kötelezettségek, a függő kötelezettségek (pl. peres ügyek), a biztos (jövőbeni) kötelezettségek (pl. határidős ügyletek), a korhatár előtti ellátás és a végkielégítés, valamint a jogszabályon alapuló környezetvédelmi kötelezettségek miatt. Az olyan jövőben várható, jelentős és időszakonként ismétlődő költségekre, mint a fenntartási, átszervezési és nem jogszabályon alapuló környezetvédelemmel kapcsolatos költségekre, valamint az elhatárolt (halasztott ráfordításként kimutatott) nem realizált árfolyamveszteségekre céltartalék képezhető.

4. Lekötött tartalék képzés

A céltartalékkal szemben a lekötött tartalék képzése általában nem fordulónaphoz kapcsolódó feladat. Gondoljunk csak a pótbefizetésre, a saját részvények, saját üzletrészek, visszavásárlásra, az alapítás-átszervezés és a kísérleti fejlesztés aktivált értékére. Lehetnek azonban olyan üzleti év végéhez köthető saját elhatározások, amelyek miatt lekötött – kötelezettségek fedezetét jelentő vagy saját céljait szolgáló – tartalékot kell képezni. Ha például fejlesztési tartalék képzéséről dönt a gazdálkodó szervezet, akkor az adózás előtti nyeresége 50%-át, de legfeljebb évenként 500 millió forintot át kell vezetni az eredménytartalékból a lekötött tartalékba, és a következő évek fejlesztésére így elkülönített összeggel a társasági adóalap számításakor csökkenti a tárgyév adózás előtti eredményt. A lekötött tartalékként képzett fejlesztési tartalék, a lekötés adóévét követő négy adóévben megvalósított beruházás bekerülési értékének megfelelően oldható fel szankció nélkül. A fejlesztésre fel nem használt vagy fejlesztés nélkül feloldott lekötött tartalék után késedelmi pótlékot kell fizetni.

5. Elhatárolások

Az olyan gazdasági események kihatásait, amelyek két vagy több üzleti évet is érintenek, az adott időszak bevételei, költségei és ráfordításai között olyan arányban kell elszámolni, ahogyan az az alapul szolgáló időszak és az elszámolási időszak között megoszlik. Az időbeli elhatárolások tehát mindig legalább két időszakot érintenek: az állományba vétel időszakát és a következő időszako(ka)t, amikor a korábban állományba vett időbeli elhatárolást vissza kell vezetni. A legtöbbször év végén kell állományba venni az elhatárolásokat, de néhány speciális téma esetében (fejlesztési célra átvett összegek, térítés nélkül átvett eszközök) ezt már év közben, a gazdasági esemény bekövetkezésekor könyvelni kell, sőt lehetnek olyan esetek – ez számvitel politikai döntés – amikor év közben elszámolható az elhatárolás. Kivezetésük, megszüntetésük sokszor már a tárgyévet követő évben, nyitás utáni rendező tételként megtörténik, vagy év közben a pénzügyi elszámolással, számlák beérkezésével egyidejűleg, esetleg az év végén, ha korábban nem történt meg a visszavezetésük.

Sokszor okoz gondot, dilemmát annak eldöntése, hogy mi minősül elhatárolásnak, céltartaléknak, esetleg követelésnek vagy kötelezettségnek. Ennek eldöntésében segíthet az alábbi táblázat.

Nézzünk néhány példát is a kritikus esetekre.

Biztosító elismert kártérítési kötelezettsége tárgyévben történt káreseményre, ha az elismerés a fordulónap előtti, akkor követelés lesz, ha pedig a lejárat a fordulónap utáni, mert az elismerés a mérlegkészítés időszakában történt, akkor aktív időbeli elhatárolás lesz.

Mérlegkészítés időszakában jogerőssé váló önrevízió, adórevízió terheit (pótlékot, bírságot) teljes összegben, megosztás nélkül időbeli elhatárolásként indokolt könyvelni.

Ha az üzleti év beszámolójának elfogadása, jóváhagyása előtt név szerint meghatározott vezetői jutalmat, prémiumot a jóváhagyásra jogosult testület elfogadta, megállapította, akkor annak összege és járulékai passzív időbeli elhatárolás lesz. Ha ez nem teljesül, akkor a céltartalékot kell rá képezni.

6. Átsorolások

Az átsorolásnak három tipikus esetét lehet megkülönböztetni:

a)            Lejáratuk miatt, vagyis az idő múlásából fakadóan a fordulónaphoz képest egy éven belül esedékessé váló, de korábban tartós (egy éven túli) követelést át kell sorolni a befektetett pénzügyi eszközökből az egyéb követelések közé, illetve a hosszú lejáratú (egy éven túli) kötelezettséget pedig a rövid lejáratú kötelezettségek közé.

b)           Hasznosítási cél változása miatt, vagyis ha a mérlegkészítésig kiderül, hogy a tárgyi eszközöket, a tartós bankbetéteket és a tartós pénzügyi befektetéseket (tulajdonviszonyt megtestesítő részesedéseket vagy hitelviszonyt megtestesítő értékpapírokat) a gazdálkodó szerv vezetése a jövőben forgatási céllal kívánja megtartani, akkor azokat még a fordulónapon át kell sorolni a forgóeszközök közé. Fordított döntés esetén a forgó eszközök közül kell átsorol a befektetett eszközök közé. A mérlegkészítésig meghiúsult (immateriális javakra, beruházásra, készletekre) adott előlegek összegét is át kell sorolni az egyéb követelések közé.

c)            Kapcsoltság megváltozása miatt, vagyis ha a mérlegkészítésig kiderül, hogy a korábban részesedési viszonyban nem álló ügyfél (szállító, vevő) részesedést szerzett a gazdálkodó szervezetben vagy a gazdálkodó szervezet szerzett részesedést az ügyfélnél, akkor a létrejött kapcsolat szorosságától függően a mérlegben a kapcsolt, jelentős vagy egyéb részesedési viszonyba lévő vállalkozással szembeni követelések vagy kötelezettségek közé kell a partnerrel szembeni egyenlegeket átsorolni.

d)           Előjele miatt, vagyis ha egy követelésnek követel, egy kötelezettségnek pedig tartozik egyenlege mutatkozik a forduló napon (azaz ha a követelések kötelezettséggé, a kötelezettségek pedig követeléssé válnak), akkor azokat a mérlegben át kell sorolni az egyéb rövid lejáratú kötelezettségek, illetve az egyéb követelések közé. Ennek leggyakoribb előfordulási esetei az adónemenkénti adótúlfizetések, a szállítói tartozások kétszeri kiegyenlítése, az eredeti vevői követelésnél magasabb befolyt összegek, téves utalások, negatív egyenlegű bankszámlák (rulírozó hitelek).

A cikk szerzője:

Prof., Dr. Lukács János

A Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központjának oktatója

A Számviteli és Gazdasági Jogi Intézet igazgatója - Corvinus Egyetem

Az Okleveles Könyvvizsgálókat Képesítő Testület elnöke - Magyar Könyvvizsgálói Kamara

Továbbképzések, szakmai rendezvények, amelyekkel összes szükséges kreditpontját megszerezheti tanteremi képzésben, vagy távoktatásban.