Féléves zárás / áttekintés a szabadság után

2017.08.03

Gyorsan eltelt a szabadság, de még gyorsabban visszacsöppentünk a feladatok listájába. Egy hét után el is halványul a pihenés emléke. Ismerős az érzés? Segítek összeszedni a teendőket a féléves záráshoz, és látni fogja milyen gyorsan és hatékonyan túl leszünk az egyeztetésen

Itt az ideje áttekinteni a cégek féléves / negyedéves eredményeit. Ha most átnézzük a könyvelést, akkor év végére nem tornyosul a nyakunkba a teljes éves könyvelés egyeztetése. Aki pedig havonta zárja az eredményt, jól tudja, hogy milyen fontos a hatékony munkavégzés a lehető legkisebb időráfordítás mellett.

Például remek alkalom az adófolyószámla egyeztetésre a nyári időszak. Az adóhatóság épp most írta elő a késedelmi pótlékokat – ahol van ilyen – és az önkormányzatok többsége is kiküldte már az adószámlák egyenlegét. Még véletlenül se hagyjuk az év végére ezek egyeztetését. Tudjuk, hogy az adófolyószámla egyeztetése nem is olyan egyszerű feladat, hiszen az adóhatóságok a bevallás /önellenőrzés beérkezésének napja szerinti és pénzforgalmi szemléletben összesítik az adónemeket. Ezt nem lehet ránézésre összevetni a főkönyvi kivonattal. Ezért mindig össze kell kombinálni az adófolyószámla tételeiből ugyanazt az időszakot, amit a főkönyvi kivonatban is láthatunk. Ha például a féléves egyenlegeket szeretnénk megnézni, akkor a július 12. és 20. napokon benyújtott bevallásokat még bele kell kalkulálni a féléves egyenlegbe, de a július havi befizetések már nem tartoznak az adónem hátralék vagy túlfizetés összesítésébe. Szerencsére a NAV 2014. óta ki tudja exportálni az adószámlákat egy XML file-ba. Ezt is az ügyfélkapun kell lekérdezni (a megszokott módon) azzal a különbséggel, hogy az adószámla lekérdezés időszaka után nem a PDF, hanem az XML formát kell kiválasztani. Az XML file beolvasására már van egy jó pár hazai program, ami képes ezt beolvasni és összevetni a főkönyvvel. Valójában néhány perc alatt kész az egyeztetés, amivel jelentős időt nyerhetünk.

De menjünk sorban. A könyvelésben rengeteg analitikát vezetünk, melyeket most érdemes összevetni a főkönyv egyenlegével. A legfontosabbak ezek közül:

A devizás tételek könyvelése nem tűnik olyan nagy ördöngösségnek, hiszen a növekedés (aktiválás/passziválás) a választott árfolyamon, a csökkenés pedig a számviteli politika szerinti (általában átlag vagy FIFO) árfolyamon történik. De van néhány kivétel, és a programok automatikus árfolyam számítása is felboríthatja a devizás egyenlegeket, ezért mindenképp érdemes ezt év közben gyakrabban is ellenőrizni. A devizás főkönyvi egyenlegeknél ellenőrizzük le az átlag árfolyamot. Ezek mértéke árulkodik, ha valami nem stimmel egy bekerüléssel vagy kivezetéssel, és ezt jobb gyorsan javítani, még mielőtt továbbgörgetjük a problémát az év végéig. Egy-egy devizás egyenleg esetében könnyen leosztjuk az átlagárfolyamot, de több főkönyvi egyenleg esetén érdemes erre egy programot használni, hogy hatékonyak legyünk.

Egyeztessük az árbevételt a számlázó program adatával. Ezt a folyamatot már tudjuk automatizálni, hiszen 2016. január 1. óta minden számlázó program képes kiexportálni a kimenő számlákat. Nincs más dolgunk, mint elkérni ezt az XML adatexportot és beszerezni egy olyan programot, amely képes ezt beolvasni. A számlákat tételesen, vagy különböző szempontok szerinti összesítésben lehet listázni, de akár egyetlen számlát is le lehet kérdezni. A külső könyvelőirodák közül sokan nem tárolják az ügyfelek számláit fél évre visszamenőleg, vagy csak épp azt tervezik, hogy helytakarékossági okokból jobban szeretnék visszaadni az ügyfélnek minden hónapban a számlákat. Ön hova sorolja magát: aki szívesen tárolja a kimenő számlákat, vagy inkább felszabadítja ezek helyét az irodában és a sok dossziét felváltja egy XML adatfile-ra? A megoldás egyszerű, ez az adatexport kiváltja a papír alapú mappákat. Az árbevétel egyeztetését érdemes rendszeresen elvégezni, inkább havi vagy negyedéves gyakoriságban. De hát, ha már automatizálható, akkor ez nem okoz problémát, és az ügyfél felé egy jó visszajelzés ez az ellenőrzés is.

Az évközi ellenőrzés teendőinek listáját még kibővíthetnénk számos specialitással, amely cégenként más és más. De ha már erről beszélünk, akkor térjünk ki arra is, hogy hogyan tudjuk kommunikálni az ügyfél felé az évközi ellenőrzésünk, egyezésünk, és professzionális könyvelés meglétét?

A könyvelő programunkból készítsünk egy audit adatexportot, amely tartalmazza a főkönyvi könyvelés tételeit. Ha nincs ilyen lehetőség a könyvelő programban, akkor szedjük ki excel táblázatba a főkönyvi kivonatot. Szerezzünk be egy olyan szoftvert, amely hatékonyan elősegíti a zárást, és képes a fent leírt adatbázisokkal együttműködni, azok adatait feldolgozni és néhány kattintással kérdezzük le az ügyvezetést érintő tételeket:

A kommunikáción kívül mi is felhasználhatjuk a szoftver listáit, például az adószámításokat, nyilvántartásokat, önellenőrzési jegyzőkönyv és napló mintákat… stb. De nagy segítség lehet a bevallások archiválása, rendszerezése is. További ellenőrzési lehetőségek nyílnak meg az AUDIT XML segítségével, egy-egy lekérdezéssel. Például:

A könyvelők munkája egyre inkább a szakmaiság irányába tolódik, az ellenőrzésekre és kommunikációra alkalmas listák előállítását pedig hagyjuk a számítástechnikára. Az évközi zárásokon túl az ilyen programok az év végi beszámolóra még további funkciókat és mintákat kínálnak, tehát nem csak évközben segíti, hanem előkészíti az éves zárást, és ezzel időt spórol a következő tavaszi pihenésünkhöz!

A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
Helló Adó Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft ügyvezetője
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök
az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője,
a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója