Hogyan tehermentesítsük a könyvelést?

Erre a kérdésre két lehetséges válasz jut eszembe: emberi erőforrással és/vagy szoftverekkel. No, de hol találunk megfelelő képzettségű szakembert? Lehet, hogy nem is egy magasan képzett könyvelőre van szükségünk, hanem egy automatizált szoftverre, amely keretet ad egy precíz asszisztens munkájához. A magasan kvalifikált könyvelő pedig kiszervezheti a munkája egy részét asszisztensi munkakörbe, és több ideje lesz az igazán szakmai feladatokra. 

Adatszolgáltatás és adatelemzés

Munkánk során rengeteg adattal dolgozunk és ezek között sok a digitális. Eközben szinte már észre sem vesszük, hogy mennyi adatot szolgáltatunk a különböző hatóságok felé az előírások szerinti formában. Ilyen például az adóbevallás, a beszámoló, az online pénztárgép, az EKÁER, a HUGO rendszer adatszolgáltatása stb., és ilyen lesz az online számlázás is. Ezeket az adatállományokat különböző felületeken küldjük el (pl. abevjava, ekaer, e-beszamolo webes felületei…), s ezekben mind közös, hogy mindegyikben szerepel az adószám, amellyel egyértelműen azonosítható egy adózó.

Érdekes lehet eljátszani a gondolattal, hogy képzeletben összegyúrjuk ezeket az adatállományokat, hozzátesszük az adóhatóságnál nyilvántartott törzsadatokat, és lekérdezünk egy konkrét adószámra vonatkozó összes adatot vagy összefüggést valamilyen szűrő beállításával. Az adóhatóság nemcsak a képzeletben teszi mindezt, hanem a napi gyakorlata szerint is. Jó példa volt erre az az adóhatósági célellenőrzés, ahol az EKÁER adatok alapján kiválasztották a fuvarozott jövedékiengedély-köteles termékeket, és egy automatizmusnak köszönhetően kilistázták a hozzá tartozó, de jövedéki engedéllyel nem rendelkező adózókat.

Az adóhatóság a nagy volumenű fejlesztéseinek köszönhetően kockázatbecslési és elemzési célokra használja fel a hozzá beérkező adatokat. De akkor miért ne tehetnénk ugyanezt mi is? Gyűjtsük össze egy helyre és elemezzük a rendelkezésre álló adatokat! És mindezt tegyük meg még az adóellenőrzések előtt, hogy a vezetésnek a jelenben tudjunk megfelelő információt szolgáltatni a jövőbeni döntéseinek meghozatalához!

A XXI. század szoftvere könyvelőknek

Létezik már olyan program, amely képes több adatállományt beolvasni és abból eredményeket, többletinformációt előállítani. Ezzel a megoldással számos olyan előnyhöz juthatunk, amire a könyvelő programok nagy többsége nem képes:

A módszer előnyei közé tartozik, hogy rengeteg folyamat automatizálható, és ennek köszönhetően felhasználók két csoportba sorolhatók: lesz, aki előkészíti az adatokat, a zárás dossziét (bármely időszakra, akár görgetve azokat); és lesz, aki elvégzi az érdemi, szakmai ellenőrzéseket, és az adatok véglegesítését, összeállítását. A könyvelő és könyvvizsgáló piacon jelen lévő szakemberhiány problémájára némi megoldást jelenthet, hogy egy ilyen munkamódszerrel tehermentesíteni lehet a könyvelőt az előkészítő feladatok alól, mint például:

Ezek a munkaszakaszok az adott cégtől függően igazán időigényesek is lehetnek, de megfelelő informatikai támogatással általában csak az első évben jár mindez többletmunkával. Amennyiben folyamatosan egy ilyen rendszerben dolgozunk, akkor az év végére előáll a zárás dosszié. A könyvelő ellenőrzésifeladat-ellátásának időigényét lényegesen lerövidíti a dokumentumok és információk rendszerezéséből adódó következetesség. Itt minden dokumentumnak van egy fix helye, és ugyanabban a struktúrában van minden ügyfél esetén az adatsor. Ugyanígy időt takarítanak meg az automatizált lekérdezések., tehát marad az érdemi, szakmai ellenőrzés, a beszámoló-összeállítás kontrollja, és az adatok elemzése.

Egy ilyen rendszer akkor üzemel hatékonyan, ha a kollegák saját azonosítóval lépnek be a rendszerbe és jelölik az általunk elkészített dokumentumokat. Így egy ellenőrzésnél, vagy kérdés esetén tudjuk kitől kell kérdezni. Szintén nagy előny, ha a rendszer képes jogosultságokat is kezelni, hiszen nem feltétlenül kell minden munkatársnak belelátni valamennyi ügyfél zárási anyagába. Kiemelt jogkör lehet még az ellenőrzési jog, amely csak annak a könyvelőnek (vagy felettesének) jár, aki szakmailag felel az ügyfél időszaki zárásáért, beszámolójáért. A teljesség igénye nélkül érdemes megemlíteni még az évzárási funkciót is, az adatok átemelésével a következő év bázis időszakába.

A jövőre (is) tekintő szemléletmód

A fentiekből az következik, hogy önmagában egy beszámolót készítő táblázat vagy program ma már nem elég hatékony. Arra van szükség, hogy egy munkaszervezési módszer is megjelenjen a zárlati teendők körül, és annak legyen

  1. előkészítő fázisa,
  2. beszámolókészítési fázisa, valamint
  3. ellenőrzési és adatelemzési fázisa.

Ezek összhatása jelenti a hatékony segítséget a könyvelő munkájában. Figyelembe véve az adóhatósági fejlesztések lendületét, ez most az a pillanat, amikor muszáj lépést tartani, mert lemaradni nem lehet. 

A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
Helló Adó Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft ügyvezetője
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök
az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője,
a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója