Módosultak az államháztartási belső kontrollrendszer szabályai

Megújításra kerültek a Bkr. értelmező rendelkezései, így bekerült a fogalommeghatározások közé az áthúzódó ellenőrzés, a belső kontroll felelős, valamint a folyamatgazda meghatározása, továbbá pontosításra került a belső ellenőrzés, költségvetési szerv vezetőjének, a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, a tanácsadó tevékenység, illetve a vizsgálatvezető fogalma. 

Az áthúzódó ellenőrzés fogalmát a gyakorlatban eddig is kellett alkalmazni az éves ellenőrzési jelentés, valamint a következő évi ellenőrzési terv összeállításakor, azonban eddig annak értelmezését csak a Pénzügyminisztérium által kiadott - terv és beszámoló - útmutató határozta meg.  

Korábban a belső kontroll felelős fogalma csak a Bkr. 5. § (6) bekezdéséből derült ki, amely most kiemelésre került az értelmező rendelkezések közé is. Pontosításra került továbbá, hogy amennyiben a költségvetési szervnél van integritás tanácsadó is, akkor a belső kontroll felelős és az integritás tanácsadó közötti együttműködést és feladatmegosztást a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatában kell meghatározni.

A módosítást megelőzően a 6. § (2a) bekezdése alapján csak vezető beosztású személy lehetett folyamatgazda, amely kiegészült a költségvetési szerv vezetőjének közvetlen irányítása alá tartozó személy kijelölésének lehetőségével. A módosítás következtében a kijelölésnek írásban kell megtörténnie.  

Módosultak a külső ellenőrzéssel összefüggő intézkedési tervvel kapcsolatos előírások is: 

• Irányító szerv által végzett ellenőrzés esetén már csak az ellenőrzött szerv vezetője kérheti az ellenőrzést végző költségvetési szerv vezetőjétől az intézkedési tervben meghatározott határidő, illetve feladat módosítását.
• Ha nem a belső ellenőrzési vezető vezeti a nyilvántartást a külső ellenőrzések javaslatai alapján készült intézkedések végrehajtásáról, akkor azt az ezzel a feladattal megbízott szervezeti egység vezetőjének a tárgyévet követő év január 15-ig meg kell küldenie a belső ellenőrzési vezető részére. 

Pontosításra került továbbá, hogy ki nevezhető ki belső ellenőrzési vezetőnek, illetve vizsgálatvezetőnek. Ez szerint az előírt szakmai gyakorlatnak kifejezetten belső ellenőrzési gyakorlatnak kell lennie. Kiegészült a szabályozás azzal, hogy a belső ellenőrzési vezető esetében a meghatározott követelmény alól a fejezetet irányító szerv vezetőjének engedélyével és abban az esetben lehet eltérni, ha a kinevezésre javasolt személy legalább hároméves belső ellenőrzési szakmai gyakorlattal rendelkezik. Ez azonban nem vonatkozik a fejezetet irányító szerv és a középirányító szerv belső ellenőrzési vezetőjére. 

Itt mutatunk rá, hogy a fenti szabállyal összhangban  a Gtbkr. is kiegészült a belső ellenőrzési vezető kinevezéséhez, kijelöléséhez előírt szakmai gyakorlatra vonatkozóan egy megengedő szabállyal, azzal, hogy az előírt szakmai gyakorlati idő, mint követelmény alól a köztulajdonban álló gazdasági társaság első számú vezetője, valamint a felügyelőbizottság és a tulajdonosi joggyakorló szervezet vagy személy engedélyével el lehet térni, ha a kinevezésre javasolt személy legalább hároméves belső ellenőrzési szakmai gyakorlattal rendelkezik. 

A módosítással változott a külső szolgáltató bevonására történő javaslattétel kritériuma már bármilyen kapacitás kiegészítés szükségessége esetén kezdeményezheti a belső ellenőrzési vezető, nem csak ideiglenesen. 

A Bkr. 30. §-a meghatározza a stratégiai ellenőrzési terv tartalmát, melyből törlésre került az ellenőrzési gyakoriság meghatározása. Kiegészült a szabályozás az Áht. 3. § (3) bekezdésében meghatározott, az államháztartás önkormányzati alrendszerébe tartozó költségvetési szervekre, társulásokra, valamint a térségi fejlesztési tanácsokra vonatkozóan, amely esetekben öt évente, a helyi önkormányzat, nemzetiségi önkormányzat képviselő-testületének alakuló ülését követő öt hónapon belül kell elkészíteni a stratégiai ellenőrzési tervet, s ezt a képviselő-testületnek az alakuló ülést követő év február 28-áig kell jóváhagynia. 

Az éves ellenőrzési terv esetében az év közben újonnan létrejött vagy az Áht. 11. §-a szerint átalakult költségvetési szervre vonatkozó szabályok kerültek rögzítésre. 

A minisztériumok esetében november 30-ra módosult a következő évre vonatkozó éves ellenőrzési terv előzetes véleményezés céljából a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal elnökének történő megküldés határideje. 

Gyakori technikai problémára ad választ az a módosítás, amely szerint a lezárt ellenőrzési jelentést vagy annak kivonatát a belső ellenőrzési vezető is megküldheti az érintettek részére, amennyiben a szervezeti és működési szabályzat rendelkezik erről. 

A módosítást követően az intézkedési terv elkészítéséért, végrehajtásáért és a megtett intézkedésekről történő beszámolásért minden esetben az ellenőrzött szervezeti egység vezetője felelős, akkor is, ha a javaslat más szervezeti egységet érint.  

A jövőre nézve megszünteti az eltérő beszámolási gyakorlatot az a pontosítás, mely szerint, ha az intézkedési tervben szereplő egyes feladatok végrehajtási határideje a tárgyéven túlmutat, a lejárt határidejű feladatok végrehajtásáról szóló beszámolási kötelezettségnek évenként, az adott évben a legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül, írásban eleget kell tenni.

Az éves ellenőrzési jelentés tartalmára vonatkozó rendelkezés kiegészült azzal, hogy az intézkedési tervek megvalósításáról mind a külső, mind a belső ellenőrzések esetében be kell számolni az intézkedésekről vezetett nyilvántartások alapján. 

Egyes esetekben módosult a jóváhagyott éves ellenőrzési jelentés megküldésének határideje is. Továbbá kiegészült a szabályozás azzal, hogy a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal az éves ellenőrzési jelentésekből összefoglalót készít, amelyet a tárgyévet követő év június 30-ig megküld az államháztartásért felelős miniszternek. 

A Bkr-ben tett egyéb pontosítások, kiegészítések érintik a helyszíni ellenőrzés bejelentését, az ellenőrzés felfüggesztését/megszakítását, a minisztérium belső ellenőrzési vezetőjének tájékoztatási feladatát, az ellenőrzések nyilvántartásának tartalmát, az államháztartási belső kontrollrendszer helyzetéről és működéséről szóló éves összefoglalót, valamint a kormányzati szektorba sorolt egyéb szervezetekre vonatkozó rendelkezést. Változott mindezek mellett a Bkr. 1. sz. melléklete szerinti vezetői nyilatkozat tartalma is. 

A Gtbkr. értelmező rendelkezései közül a belső ellenőrzés fogalma kiegészült azzal, hogy „a belső ellenőrzési tevékenység nem tekinthető azonosnak a köztulajdonban álló gazdasági társaságok tekintetében a tulajdonosi joggyakorló által végzett ellenőrzéssel” Pontosításra került a tanácsadó tevékenység fogalma a Bkr.-rel összhangban. Új fogalomként jelenik meg a tulajdonosi joggyakorló.

Pontosításra került, hogy milyen végzettséggel kell rendelkeznie a megfelelést támogató szervezeti egység vezetőjének vagy a megfelelési tanácsadónak. Korábban elegendő volt felsőfokú jogi vagy gazdasági végzettség, a módosítás hatályba lépését követően már csak a jogász vagy közgazdász végzettség fogadható el.    

Módosultak a kockázatalapú éves ellenőrzési terv összeállítására vonatkozó szabályok:

• A tárgyévet megelőző évben a köztulajdonban álló gazdasági társaság belső szabályzatában meghatározott határidőig be kell nyújtani a felügyelőbizottság részére. 
• Ezt megelőzően legkésőbb a tárgyévet megelőző év október 31. napjáig meg kell küldeni a köztulajdonban álló gazdasági társaság első számú vezetője és a tulajdonosi jogokat gyakorló szervezet vagy személy részére. 
• A felügyelőbizottság az első számú vezető és a tulajdonosi jogokat gyakorló szervezet vagy személy véleményének figyelembevételével a tárgyévet megelőző év november 30. napjáig hagyja jóvá. 

Az éves ellenőrzési jelentés benyújtására vonatkozó szabályok is kiegészültek, a vonatkozó határidőket a társaság belső szabályzatában kell rögzíteni, a jóváhagyott éves ellenőrzési jelentést meg kell küldeni az alapítónak és a tulajdonosi joggyakorló szervezet vagy a tulajdonosi jogok gyakorlójának munkaszervezete részére is. 

A Gtbkr egyéb pontosításai, kiegészítései a közös hivatali szervezetekre, a tanácsadó tevékenységre, az összeférhetetlenségi szabályokra, a belső ellenőrzési vezető feladataira, az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének felelősségére, az ellenőrzés dokumentációjára vonatkoznak.  

A Gtbkr. zárórendelkezése rögzíti, hogy amennyiben a társaság a módosítás hatálybalépését megelőzően nem tartozott a Gtbkr. hatálya alá, de a Takarékos tv. alapján már belső kontrollrendszer kialakítására és működtetésére kötelezett, akkor a Takarékos tv. 7/J. § (1) bekezdése hatálya alá kerülésének hónapját követő hatodik hónap első napjától köteles a Gtbkr-ben foglaltakat alkalmazni. 

A cikk szerzői:
Gromon Judit, közgazdász, Budapest Főváros Kormányhivatala belső ellenőre és
dr. Kutasi Márta, jogász, belső ellenőr, a MKVK Oktatási Központ Kft. Háttértámogatási csoportvezetője