Elza - elektronikus zárást és dokumentálást támogató program

2019.09.10

 

Elza több program együtteseként teljeskörűen támogatja a havonkénti és az éves könyvviteli zárlati munkát, beleértve ebbe a zárlati dokumentumok előállítását, azok küldését és fogadását, valamint rendszerezett tárolását.

 

A program a mérleg soraival  egyező dokumentációs keretet tartalmaz, amelyben elhelyezzük a zárlat során előállított illetve kapott dokumentumokat.

 

Minden munka innen indul és a végeredménye itt található. Innen, a megfelelő mérlegsor alól nyitunk új excel táblázatokat és word dokumentumokat, amelyek így már a keletkezéskor automatikusan a helyükre kerülnek. A program megnyitásakor itt található közel 50 - még üres - munkatábla, amelyek a mellékszámítások, analitikák elkészítését szolgálják. A zárás befejeztével a dokumentációs keret fogja tartalmazni a teljes mérlegdokumentációt.

 

Elza lényeges eleme a saját webes kommunikációs rendszer. Ez teszi lehetővé a zárlati dokumentumok egyszerű, gyors küldését és fogadását a zárlat szereplői között. Az elküldendő dokumentumokat közvetlenül a dokumentációs keretből indítjuk, és a kiválasztott partnernek egy gombnyomással küldjük el. A kapott dokumentumokat nem kell letölteni, elmenteni, hanem azokat közvetlenül a dokumentációs keretben a megfelelő mérlegsorhoz rendelhetjük hozzá, és a következőkben ugyanitt találjuk meg. Megszűnik a keresgélés az intézőben, minden a mérlegsor szerinti helyén található.

 

Mihez nyújt segítséget Elza?

 

Az alapfunkció a beszámoló elkészítése. Ehhez a program a beolvasott főkönyvi kivonatból előállítja a mérleget és az eredménykimutatást. Beolvasható az un. audit-xml fájl is. A kiegészítő mellékletet készítő program egy mintaszöveget tartalmaz, amely rugalmasan alakítható az egyes cégekhez, és automatikus adatkapcsolatot tartalmaz a mérleghez, a főkönyvi kivonathoz valamint a beépített táblázatokhoz. A cash-flow program besorolja a mérleget a cash-flow soraihoz. A felhasználónak a beépített módosító tételekből ki kell választania az adott cégre vonatkozókat, és meg kell adnia a számadatokat. A program módosítja a megfelelő sorokat, és ezzel előálllítja a cash-flow kimutatást.

 

A program 13 időszakot kezel, ami lehetővé teszi a havi zárlatok készítését és dokumentálását, és egy „időszak” tartalmazza az éves zárlatot.

 

Az éves adóbevallások elkészítését a programba beépített adóbevallás nyomtatványok segítik, amelyek automatikusan átvesznek adatokat a főkönyvi kivonatból illetve a mérlegből.

 

A beszámoló és az adóbevallások néhány kattintással feltölthetők az OBR-be illetve az ÁNYK-ba.

 

Az adófolyószámla egyeztető program a NAV adatainak és a főkönyvi könyvelésnek az évközi és év végi elektronikus egyeztetését szolgálja. Akkor tudjuk igazán hatékonyan használni, ha a könyvelő programból beolvassuk az audit-xml fájlt, és az eBEV oldalról letöltjük az adófolyószámla xml állományt. A program automatikusan egy képernyőn jeleníti meg adónemenként csoportosítva a főkönyvi könyvelés és a NAV adatait, segítségével az eltérések rövid idő alatt kimutathatóak.

 

Szintén az évközi zárlatokat és az ügyfelek tájékoztatását segíti a a riport készítő program. Ez egy rövid mintaszöveg automatikus adatkapcsolatokkal, amit az ügyfélre szabhatunk, kiegészíthetünk. Ahogy elkészül a havi könyvelés, máris küldhetjük az ügyfelünknek a havi jelentést, minimális többlet munka ráfordítással!

 

Végül megemlítjük a Nyitott Könyv programot, amely az audit xml állomány betöltése után lehetővé teszi a teljes főkönyvi könyvelés adatainak az ellenőrzését. Beolvasható a programba a NAV által kötelezővé tett xml számlaállomány, amelyből a program automatikusan 12-féle kimutatást állít elő. Ezeknek a részletes ismertetésére a jelenlegi írásban nincs lehetőség, de ingyenes bemutatóinkon örömmel adunk információt erről is. (szeptember 13., október 4., november 8.)

 

Elza a könyvelőirodák számára a fentieken túl az egységesítésből adódó munkaszervezési előnyökkel szolgál. A programban az egyes tevékenységek sajátosságait figyelmbe vevő minták helyezhetők el, amelyek tartalmazzák a zárlat során használandó analitikákat, táblázatokat, kiegészítő melléklet mintákat, ügyfeleknek küldendő havi riport mintákat. Az egységesítés könnyíti a munkaszervezést, a könyvelők között az ügyfelek elosztásának a módosítását, új munkatárs betanítását, hiszen mindenki azonos rendszerben, azonos táblázatokkal dolgozik, amelyek a dokumentációs keretben azonos helyen találhatóak.

 

Fejlesztéseink egyik célja a zárlati munka ellenőrzésének a segítése, annak követése, hogy az egyes cégekben hol tartanak a beépített, és az adott cégre szabott zárlati ütemterv végrehajtásával. Fejlesztés alatt áll továbbá az átalakulás-modul, amely az átalakulási vagyonmérlegek elkészítésére szolgál.

 

A fentiekből látható, hogy a program sokkal többre képes, mint az alapfunkció, tehát a beszámoló előállítása. Használatával növekedhet a munka hatékonysága és rendszerezettsége, de hozzájárul a vezetői ellenőrzés javításához, segíti az iroda egységes megjelenését, s a megbízók vezetői információval való ellátása is egyszűbbé válik. A rutinszerű használat fogásainak megtanulása azonban időt vesz igénybe, hiszen fokozatosan, az alapfunkcióból kiindulva, a kisebb, egyszerűbb ügyfelektől a nagyobbak felé haladva célszerű használatba venni az alkalmazást. Ahhoz, hogy az éves zárlati munkában segítséget adjon, már most, év közben el kell kezdeni a vele való ismerkedést és a módszeres bevezetését.

 

A cikk szerzője:

Dr. Galambos Péter

okleveles könyvvizsgáló, az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője

ELZA elektronikus zárást támogató programról bővebb információ az alábbi linken érhető el »