Az adózók adatai, mint elektronikus adatállomány, avagy érdemes használni a digitális fejlődés nyújtotta lehetőségeket!

2017.05.11

Ön hova tartozik?! Azok közé, akik többször is szívesen rögzítik például egy számla vagy bármilyen bizonylat adattartalmát, vagy jobban értékeli, ha némi automatizmus is beépül a munkájába, s megspórolhatja az adatok ismételt rögzítésével járó felesleges munkát? Persze a kérdés csak költői, ráadásul a hatóságok is az automatizmus ösztönzése, illetve alkalmazásának előírása felé tesznek rohamlépteket.

Milyen adatállományokat látnak a hatóságok egy adózóról?

Kezdjük a legfrissebbel, az OBR-rel, azaz Online Beszámoló Rendszerrel. A korábbi években egy gazdasági társaságnak két lehetősége volt a beszámoló elektronikus közzétételére: vagy begépelte a mérleg és eredménykimutatás adatait az általános nyomtatványkitöltő programban az e célra rendszeresített nyomtatványon, vagy „képként”, pdf formátumban csatolva töltötte fel azt. A pdf formátumban feltöltött beszámolók a közzétételre és a nyilvánosságra alkalmasak, de elemzések nem nagyon készíthetőek belőlük. Ettől az évtől kezdve a beszámolók feltöltése viszont már nem képi, hanem adat formájában történik. Az adat pedig lehetővé teszi a hatóságok - az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálata - részére a lekérdezéseket. Nem nehéz elképzelni például, hogy a jogszabályba ütköző és a beszámoló soraiból kiolvasható összefüggéseket milyen rövid idő alatt ki lehet innentől szűrni. Itt szeretnénk hangsúlyozni, hogy az OBR alkalmazása nem egy választható opció, hanem kötelező érvényű minden gazdasági társaságra nézve, tehát ezt nem tudjuk kikerülni!

Ezzel tartalmában szoros kapcsolatban áll a 2010-ben, a Magyar Könyvvizsgálói Kamara kezdeményezésére elterjedt ún. Audit.xml adatexport. Ez az adatállomány elsősorban könyvvizsgálati célokat szolgál, mivel a főkönyvi adatokat tartalmazza egységes struktúrában. A könyvvizsgálat során az Audit.xml adatexport birtokában számos elemzési, lekérdezési lehetőség nyílik meg egy egységes felületen, a könyvelő program listáitól függetlenül.

Az adóhatóság 2015. év elején elindította az EKÁER, Elektronikus Közúti Áruforgalmi Ellenőrző Rendszert. Ennek célja többek között az áruforgalom átláthatósága, az adóelkerülők kiszűrése. Az EKÁER-rel akár előzetesen, akár valós időben, de még utólag is nyomon követhető az áru tényleges útja Magyarországon. Az áruk útvonalának adatait pedig egy elektronikus rendszerbe kell feltölteni. Az EKÁER felállása óta folyamatosan olvashatunk olyan híreket, mely szerint az adóhatóság vizsgálatot indít a bejelentett adatok elemzése birtokában vagy épp az adatközlés elmaradása miatt…

A beszámoló és az áruk fuvarozási útvonal adatain kívül további két kiemelt területen állnak adatállományok a hatóságok rendelkezésére. Ezek közül az egyik legfontosabb az online pénztárgép, a másik pedig az online számlázás.

2014-ben elindult az online pénztárgép adatszolgáltatása, amelyet egy meghatározott tevékenységi körben kötelezően kell alkalmazni, de 2017-től jelentősen bővült az online pénztárgép használatra kötelezettek köre. Az online pénztárgép adatszolgáltatása azt jelenti, hogy a pénztárgéppel kiállított nyugta adatai – egy internet kapcsolatot biztosító modem segítségével, minden külső beavatkozás nélkül – automatikusan továbbításra kerülnek az adóhatóság erre a célra fenntartott szerverére. Mentesül a nyugta kiállítása alól az az adózó, aki pénztárgép használatra kötelezett és a termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásáról számlát állít ki. Emellett a nyugta helyett kiállított számlák adatairól külön adatszolgáltatást kell benyújtani az adóhatóság részére. Ebből következik, hogy automatikus vagy manuális módon, valamennyi adat bekerül egy adatbázisba.

Az online számlázás szabályai ebben a pillanatban épp kialakítás alatt állnak (a módosításról szóló törvényjavaslat benyújtásra került), de a jelenleg még hatályos jogszabály szövege alapján valószínűsíteni lehet, hogy a számlázó programok is továbbítani fogják a kiállított számla adatait az adóhatóság szerverére, hasonlóan a pénztárgépek adatszolgáltatásához. No, de milyen adatok ezek? A jogszabály szövege szerint a számla fejléc és lábléc adatai, valamint a tétel adatok kerülnek be egy xml állományba, de összességében több mint 150 féle adattípust ír le a 23/2014. (VI.30.)  NGM rendelet. A rendelet szerint 2016.01.01-től minden számlázó programnak rendelkeznie kell egy ún. adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkcióval, ami független a majdani online számlázástól. Ez az adatexport tartalmazza a számlák összes adatát, és a célja egyelőre az, hogy az adóhatóság egy revízió alkalmával elkérje, hogy szűréseket, lekérdezéseket készíthessen belőle.

Az adatállományok felhasználása

A fentiekben látható, hogy a hatóságok folyamatosan bővítik az elektronikus formában bekért adatok körét. Ez alapján valószínűsíthető, hogy kockázatbecslési eljárásokat is végeznek az ellenőrzések lefolytatása előtt/közben a birtokukban lévő országos adatbázisokban. De ha a hatóságok ilyen komoly fejlesztéseket igénylő erőfeszítéseket tesznek azért, hogy elemzéseket készítsenek a bekért állományokból, akkor a könyvelő vagy gazdasági vezető miért ne tehetné meg ugyanezt? Ez azzal az előnnyel járna, hogy az adatelemzés már egy könyvviteli zárlat vagy a beszámoló elkészítésekor rendelkezésre állna. Egyrészt nem az adóhatósági ellenőrzéskor szembesülne a vállalkozó, a könyvelő a beszámolókban rejlő esetleges hibákkal, vagy az adatok részletességéből adódó összefüggésekkel, másrészt a vezetői döntések megalapozásához is felhasználhatók lennének az elemzések eredményei.

Célszerű tehát olyan programot használni a könyvviteli zárlathoz vagy beszámoló összeállításhoz, amely képes az előállítható digitális állományok hasznosítására, pl. az audit xml állomány beolvasására, és abból elemzések készítésére. Mivel most májusban aktuális feladat a beszámoló közzététele, ezért nagyon szerencsés, ha a program képes feltölteni az OBR felületére a beszámolót és nincs szükség a karakterenkénti bevitelre (nulla Ft értékű mezők esetén is). Van olyan szoftver, amely képes riportot, elemzéseket és ellenőrzéseket készíteni a számlázó programból kiexportált számla xml állományból is. Ez azért is nagy előny, mert jó, ha nem az adóhatóság szembesíti az adózót az elemzésben látott eredményekkel, esetleges kockázatokkal.

Az eddigiekben említett adatexportok mellett meg kell említeni az adóhatóság által 2014. évben kifejlesztett adófolyószámla xml állományt (amely 2016-től már xls. állományban is letölthető). A beszámoló készítése során az ellenőrzések része az adószámla (korábbi nevén adófolyószámla) egyeztetés is. Mivel a manuális egyeztetés sok időt igényel és ugyanazt a folyamatot minden adónem esetében újra és újra el kell végezni, ezért az egyeztetési munkát is praktikus egy olyan programra bíznunk, amely néhány kiegészítő jelölés után egyszerűen és gyorsan összehasonlítja a főkönyvi adatokat az adószámlával (adófolyószámlával) és megmutatja a különbséget. Az eltérések megállapítása így csak néhány percet igényel.

A beszámoló-készítő programok jellemzően valamilyen módon be tudják olvasni a főkönyvi kivonatot (az audit.xml használatával az erre fordított idő már elhanyagolható), és egy egyszeri paraméterezést követően összeáll a beszámoló, elkészülnek a mutatók, az éves beszámolót készítő adózóknál nagy segítség, ha a program a cash-flow kimutatást is kezeli. A kiegészítő melléklet tartalmára vonatkozóan a Számviteli törvény új előírásokat tartalmaz, amelyek megírása szintén automatizálható egy szoftver segítségével. Az informatikai eszközök nagy előnye hogy a paraméterezést csak egyszer kell elvégezni, és a második időszaktól (évtől) már lényeges idő megtakarítást lehet elérni vele. Ugyanez igaz az online beszámoló rendszerbe való feltöltésre is. Az űrlap adatait elegendő az első évben begépelni, aztán a rendszer a korábban rögzített, később természetesen szükség szerint módosítható adatállományból dolgozik. Az adó levezetésére ugyanez elmondható, hiszen az adóalapot és az adó mértékét a hazai adójogszabályok meghatározzák, az egy jól használható programban előre definiálható. Így a könyvelőnek elég meghívnia az adó levezetésére előkészített funkciót.

A XXI. század könyvelője

Összefoglalásként elmondható, hogy egy könyvelőnek ma már nem csak a klasszikus értelemben vett szakmához, a számviteli, adózási területekhez kell értenie - rendkívül hasznos számára, ha képes az informatikai rendszerek és az adatbázisokból kinyerhető összefüggések elemzésére is. Két területen jelenthet ez előnyt: egyrészt a saját munkája lesz hatékonyabb, a korábbinál is jobb minőségű, másrészt a megbízója/munkáltatója felé tartalmasabb, hasznosíthatóbb jelentéseket, kimutatásokat tud készíteni, amellyel alá tudja támasztani a magas színvonalon elvégzett munkáját, s szakmai támogatást tud nyújtani a vezetői döntések meghozatalához, esetleg pályázati dokumentációk alátámasztásához. Ezt manuálisan csak nagy idő és energia ráfordításával lehet elérni, ezért a beszámolót illetve az elektronikus zárást elkészítő szoftverek használata a jövőben vélhetően előtérbe fog kerülni.

A cikk szerzői:

Tusnádiné Ágoston Márta
Helló Adó Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft ügyvezetője
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök
az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője,
a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója

Luxné Tálas Ilona
kamarai tag könyvvizsgáló
az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője,
a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója