Kezdődnek az évközi auditok

2021. szeptember 10.

 

A szeptemberrel nem csak az iskola, hanem az évközi auditok szezonja is elindul. Az előző év kihívásai után sokan már bátrabban látnak hozzá e munkaszakasz feladataihoz, hiszen a pandémia pozitív hozadéka, hogy rengeteg informatikai jellegű tudást, tapasztalatot szereztünk a home-office során.

 

Magunk is számos hasznos számviteli és adózási szakmai, valamint a szoftver felhasználását segítő online előadást, továbbképzést, bemutatót valósítottunk meg, amelyek többsége utólag is rendelkezésre áll.

 

Ebben az időszakban azonban valamennyiünknél kiemelt fontosságúak lettek a videós kommunikációs csatornák, amelyeken keresztül az ügyfelekkel kapcsolatot tartottunk a járványhelyzetben. Én most is a hibrid megoldásokat részesítem előnyben, hiszen például egy 5-6 fős megbeszélés nem marad el, ha 1 fő nem tud személyesen részt venni az adott napon és online csatlakozik a beszélgetéshez. Ez a lehetőség továbbra is megkönnyíti az audit megbeszéléseket.

A könyvvizsgálat során a papír alapú bizonylatok és dokumentumok helyett (vagy mellett) nagy mennyiségű és esetenként tekintélyes méretű fájlokkal dolgozunk. Ezen fájlok átadását ajánlatos egy biztonságos felületen keresztül küldeni és fogadni az ügyfél és a könyvvizsgáló között - olyanon, amely biztosítja az üzleti titok védelmét is. Tapasztalatom szerint pozitív benyomást tesz az ügyfélre is, ha a könyvvizsgálója – egy képletesen alacsony költség mellett – a Webposta , kommunikációs rendszer felhasználásával dolgozik, ami lehetővé teszi ügyfeleink számára az adatok, információk és üzenetek egyszerű, de biztonságos küldését. Ezzel minden egy felületen, de témánként rendezetten jelenik meg az anyagok között. Egyetlen kérésre mindez be tud kerülni a könyvvizsgáló programba is a releváns területhez, így a dokumentáció részeként hivatkozhatunk rá.

 

Időszakonként ellenőriznünk kell saját aktáinkat, azaz saját belső szabályzatainkat (például MER, PMT), a szerződéseink tartalmát és esetleges lejáratát. Praktikusan most könnyebben fel tudunk készülni a szerződés hosszabbításra, kiegészítésére, mert a zárlat közben nehezebb erre időt szakítani. Ehhez egyszerűen beállíthatjuk a számlázási időszakokat, így be tudunk vonni a számla készítéshez más kollegát is.

 

Miután megfontoltuk, hogy akadályozza-e valami egy adott ügyfélnél a megbízás meghosszabbítását, s megállapodtunk a munka folytatásában, elkezdjük a könyvvizsgálat tervezését. Az ügyfél megismerésén, a kockázatok azonosításán túl, fel kell mérnünk a rendszerbeli változásokat is. A könyvvizsgálati munka informatikai irányú fejlődésével a könyvelési rendszerekben is számítanunk kell a változásra, ami újabb vizsgálatot, tesztelést tesz majd szükségessé. A lényegesség megállapításához, már most meg kell becsülnünk az éves viszonyítási alapot képező adatokat, hogy a becsült lényegesség elegendő és megfelelő bizonyosságot adjon számunkra a véleményünk kialakításához.

 

Az évközi audit során már össze tudjuk állítani az egyes vizsgálati területekhez tartozó munkaprogramokat. Az előző évvel azonos feladatok megfogalmazására nincs szükség, hiszen azok átemelhetők a tárgy időszakra. Amennyiben új feladatot tervezünk, egyszerűen felvesszük a munkaprogramba. Fontos, hogy ne feledkezzünk meg majd a vizsgálat során beszerzett bizonyítékok csatolásáról. Ahol ismétlődő (több ügyfélnél is alkalmazandó) szöveget használunk, ott éljünk a szövegtörzs lehetőségével.

 

Az ügyfelekkel célszerű már ebben az időszakban egyeztetni az évközi vizsgálat ütemezését, fordulónapját, és időben adjuk át nekik a bekérendő dokumentumok jegyzékét.

 

A hazai könyvelő programok nagy része (90 szoftver) képes audit xml  lekérdezésre. Ennek beolvasásával rendelkezésünkre áll a főkönyvi kivonat, és ha az előző évben már hozzárendeltük főkönyvi számlákat a beszámoló soraihoz, akkor automatikusan elkészül a mérleg és eredménykimutatás, a korrekciós sorok felvételével a cash-flow kimutatás, valamint megtekinthetők a főkönyvi kartonok is. Ezekből számos számszaki adatot és levezetést nyerünk.

 

Már évközben sok információt ad a beszámoló elemzése, vagyis a mérleg és eredménykimutatás sorainak vizsgálata, a megoszlási viszonyszámok, a jelentős változások felmérése. Ennek során kényelmes funkció, ha például az eredménykimutatás aktuálisan kijelölt sora alatt látjuk a képernyőn az abban megjelenő főkönyvi számlák forgalmát, az egyenlegét, illetve a változást az előző évhez képest. További kényelmi funkció a főkönyvi számlákban történő lefúrás, hogy a tételek is láthatóvá váljanak. Ennek áttekintése során további kérdéseket tudunk megfogalmazni az ügyfél felé, illetve eszerint alakíthatjuk a tervezett könyvvizsgálói eljárásokat.

 

A könyvvizsgálati munkát támogató szoftveres megoldások között fontos kiemelni azokat a számszaki ellenőrzéseket és felkínált elemzési adatokat, melyek tovább növelik a munkánk hatékonyságát, és emellett értéket teremt az ügyfél vagy könyvelője felé. Ilyen például a NAV adószámla egyeztetés, ami a legtöbb adónem tekintetében automatikusan megmutatja az adóhatóságnál nyilvántartott adó és a főkönyvi egyenleg különbségét. Ehhez csak egy xml fájlra van szükségünk, amit minden belföldi adózó le tud kérdezni az eBev portálról.

 

A másik hatékony eszköz a számlázó program adatexportja (számla xml), mert elég egy riportot lekérdezni ahhoz, hogy a legfontosabb összesítéseket átlássuk. Ez lehetőséget ad arra, hogy a tervezés során megismerjük az ügyfél értékesítésre, számlázásra vonatkozó szokásait, illetve a változásokat. Emellett az összesítések alkalmasak az árbevétel egyeztetésre, hiszen összevethetők az eredménykimutatásban szereplő árbevétel összegével.

 

Az évközi audit egyik előnye, hogy az ekkor feltárt hibák még egyszerűbben javíthatóak az év végéig. A másik előnye viszont épp az, hogy a teszteléssel, és minták megfelelő kiválasztásával kevesebb tétel vizsgálata marad az egyébként is sűrű szezonra. Ezekben a hónapokban meg tudjuk nézni például a nyitás, a növekedések, a csökkenések, az értékhatár feletti tételek bizonylatait, valamint a hozzájuk tartozó elszámolás helyességét. A korábban említetteken kívül az audit xml abban is segíti a könyvvizsgálót, hogy szinte bármilyen lekérdezést elő tudjon állítani a főkönyvi könyvelés tételeiből. Rendelkezésre áll például a főkönyvi kivonat havi szinten, ahol egymás mellett láthatók a hónapok, de lehetőség van lekérdezni az árbevételt vevőnként, a kapcsolt vállalkozásokkal vagy jelentős partnerekkel folytatott ügyleteket, a szokásostól eltérő ügyleteket, a számlastatisztikát, a nyitott vevők és szállítók egyenlegét, a pénztár napi átlagos állományát … stb. A könyvelés tehát egy nyitott könyv a könyvvizsgáló számára, csak egy megfelelő eszköz kell az olvasásához.

 

A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök,
a Metrum Referencia könyvvizsgáló program és az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője, a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója

Jelentkezzen a Metrum Referencia könyvvizsgáló program és az ELZA elektronikus zárást támogató program térítésmentes online szoftverbemutatóira >>>