Elektronikus ügyintézés és annak zavarai…

2018. január 1-jétől életbe lépett a kötelező elektronikus ügyintézés új szabályrendszere, ami a számviteli és/vagy adószakterületeken dolgozók tevékenységet is sok ponton érinti. Sajnos azt kellett tapasztalni, hogy többen elmulasztották a regisztrációs kötelezettség teljesítését, aminek vélhetően a bizonytalanság volt a legfőbb oka.

Az adóügyeket érintő elektronikus ügyintézés jogszabályi háttere például igen összetett, nem csoda tehát, ha valaki eltéved a jogi útvesztőkben. A legfontosabb szabályok e területen a következőek:

Fenti jogszabályok együttesen teremtik meg azt a feltételrendszert, amely biztosítja, hogy minden adózó számára a teljes adóeljárási folyamat elektronikus úton intézhető immár.

Az Eüsztv. szerint a már létező gazdálkodó szervezeteknek 2017. augusztus 30-ig be kellett jelenteniük a rendelkezési nyilvántartásba a hivatalos elérhetőségüket. Amennyiben új gazdálkodó szervezet jön létre (pl. most alakul egy kft.), akkor a bejegyzését követő 8 napon belül kell ezt a kötelezettségét teljesítenie. Felhívom a figyelmet, hogy amennyiben egy vállalkozás esetében együttes képviselet van, akkor az együttesen képviseletre jogosultak mindegyikének külön-külön kell a regisztrációt végrehajtania. Az első jogosult lesz a regisztráció létrehozója, a második, esetleg további jogosult jóváhagyói funkciót kap. Eredményes regisztráció esetén az alkalmazás eltárolja a regisztrációs adatokat, és elektronikusan hitelesített visszaigazolást ad. (Az egyéni vállalkozók továbbra is az ügyfélkapu szolgáltatással jogosultak az elektronikus kapcsolattartásra, a fentiek szerinti kötelezettség ezt a kört nem érinti.)

A társas vállalkozók ügyintézése

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény („Eüsztv.”) értelmében 2018. január 1-jétől a gazdálkodó szervek elektronikus ügyintézése a cégkapun keresztül történik. Beleértve ebbe az adóbevallások benyújtását is. Egy ilyen volumenű átállás azonban soha nem zökkenőmentes, ezért 2018. december 31-ig a cégkapu regisztrációra kötelezettek továbbra is használhatják a már megszokott ügyfélkapujukat.

A cégkapus ügyintézés kapcsán meg kell különböztetni a cégkapu megbízottat és a cégkapu ügyintézőt. A cégkapu megbízott fő felhasználónak minősül, aki regisztrálhat majd más személyt is, akik szintén hozzáférhet a cégkapuhoz. A tényleges kapcsolattartást nem feltétlenül a cégkapu megbízott fogja végezni, hanem a cégkapu-ügyintézők. Amennyiben cégkpau-ügyintézőt(ügyintézőket) nem regisztráltak, akkor kizárólag a cégkapu megbízott fér hozzá a tárhelyre érkező küldeményekhez, vagy csak ő kezdeményezheti onnan küldemény továbbítását.

A cégkapu biztonságos kézbesítési szolgáltatási címként kerül nyilvántartásra, így már a regisztráció során rendelkezhetünk arról, hogy a cégkapu legyen egyúttal a rendelkezési nyilvántartásba is bejelentve a gazdálkodó hivatalos elektronikus elérhetőségeként. Amennyiben ezzel a lehetőséggel nem élünk, kötelesek vagyunk (a már akkor működő cégeknek december 31-éig kötelesek voltak) a hivatalos elektronikus elérhetőségünk bejelentésére. Erősen figyelni kell majd arra, hogy a gazdálkodó szervek hivatalos elérhetőségre küldött mindenféle irat esetén beáll a kézbesítési vélelem akkor is, ha az irat a valóságban nem kerül átvételre (Eüsztv. 14. § (4) bekezdés).

Ezért sem javasolt feltétlenül, hogy a regisztrációt a könyvelő végezze el, ami az ügyfélkapus ügyintézésnél megszokott. A cégkapu ugyanis nem egyszerűen adóügyi eljárásokhoz használt felület, az lényegében egy elektronikus postafiók, ahova hivatalos irataink érkeznek. A cégkapura érkező iratok megismerése a gazdálkodó szervezet működésének szerves részét kell, hogy képezze. Végig kell gondolni tehát, hogy a cégkapura érkező hivatalos leveleknek (pl. felszólításoknak, keresetleveleknek stb.) célszerű-e a könyvelőn keresztül eljutniuk az ügyfélhez, s egyáltalán ezek továbbítását felvállalják-e az elsősorban könyvvezetési feladatokat ellátó szakemberek. Több cégkapu létesítésben pedig felesleges gondolkodni, hiszen egy gazdálkodó szervezet csak egyetlen cégkapuval rendelkezhet.

Természetesen a könyvelőnek is lehet ügyintézési jogot adni az adott gazdálkodó szervezet cégkapujához. Amennyiben a regisztráló személy meghatalmazottként jár el, a csatolandó iratok között szerepelnie kell az ő meghatalmazásának is.

A nyomtatványok beküldése a NAV-hoz

A NAV részére történő nyomtatványbeküldés esetében eltérő az eljárás, ha a vállalkozás törvényes képviselője, vagy ha annak meghatalmazottja jár el.

A vállalkozás képviselője eldöntheti, hogy a saját korábbi Ügyfélkapus tárhelyről vagy a Cégkapujáról küldi meg a nyomtatványt.

A gazdálkodó szerv nevében eljáró meghatalmazott lehet:

Amennyiben a meghatalmazott magánszemély, kamarai tag jogtanácsos, ügyvéd vagy európai közösségi jogász akkor az Ügyfélkaput és a Cégkaput is használhatja a nyomtatványok beküldésére. Ha a meghatalmazott egy szervezet (pl. a könyvelési feladatokat ellátó kft.), akkor a szervezet Cégkapuján keresztül történik a kommunikáció.

Jelenleg nem javasolt mindenkinek a cégkapu használata. Ez most csak akkor praktikus, ha a Cégkapu megbízottja útján már kiosztotta a Cégkapu használatához szükséges valamennyi hozzáférési jogosultságot és a Cégkapu használata már zökkenőmentes.

A hivatalból indított küldeményeket az adóhatóság az átmeneti időszakban az adózó cégkapu-használatának megkezdésétől függetlenül még az ügyfélkapus tárhelyre küldi.

Az egyéni vállalkozók – természetes személyek ügyintézése

Az egyéni vállalkozók és a természetes személyek továbbra is a már ismert ügyfélkapun keresztül intézhetik adóügyeiket (pl. a bevallások beküldését). Esetükben, ahogy fent jeleztük nem is lehetséges a Cégkapu létesítése.

Az adóhatóság kizárólag a vállalkozó hivatalos elérhetőségén, vagyis az ügyfélkapunk keresztül kommunikál a regisztrált személlyel. Továbbra is ide érkeznek a bevallások befogadásával kapcsolatos igazolások, a hibajavításra történő figyelmeztetések, valamint az adóellenőrzéssel kapcsolatos dokumentumok, amihez a 2018. január 1. előtt regisztrált Ügyfélkaput nem kell külön megerősíteni vagy újra regisztrálni.

Új adatlap

2018-tól kétirányú (NAV – ügyfél) elektronikus kapcsolattartás valósul meg az ellenőrzési tevékenység során. Az elektronikus iratok fogadásának biztosítására új, ellenőrzés specifikus nyomtatvány (ELÜGY) került kialakításra az ÁNYK felületen.

Az ellenőrzési eljárás során az elektronikus ügyintézéshez szükséges nyilatkozatokat, eljárási cselekményeket és egyéb kötelezettségeket (meghatalmazás, iratanyag, nyilatkozat, észrevétel stb.) a postai út, vagy személyes megjelenés mellőzésével, az ELÜGY nyomtatvány alkalmazásával elektronikus úton lehet teljesíteni a NAV felé.

A cikk szerzője: 
Sándorné Új Éva
okleveles adószakértő
GBA Consulting Kft.
sandorneuj.eva@indamail.hu
a Magyar Könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója