A zárlati munka segítése célprogramokkal

2019.09.10

 

Jó munkához jó szerszám kell!” – ez egy barkácsáruház régi tv reklámjának szövege volt, de napjainkban új értelmezést nyerhet.

A „szerszám” ma már szellemi termék, valami olyan produktum, ami egyszerűbbé, hatékonyabbá, „minőségibbé” tehetik a munkafolyamatokat és azok eredményeit.

 

A számviteli zárlati munka, akár az évközi, akár az év végi zárlatokról beszélünk, összetett feladat, amit ráadásul feszített tempóban és fix határidőkre kell elvégezni. Sokfajta kommunkikációs kapcsolatot kell kezelni, a megjelenő elektronikus dokumentumok több változatát kell a számítógépben elhelyezni, úgy, hogy azt akár évek múlva is nagy biztonsággal lehessen megtalálni. Ehhez már komoly „szerszámos láda” kell - egy olyan célprogram, amely a zárlati feladatokra tartalmaz megoldásokat, és segíti a zárlat szervezett, gyors végrehajtását. Mit várunk el egy ilyen programtól? Azt, hogy teljeskörűen támogassa a havonkénti és az éves könyvviteli zárlati munkát, beleértve ebbe a zárlati dokumentumok előállítását, valamint azok rendszerezett tárolását.

 

A rendszerezett tárolás látszólag nem tartozik a zárlati feladatok közé, de azt minden könyvelő és könyvelő iroda szívesen venné, ha a zárás befejeztével az elektronikus mérlegdokumentáció is rendelkezésre állna. A cél az, hogy a programunk már a zárási munka menetében lehetővé tegye a zárlati dokumentáció folyamatos készítését, építgetését. Ehhez egy olyan dokumentációs keretre van szükségünk, amely a mérleg szerkezetében épül fel, és amelyben a különféle dokumentumok könnyen elhelyezhetőek. Ez megoldható a Windows intézőben is, de egy erre szolgáló célprogram számos a munkánkat segítő egyéb funkciót is ellát, ami hatékonyabbá és biztonságosabbá teheti a használatát. Egy ilyen alkalmazásból pl. a mérlegsor alól lehet excel és word dokumentumokat megnyitni, amelyek így már a nyitáskor automatikusan a helyükön vannak, vagy közvetlenül innen lehet dokumentumokat egy partnernek elküldeni.

 

A zárlat célja a beszámoló előállítása és annak alátámasztása. Több olyan program van, amely a beolvasott főkönyvi kivonatból előállítja a mérleget és az eredménykimutatást. Létezik olyan program is, amelybe beolvasható a főkönyvi kivonat az un. audit-xml fájlból, amelynek előnye, hogy a teljes főkönyvi könyvelés rendelkezésre áll kimutatások készítéséhez, a zárlat vezetői ellenőrzéséhez, a szokásostól eltérő könyvelési tételek kimutatásához.

 

A kiegészítő mellékletet készítő program általában egy mintaszöveget tartalmaz, amely rugalmasan alakítható az egyes cégekhez, és jó esetben automatikusan emeli be az adatokat a mérlegből, eredmény kimutatásból. A cash-flow programok besorolják a mérleg sorokat a cash-flow soraihoz, és megképzik a különbséget. A programok egy része nem nagyon megy tovább, legfeljebb az amortizációt tartalmazzák módosító tételként. Ha a cash-flow kimutatást komolyan vesszük, akkor az esetek többségében ennél több módosító tétel van. Egy megfelelő cash-flow programnak felkészültnek kell lennie ezek kezelésére is.

 

Az adóbevallások elkészítése általában külön munkamenetben történik. Pedig itt is van mód az elvégzendő feladat könnyítésére, mert ha az adónyomtatványokat beépítik a programba, akkor ezek automatikusan átvehetnek adatokat a főkönyvi kivonatból illetve a mérlegből, és a kész bevallások néhány kattintással feltölthetők az ÁNYK-ba.

 

A NAV adófolyószámla xml formában történő letöltése lehetővé teszi az elektronikus egyeztetést a főkönyvi könyveléssel. Ez is nagy segítség lehet a zárás során, mert nem kell az adatokat egy excel táblázatba ismételten felvinni és az eltéréseket keresni, hanem a program már tartalmazza az összes szükséges adatot, és rövid idő alatt kimutatható az eltérés illetve az egyezőség.

 

Szintén az évközi zárlatokat és az ügyfelek tájékoztatását segíti egy riport készítő program. A cégvezetőknek, tulajdonosoknak egyre inkább arra is igényük van, hogy a könyvelésen túlmutató hozzáadott értéket is kapjanak a könyvelőktől a saját munkájuk, döntéseik támogatására. A havi/évközi riportban hatékonyan kielégíthető ez az igény. A beépített modul tartalmazhat egy rövid, és a cégre szabható mintaszöveget, és átvehet automatikusan adatokat a főkönyvi kivonatból. Ahogy elkészül a havi könyvelés, máris küldhetjük az ügyfelünknek a havi jelentést, minimális többletmunka ráfordítással, ami munkánk elismertségét jelentősen növelheti.

 

A könyvelőirodák számára egy zárlati munkát és dokumentálást segítő program a fentieken túl az egységesítésből adódó munkaszervezési előnyökkel is szolgálhat. A programban az egyes tevékenységek sajátosságait figyelmbe vevő minták helyezhetők el, amelyek tartalmazzák a zárlat során használandó analitikákat, táblázatokat, kiegészítő melléklet mintákat, ügyfeleknek küldendő havi riport mintákat. Az egységesség könnyíti  a munkaszervezést, a könyvelők között az ügyfelek elosztásának a szükség szerinti módosítását, új munkatárs betanítását, hiszen mindenki azonos rendszerben, azonos táblázatokkal dolgozik, amelyek a dokumentációs keretben azonos helyen találhatóak.

 

A fentiekből látható, hogy egy zárlati munkát és dokumentálást segítő program sokkal többre képes, mint az alapfunkció, a beszámoló előállítása. Használatával növekedhet a munka hatékonysága és rendszerezettsége, illetve hozzájárulhat a vezetői ellenőrzés javításához, de segítheti az iroda egységes megjelenését, avagy a megbízó cégvezetői információs igényeinek kielégítését.

 

Az év végéhez közeledve mindenkinek érdemes szétnéznie a saját „szerszámtárólójában”, s végiggondolnia, minden ott van-e, ami a zárlati munkák hatékony elvégzéséhez szükséges, hiszen most még nem késő a megfelelő „szerszámok” beszerzése, használatuk elsajátítása, hogy mind kisebb legyen az év vége őrülete.

 

A cikk szerzője:

Dr. Galambos Péter

okleveles könyvvizsgáló, az ELZA elektronikus zárást támogató program szakmai fejlesztője

 

ELZA elektronikus zárást támogató programról bővebb információ az alábbi linken érhető el »

 

Ingyenes bemutatóinkon örömmel adunk információt a programról. (szeptember 13., október 4., november 8.)